La autorización de órdenes de pago es un proceso crítico para garantizar que la empresa solo pague compromisos válidos, correctos y aprobados. Sin un flujo formal, las órdenes pueden retrasarse, duplicarse o incluso aprobarse sin respaldo. Con Flokzu, es posible automatizar este proceso, aplicando reglas claras y asegurando control financiero y trazabilidad en cada pago.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una empresa de construcción, con múltiples proyectos en simultáneo, gestionaba las órdenes de pago por correo electrónico. Cada obra enviaba sus solicitudes al área contable, donde se imprimían para ser aprobadas manualmente. Los papeles se extraviaban, las órdenes se duplicaban y los pagos demoraban semanas.
Implementaron en Flokzu un flujo donde cada proyecto carga su orden de pago en un formulario digital, asociada al proveedor, número de factura y proyecto correspondiente. El formulario incluye monto, fecha de vencimiento y adjuntos. Según el monto, la orden pasa automáticamente por uno o más niveles de aprobación (jefe de proyecto, finanzas, dirección).
Si la orden no se aprueba a tiempo, se dispara una alerta automática. Una vez aprobada, el sistema genera una notificación al área de pagos y actualiza una planilla de control.
Gracias a Flokzu, redujeron los tiempos de aprobación en un 70 %, eliminaron duplicidades y obtuvieron trazabilidad total sobre quién aprobó, cuándo y por qué monto. También lograron reportes automáticos por proyecto y proveedor.
¿Por qué automatizar la autorización de órdenes de pago?
Porque las demoras, errores o falta de trazabilidad en este proceso afectan directamente la relación con proveedores, las condiciones de pago y el control financiero. Un proceso manual implica riesgos operativos y costos ocultos por intereses o penalizaciones.
Flokzu permite estandarizar el flujo, definir reglas de aprobación según monto, proveedor o proyecto, y registrar cada paso con evidencia documental.
¿Cómo funciona el flujo en Flokzu?
Comienza con la carga de una orden de pago en un formulario, que incluye datos del proveedor, factura, monto, proyecto y adjuntos. Según criterios definidos, el flujo asigna tareas de aprobación al responsable correspondiente, que tiene un plazo específico para decidir.
Cada decisión (aprobada, rechazada, observada) queda registrada con fecha, usuario y comentario. Al final del flujo, la orden aprobada se envía automáticamente al área de pagos y al ERP.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
- Envío de alertas al vencimiento de plazos de aprobación
- Escalado automático si un aprobador no responde
- Validación automática de campos y montos
- Generación de reportes por proyecto, proveedor o estado de las órdenes
- Registro en planilla o sistema externo al finalizar la aprobación
¿Qué beneficios aporta al área financiera?
Mayor control sobre los pagos, reducción de demoras, eliminación de errores manuales y trazabilidad completa para auditorías o reportes. También mejora la relación con proveedores al cumplir plazos de pago sin conflictos.
