¿Por qué es clave automatizar la aprobación de facturas?
Porque es un proceso sensible que impacta en la relación con proveedores, la salud financiera de la empresa y la carga operativa del equipo. Sin automatización, es común que haya facturas extraviadas, vencimientos no gestionados o pagos duplicados. Todo esto genera costos y desgaste innecesario.
Flokzu permite diseñar un flujo digital para ingresar, validar, aprobar y registrar facturas. Cada paso queda documentado, los responsables reciben tareas con plazos definidos, y se evitan errores humanos en la gestión.
¿Cómo funciona el proceso tradicional y por qué es ineficiente?
En muchos casos, las facturas llegan por correo, papel o WhatsApp. Luego alguien las imprime, revisa manualmente, las pasa a otro colega para aprobar, y finalmente llegan a contabilidad. Si una persona está de vacaciones o se traspapela un documento, el pago se atrasa. Además, no hay registro claro de quién revisó qué ni cuándo.
Este circuito informal no escala y genera múltiples riesgos. No solo pueden perderse facturas o pagarse vencidas, también es difícil responder ante auditorías o reclamos internos. En empresas con gran volumen, esto se vuelve inmanejable.
¿Cómo se automatiza la aprobación de facturas en Flokzu?
Primero se diseña un formulario donde el proveedor (o el área que lo recibe) carga los datos de la factura: número, monto, proveedor, concepto, centro de costo y archivo adjunto. Desde ahí, Flokzu inicia un flujo automatizado que asigna tareas según reglas claras: monto, tipo de gasto, área o responsable.
Cada usuario recibe su tarea con un plazo de vencimiento, un historial del documento y toda la información que necesita para tomar decisiones. El flujo puede incluir tareas de revisión, validación contable, aprobación de gerencia y finalmente emisión del pago o registro en el ERP.
¿Qué condiciones pueden configurarse en el flujo?
Por ejemplo, podés definir que si el monto es menor a $500 solo requiere una aprobación, pero si supera los $5.000 debe pasar por gerencia general. También podés condicionar tareas según el área de gasto, el proveedor o el tipo de factura.
Incluso podés incluir tareas paralelas: una revisión de impuestos por parte de contabilidad y una validación presupuestal por parte de finanzas, antes de permitir el pago. Todas estas condiciones se configuran desde el modelador visual de Flokzu, sin necesidad de programar.
¿Qué tareas se pueden automatizar dentro del proceso?
Podés automatizar el envío de correos al proveedor con el estado de su factura, la generación de reportes internos, la carga automática de la información en una planilla de control o incluso la integración con tu sistema contable para registrar la factura aprobada.
También podés usar timers para escalar una tarea que está vencida, enviar alertas cuando el plazo del pago se acerca, o rechazar automáticamente una factura con campos incompletos. Todo esto mejora la eficiencia sin sumar trabajo manual.
¿Qué beneficios concretos obtiene el área administrativa?
El primero es la trazabilidad. Cada factura tiene su historial completo dentro de Flokzu: quién la ingresó, quién la aprobó, en qué fecha y en qué etapa está. Esto elimina dudas y conflictos.
El segundo es la reducción de errores. Al contar con validaciones, formularios estandarizados y flujos claros, se eliminan pagos duplicados, pérdidas de documentos y aprobaciones informales.
El tercero es el ahorro de tiempo. Los procesos dejan de depender de seguimientos por correo o teléfono, y cada usuario trabaja sobre su bandeja de tareas. El circuito se vuelve más ordenado, predecible y auditable.
¿Cómo impacta en la relación con proveedores?
Positivamente. Un proveedor que sabe en qué etapa está su factura y cuándo será procesada confía más en la empresa. Además, al evitar pagos fuera de término, se pueden negociar mejores condiciones o acceder a descuentos por pronto pago.
También se reducen los reclamos, ya que toda la información está disponible y se puede responder con trazabilidad. Esto mejora la imagen de la empresa y reduce tensiones operativas.
¿Qué reportes se pueden generar con Flokzu?
Se pueden configurar dashboards para ver:
- Facturas ingresadas por período.
- Facturas pendientes de aprobación.
- Tiempo promedio entre carga y pago.
- Áreas con más volumen de facturas.
- Montos totales por proveedor o centro de costo.
Estos reportes pueden exportarse o enviarse automáticamente a gerencias, contabilidad o finanzas. También se pueden cruzar con datos externos para consolidar la información financiera.
¿Cuánto tiempo lleva implementar este proceso?
En promedio, menos de una semana. Con el acompañamiento del equipo de Flokzu, podés modelar el flujo, probarlo y ponerlo en producción en pocos días. Además, podés empezar con un proceso simple y agregar complejidad más adelante.
Los usuarios no necesitan formación técnica: la herramienta es intuitiva y cada tarea llega con la información necesaria. Esto reduce la resistencia al cambio y permite una adopción rápida.
¿Qué diferencia a Flokzu de otras soluciones?
Su facilidad de uso, su enfoque low-code y su capacidad de escalar. No necesitás programadores ni depender de IT para actualizar reglas, agregar condiciones o modificar formularios. Todo se hace desde la interfaz visual.
Además, una vez que tenés el proceso de facturas funcionando, podés replicar la lógica en otros procesos como compras, viáticos, presupuestos o contratos. Todo en una única herramienta, con reportes centralizados y usuarios ya capacitados.
