Automatización de Gestión de Proyectos

Flokzu ofrece un portafolio de procesos para la Automatización de Gestión de Proyectos. Esto significa que cuando creas una cuenta de Flokzu, los procesos descritos aquí serán preconfigurados para ti. Este portafolio de procesos de trabajo puede no estar 100% alineado con tus procedimientos de proyecto actuales, pero gracias a las funcionalidades low-code/no-code de Flokzu, los ajustes pueden ser realizados fácilmente por tu administrador de sistemas interno o incluso por ti mismo, sin importar si tienes conocimientos de TI o no.

Llevando tu juego al siguiente nivel

Los proyectos requieren interacciones multidisciplinares frecuentes y complejas, que a su vez tienen un impacto directo en el rendimiento, el coste y el calendario. La experiencia demuestra que los proyectos con procesos automatizados cambian las reglas del juego.
Las empresas de ingeniería y EPC suelen tener sus propios sistemas de entrega y procesos de trabajo, pero carecen de controles sobre las interacciones y transacciones del personal, que pueden ser miles a lo largo de un proyecto. Este simple factor humano es la principal causa de los proyectos de bajo rendimiento que no alcanzan los KPI de referencia.
Se puede comparar esto con una ciudad sin semáforos, frente a una ciudad equipada con sistemas inteligentes de control del tráfico.

Reducción de la duración de los procesos de entrega.

Las secuencias de tareas del proceso, por ejemplo, la solicitud de presupuesto o la revisión de modelos 3D, se automatizan con controles de tiempo y alarmas, lo que garantiza la entrega a tiempo.

Consistencia y uniformidad en la entrega.

Muchos procesos de trabajo automatizados llevan documentación y plantillas preformateadas para que las tareas se repitan de forma consistente a lo largo del proyecto

Mayor responsabilidad.

Ninguna tarea queda desatendida. El sistema permite la reasignación dentro de cada instancia de proceso por parte del participante designado. Además, los usuarios aprobados o el administrador pueden reasignar tareas para los periodos fuera de la oficina, vacaciones, etc.

Seguimiento de los procesos de trabajo.

El dashboard en tiempo real permite al gestor de proyectos estar informado de las instancias de los procesos en curso, su estado y, lo que es más importante, de los retrasos o bloqueos que requieren atención.

Aumento de la productividad y logro de métricas de progreso.

Todos los participantes podrán completar sus tareas a tiempo, lo que dará lugar a una operación más eficiente.

Aumento de la reputación y del retorno del negocio mediante la mejora continua de sus operaciones.

El dashboard histórico proporciona información útil sobre el rendimiento de los procesos de trabajo para permitir mejoras en el contenido y las funciones de los flujos de trabajo.

Solicitud de viáticos o adelantos

Este es uno de los procesos más comunes en cualquier organización. Automatizar este proceso significará mucho menos papeleo en varios departamentos. Esto se traducirá en más tiempo para dedicarle a tareas más relevantes y complejas, dejando este proceso en piloto automático.
Otro beneficio importante de automatizar este proceso con Flokzu, es que se puede iniciar en cualquier lugar desde un dispositivo móvil, ahorrando aún más tiempo y evitando que que la gente se olvide de iniciarlo. Además, al tener este proceso formalmente modelado se mejorará el cumplimiento de la política corporativa de reembolsos.

Contratación de personal de Ingeniería

(esfuerzo y configuración de un gran equipo)

De forma similar, este proceso requiere la contribución de todas las disciplinas de ingeniería para definir los niveles de recursos, es decir, los puestos de trabajo y las correspondientes horas-hombre. Un error común es descuidar la validación de los presupuestos de horas-hombre, en ambos sentidos, en los entregables y el personal.

Revisión de documentos clave

Este proceso permite a cualquier miembro del proyecto iniciar un proceso de revisión de documentos y seleccionar revisores para que aporten comentarios o aprobaciones. Hay muchos bucles de flujo de trabajo disponibles que permiten itinerarios para entradas multidisciplinarias.

Inspección en las instalaciones

(proceso altamente repetible)

Las inspecciones de instalaciones se producirán con frecuencia durante el Ciclo de Adquisición. Las no-conformidades deben ser aceleradas y resueltas rápida y eficientemente para evitar retrasos en el proyecto. Las interacciones comerciales y técnicas entre el inspector de planta, el ingeniero de proyectos y el departamento de compras se agilizan con este proceso.

Solicitud de presupuesto - Suministro

(proceso multidepartamental y altamente repetitivo)

Este proceso es uno de los más críticos en la entrega de proyectos, ya que es sensible a la calidad, al calendario y al coste, es altamente repetitivo e implica la participación de muchos departamentos. Hay una complejidad añadida con el proceso de revisión y aprobación con múltiples respaldos disponibles. El flujo de trabajo está diseñado con una práctica industrial intensiva.

Evaluación de riesgos del proyecto

(proceso multidepartamental y repetible)

La evaluación de riesgos es la piedra fundamental de todo proyecto para cumplir con los KPI. Se realiza con todos los departamentos del proyecto, al principio y se repite en intervalos regulares durante el curso del proyecto. Es un panorama dinámico y los riesgos evolucionan en función de las etapas del proyecto. Este flujo de trabajo proporciona la estructura para implementar una estrategia integral de mitigación de riesgos del proyecto.

