La Construcción como área de actividad presenta desafíos en varias dimensiones. En este artículo pondremos foco en los procesos y flujos de trabajo administrativos y de soporte (no los constructivos per se), buscando maximizar la transparencia en los procesos de la industria de la construcción.
Introducción
La Construcción es compleja por diferentes motivos, desde el riesgo propio de sus actividades, lo intensivo en necesidades de capital, los aspectos normativos, la sensibilidad a fluctuaciones de mercado, la altísima competencia que reduce los márgenes, etc. En este contexto, es muy importante contar con la mayor eficiencia y transparencia en los procesos de la industria de la construcción, que garanticen el cumplimiento de toda la normativa y al mismo tiempo la mayor competitividad posible.
Históricamente se han optimizado los procesos de cotización y construcción, relegando otros procesos administrativos y de soporte. Existen optimizaciones factibles, que requieren poca inversión, y que aportarán mayor eficiencia, reducción de reclamos y problemas, aumentando los márgenes operativos.
Este artículo se divide en cinco áreas temáticas, donde identificamos esos procesos administrativos, y veremos cómo, mediante su digitalización, es posible obtener beneficios tangibles que al final del día afectarán positivamente la línea de resultados.
Seguridad Ocupacional – HSHE
En el área de Seguridad, Salud, Higiene y Medioambiente (HSHE o HSE, por sus siglas en inglés), existen varias tareas que se pueden hacer más eficientes mediante su digitalización y automatización.
Veamos algunos ejemplos concretos.
- Prevención. Materiales y entrenamiento
- Proceso de entrega de materiales de prevención a los empleados (cascos, guantes, botas, arnés, etc.). Este proceso permite registrar la entrega, y la conformidad por parte de quien lo recibe. Además, permite definir alertas para reemplazar materiales después de determinado tiempo o de su vida útil. Y también permite definir alertas para revisar periódicamente que la persona aún tenga los materiales y estén en buenas condiciones. Todo ello constituye un registro histórico relevante.
- Proceso de planificación y ejecución de capacitación y entrenamiento (por ejemplo, en «Actividades de Altura»), con el registro de las personas asistentes, su conformidad, y eventualmente la evaluación de los aprendizajes.
- Amonestaciones por incumplimiento de medidas de protección, generando un registro que permite mejorar incrementalmente el cumplimiento de las medidas.
- Identificación y gestión de los riesgos de salud y seguridad.
- Proceso de revisión de operación e identificación de Riesgos. Una aplicación concreta de este proceso es en la propia obra, donde un operador con una table o teléfono celular, recorre y entrevista a las personas, identificando riesgos y registrándolos inmediatamente. Estos riesgos identificados luego siguen un flujo de evaluación y aprobación, que podrán derivar en acciones correctivas inmediatas, o planes de mejora de mediano plazo.
- Acciones Correctivas inmediatas, es un proceso que se puede lanzar en cualquier momento, y permite una respuesta rápida a un riesgo o incidente. Usualmente se compone de varias etapas, entre las que destacan la realización de la acción correctiva, la verificación de su eficacia, y la evaluación de si es necesario un plan de mejora posterior.
- Planes de Mejora, es un proceso que se ejecuta con un horizonte de mediano o largo plazo, buscando introducir mejoras estructurales o cambios significativos en la operativa. Por lo general, incluye una etapa de planificación, otra de ejecución, y luego otra de verificación de que las medidas han sido efectivamente incorporadas.
- Proveer asesoramiento competente y dar seguimiento.
- Si bien el asesoramiento por parte de expertos en Seguridad está disponible, muchas veces no es de fácil acceso para las personas distribuidas en diversas obras y locaciones. Un proceso de enorme utilidad es el de «Consulta sobre HSE», ya que permite a cualquier persona realizar consultas, que estas queden documentadas, sean asignadas a un experto de seguridad, que las responderá. Adicionalmente, este proceso permite definir alertas automáticas para dar seguimiento a ese asesoramiento. Por ejemplo, si un operario consultó por materiales para trabajar en alturas, es importante que unos días después de responder sus consultas, se haga seguimiento al tema y comprobar si ya tiene disponibles los materiales y entrenamiento para trabajar en alturas.
