La aprobación de licencias laborales es un proceso cotidiano pero crítico para toda organización. Cuando se gestiona manualmente, con planillas, correos o formularios impresos, los errores y conflictos son frecuentes: licencias no aprobadas en tiempo, superposición de fechas, certificados médicos extraviados, o empleados que se ausentan sin confirmación oficial. Digitalizar este proceso con Flokzu permite estructurar el circuito, controlar cada etapa y tener registros completos ante cualquier auditoría o consulta.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Imaginemos una empresa de logística con más de 200 empleados operativos. Antes de usar Flokzu, las solicitudes de licencia llegaban por WhatsApp o correo, con certificados adjuntos de forma aleatoria. Recursos Humanos debía buscar a los supervisores para confirmar la aprobación, y luego cargar manualmente cada ausencia en el sistema de asistencia. Esto generaba errores, licencias sin procesar y pagos mal liquidados.
Al implementar Flokzu, diseñaron un flujo en el que cada empleado accede a un formulario desde su celular, elige el tipo de licencia, adjunta el certificado y envía la solicitud. El supervisor recibe una tarea automática con plazo de 24 horas para revisar, y si aprueba, RRHH valida y confirma el ingreso en el sistema. Si falta el certificado, el flujo no avanza. Si el supervisor no responde, la tarea se escala automáticamente a su jefe de área.
En menos de 30 días, el tiempo promedio de respuesta bajó de 3 días a 12 horas. Se eliminaron los reclamos por licencias no aprobadas y ahora los reportes mensuales de ausentismo se generan automáticamente. La trazabilidad completa permite auditar cualquier solicitud en segundos.
El equipo de RRHH dejó de perder tiempo en tareas repetitivas y pudo enfocarse en análisis y mejoras. Incluso se agregaron estadísticas para detectar patrones de licencias por área o período. La herramienta se convirtió en parte del onboarding de cada nuevo ingreso.
Este caso demuestra que incluso un proceso «simple» como la gestión de licencias puede tener impacto directo en la eficiencia operativa, la confianza interna y el cumplimiento legal.
¿Por qué automatizar la aprobación de licencias?
Porque gestionar licencias en forma informal genera conflictos internos y expone a la empresa a riesgos legales. Una licencia mal gestionada puede afectar el presentismo, generar conflictos con el equipo, o incluso incumplimientos normativos. Además, el seguimiento de cada solicitud se vuelve ineficiente cuando depende de cadenas de correos, documentos sin control de versión o validaciones verbales.
Automatizar este proceso con Flokzu garantiza que cada licencia siga un flujo definido, validado por los responsables correspondientes y con documentación adjunta. Cada solicitud queda trazada, con aprobaciones registradas y sin espacio para malentendidos o errores.
¿Cómo funciona el flujo en Flokzu?
El colaborador accede a un formulario digital donde selecciona el tipo de licencia (enfermedad, estudio, personal, vacaciones), indica el rango de fechas, y adjunta los respaldos correspondientes. Al enviar la solicitud, se activa el flujo de aprobación: primero el jefe directo, luego recursos humanos, y eventualmente dirección si corresponde por políticas internas.
Cada etapa del proceso es una tarea automatizada, con responsables asignados, plazos definidos y alertas en caso de demoras. Si una solicitud es rechazada o requiere correcciones, el sistema devuelve la tarea al solicitante con comentarios.
¿Qué reglas y validaciones se pueden configurar?
Las reglas pueden adaptarse según el tipo de licencia, la duración o el perfil del colaborador. Por ejemplo, si una licencia médica supera los tres días, se puede exigir un certificado obligatorio firmado por un profesional. Si es una licencia por estudio, puede requerir respaldo de inscripción.
También se pueden bloquear solicitudes con fechas superpuestas con otras licencias ya aprobadas o denegar licencias en fechas críticas para el equipo. Todo esto se configura visualmente, sin programación.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
Envío de alertas automáticas, asignación de tareas según jerarquía, verificación de campos obligatorios, control de fechas y generación de reportes por tipo de licencia o por persona. Además, se puede integrar con sistemas de gestión de personal para reflejar ausencias y ajustar planillas de asistencia.
Con Flokzu, la gestión de licencias deja de ser una fuente de tensiones y se convierte en un proceso profesional, con trazabilidad completa.