Alcance del trabajo (configuración del proyecto con múltiples interacciones)

No hay línea de base del proyecto sin un Alcance del Trabajo. Este proceso proporciona un flujo de trabajo mediante el cual todos los contribuyentes realizarán sus aportes de manera estructurada y oportuna. La documentación experta está asociada al flujo de trabajo para completar este documento clave.

Alcance de los servicios (configuración del proyecto con múltiples interacciones)

Muchos profesionales de proyectos descuidarán proporcionar un Alcance o Servicio por separado o incluirán dicho contenido dentro del Alcance del Trabajo. Este proceso permite basar por separado estas diferentes definiciones de alcance del proyecto, esencial para el programa de Gestión de Cambios.

Paquetes de Adquisición (configuración y seguimiento del proyecto)

El Registro de Paquetes de Adquisición se deriva del Plan de Ejecución y Adquisición del Proyecto. Contiene todos los paquetes de adquisición de suministros, contratos y servicios. Su creación es un importante esfuerzo multidepartamental con muchos colaboradores. Este proceso permite a todos los participantes designados hacer sus aportes a través de múltiples iteraciones. El Registro de Paquetes de Adquisición se convertirá en la base para el planificador del calendario de adquisiciones.

Incorporación de personal (proceso repetible)

RRHH está muy familiarizado con el onboarding de nuevo personal dentro de una empresa. Sin embargo, los empleados pueden ser transferidos a un proyecto específico y el Onboarding del proyecto no siempre recibirá la misma atención. Este proceso está relacionado con el proyecto e implica el acceso y la seguridad, la visita a la oficina y la orientación, la configuración de TI, la formación, las reuniones con el supervisor y el mentor, el seguimiento de RRHH, etc.

Revisión de modelos 3D (proceso multidisciplinar y repetible)

La revisión del modelo 3D es un proceso altamente participativo que requiere aportaciones repetibles de todas las disciplinas de ingeniería, así como de los Miembros del equipo.
Los distintos pasos de revisión se incluyen en el flujo de trabajo, así como las iteraciones y secuencias de aprobación.

Informe de Expedición en Taller (proceso altamente repetible y multidepartamental)

Este proceso es crítico para el cronograma del proyecto y permite la retroalimentación de los Proveedores y Subproveedores involucrados en la fabricación de equipos y materiales adquiridos. El expedidor del taller proporciona informes regulares del estado del progreso al equipo del proyecto que, a su vez, evalúan los impactos con respecto al calendario. Las no conformidades y mitigaciones se transmiten al Departamento de Adquisiciones, que gestiona los aspectos comerciales.

Solicitud de presupuesto - Contrato (proceso altamente repetible y multidepartamental)

Este es probablemente uno de los procesos de entrega de proyectos más importantes. Cristaliza los esfuerzos de ingeniería en el alcance de la instalación, dibujos, especificaciones, controles de calidad, límites de la batería, etc. Participan muchos departamentos, por ejemplo, el de ingeniería, el de compras, el de construcción, control de proyectos, control de calidad, gestión de proyectos, cliente, etc. Este proceso de trabajo tiene todos los componentes para garantizar una producción coherente y de calidad.

Análisis de ofertas y recomendaciones (proceso altamente repetible y multidepartamental)

Los principales actores de este proceso de trabajo son los departamentos de Ingeniería, Adquisiciones y Controles del Proyecto, con una secuencia de aprobación que involucra a todos los interesados en la Gestión del Proyecto.

Solicitud de Adjudicación de Compras (proceso altamente repetible y multidepartamental)

Este proceso confirma al Proveedor seleccionado, el alcance, los planos y las especificaciones acordadas. Como en los procesos anteriores, la mayoría de los departamentos del proyecto participan como colaboradores, revisores o aprobadores.

Solicitud de cambio de pedido (proceso repetible y multidepartamental)

Este proceso de trabajo reúne, en las secuencias apropiadas, a todos los contribuyentes asociados con los cambios en el alcance o los atributos de los pedidos o contratos previamente emitidos.

Consulta del cliente (proceso repetible y multidepartamental)

Cualquier proyecto se encontrará con la necesidad de aclarar varios elementos del alcance del trabajo o de los servicios, así como la necesidad de documentación del Cliente, por ejemplo, documentación de la planta existente, estudios, análisis del suelo, etc. Este proceso de trabajo permite un procedimiento formal, estructurado y simplificado para lograr los objetivos de transparencia, control de la gestión de cambios, aportaciones contractuales, entrega puntual, etc.

Autorización de viajes para proyectos (proceso altamente repetible y multidepartamental)

Claro que las empresas tienen procesos internos para gestionar las solicitudes de viaje. Sin embargo las políticas de control y aprobación de viajes de proyectos pueden ser diferentes. Este proceso está diseñado para dichas solicitudes de aprobación dentro del entorno del proyecto, así como para el intercambio de documentación como el itinerario de viaje, las reservas, etc.