- Monitorear, reportar y revisar performance.
- Como todo sistema de mejora continua, deben revisarse los resultados obtenidos, para extraer conclusiones y seguir mejorando. Todos los procesos explicados antes, presentan indicadores e información útil para su análisis y toma de decisiones. Esto, que parece obvio al tener digitalizados los procesos, es muy difícil de lograr con procesos manuales, o cuando el seguimiento de los temas se hace mediante planillas Excel o correos electrónicos.
La digitalización y formalización de estos procesos, generará un gran avance en la transparencia de la Empresa en la gestión de la Salud y Seguridad Ocupacional. Las empresas con sus procesos HSE automatizados pueden prevenir mejor, gestionar los incidentes, dar seguimiento a las mejoras planificadas, y contar con trazas de auditoría de todas las actividades realizadas.
No profundizaremos en los beneficios que tiene una adecuada política de seguridad y salud ocupacional, ya están ampliamente demostrados los enormes beneficios que provee en todas las dimensiones, tanto humanas, como estratégicas y económicas.
Recursos Humanos – RRHH
También existen enormes beneficios potenciales al digitalizar sus procesos principales en el área de Recursos Humanos. Al emplearse a tantas personas, la transparencia es particularmente importante en los procesos de la industria de la construcción, haciendo que su gestión sea una parte muy importante del negocio.
En este artículo específico de Recursos Humanos encontrará información detallada, con ejemplos y diagramas de procesos utilizados por cientos de organizaciones clientes de Flokzu en diferentes continentes. A continuación resumimos algunos de los procesos que han sido más adoptados y más exitosos por empresas de la Industria de la Construcción:
- Postulación de candidatos, mediante el cual se utiliza un formulario público donde el interesado completa sus datos personales, adjunta CV si corresponde, y luego se sigue todo el proceso de evaluación / entrevistas hasta decidir su contratación.
- Onboarding, proceso clave mediante el cual se introduce a la persona a su puesto de trabajo, se le capacita sobre las medidas de protección y seguridad, se le entregan los materiales necesarios, y se deja constancia de todas estas actividades.
- Avisos / amonestaciones, pues no todo sale como se espera, y no todos se comportan como se espera. Este proceso es clave para marcar y registrar antecedentes, así como para disparar acciones correctivas a tiempo. Contar con este proceso automatizado permite, además de tener un registro histórico, escalar aquellos temas que lo requieran, disparar alertas para dar seguimiento y generar indicadores (KPI) del proceso para tomar medidas de largo plazo.
- Inasistencias imprevistas, para tener un registro rápido y amigable de las inasistencias, que permitan su adecuada gestión. Pero también, generar un registro histórico por cada empleado, para contabilizar las inasistencias imprevistas y los motivos.
- Solicitudes de adelantos, para el que es posible reducir los costos de gestión asociados, mediante un proceso accesible directamente para el interesado (sin necesidad de ir a RRHH y utilizar valioso tiempo de los oficinistas), enterarse de la resolución por mail (reduciendo nuevamente los tiempos de gestión).
La digitalización de estos procesos provee transparencia total a estos procesos, con trazas de auditoría incluidas. Pero además, reduce significativamente la carga al equipo de RRHH, pudiendo atender más personas con el mismo equipo, y por ende reduciendo los costos indirectos de cada obra, y mejorando el margen operativo.
Administración
En particular, en el área de Administración, es muy importante velar por la transparencia en los procesos de la industria de la construcción. A manera de ejemplo, algunos procesos que se pueden mejorar mediante su digitalización:
- Evaluación y alta de proveedores, mediante un proceso formal que asegure que se cumplan todas las etapas y controles necesarios. Un proceso automatizado facilitará asegurar que se provea la documentación requerida. Además, se podrán emitir alertas periódicas (por ejemplo anualmente) para evaluar a los proveedores, con la obligación de incorporar esa evaluación al sistema.
- Solicitudes de cotización, permite asegurar que todos los proveedores reciban la misma solicitud de cotización, y suban sus ofertas a un sistema único, trazable y accesible a todas las personas interesadas, evitando el intercambio de mails personales o WhatsApp.
- Registro de empresas tercerizadas, donde evaluar y almacenar toda la documentación relacionada. Por ejemplo, el cumplimiento de la normativa de contratación, de seguridad, etc. Además de las trazas de auditoría que Flokzu guardará automáticamente, es posible configurar alertas para lanzar revisiones periódicas, solicitar que se actualice documentación, etc.
Proyectos de Inversión
En los proyectos de inversión es sumamente importante contar con procesos bien definidos que den total transparencia a su gestión. Ejemplos concretos de ellos:
- Evaluación de inversores (KYC – Conoce a tu cliente), proceso mediante el cual se realiza el screening necesario de los potenciales inversores, se almacena la documentación relacionada, etc. Además, se pueden configurar alertas para revisar y actualizar la información cada cierto tiempo.
- Evaluación de proyectos, mediante el cual se analizan las diferentes oportunidades de inversión, y se sigue un flujo de análisis y aprobación, adjuntando toda la información en Flokzu, donde queda disponible en un único lugar para todos los involucrados.
- Comunicación con los inversores, mediante el cual se redactan, revisan y envían las actualizaciones y comunicaciones a los inversores, con información relevante, tal como el avance de obra, desviaciones, necesidades de fondos, etc.
Servicio Post-Venta
Lo más importante de un buen servicio de post-venta es dar solución a los problemas, y adecuado seguimiento a la satisfacción del cliente. Para ello es clave tener un proceso formal, donde recibir las solicitudes de atención post-venta, y que ese proceso no termine hasta que realmente se le dio una respuesta adecuada al cliente. Las etapas típicas de un proceso de atención post-venta en Flokzu podrían ser:
- Recepción de las solicitudes o reclamos, mediante un formulario público, que ya incluye toda la información relevante y fotos (evitando las idas y vueltas por información).
- Análisis de cada reclamo, con un acuerdo de nivel de servicio (SLA) adecuado, en orden de dar respuesta al cliente en tiempo y forma.
- Alertas, para que en caso de que no se hayan cumplido los SLA, se escale el incidente al coordinador del servicio y pueda tomar acciones correctivas.
- Notificaciones automáticas al cliente, a medida que la resolución del problema avanza, reduciendo significativamente sus llamados o visitas a las oficinas, y por ende permitiendo que el equipo de atención post-venta sea más reducido.
- Seguimiento posterior a la resolución del problema, asegurando que fue satisfactorio y que el cliente está conforme.
Conclusiones
La transparencia en los procesos de la industria de la construcción es clave para reducir riesgos, y también para mejorar los márgenes. En este artículo nos focalizamos en los procesos administrativos y de soporte, para mejorarlos y hacerlos más eficientes. Mostramos que en al menos 5 áreas de toda empresa (Construcción, Seguridad Ocupacional, Recursos Humanos, Administración, Proyectos de Inversión y Servicio Post-Venta), Flokzu facilitaría mejoras significativas en la transparencia y margen operativo. Ambas cosas, gracias a la digitalización de los procesos de negocio administrativos y de soporte. Utilizando la tecnología no-code de Flokzu es posible realizar esta digitalización en tiempos muy cortos, y por ende con costos bajos. Además, esta tarea puede ser realizada por profesionales de la empresa constructora sin necesidad de consultoría externa, aspecto fundamental para garantizar la evolución y mantenibilidad futura de los procesos.
