El control de anticipos no rendidos es una tarea clave para asegurar que los fondos entregados sean justificados a tiempo y correctamente. Sin automatización, es común que las áreas financieras pierdan visibilidad sobre los anticipos pendientes, acumulando riesgos financieros y conflictos internos. Con Flokzu, este seguimiento se automatiza, garantizando trazabilidad, alertas y control efectivo.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una empresa de ingeniería entregaba anticipos frecuentes a su personal para viajes, obras o compras urgentes. Sin un sistema formal de control, las rendiciones llegaban tarde o incompletas. Algunos anticipos nunca se rendían, generando problemas de conciliación contable y riesgo de auditoría.
Con Flokzu, crearon un flujo donde cada anticipo entregado queda registrado con fecha, monto, responsable y destino. El sistema calcula automáticamente la fecha límite de rendición y genera alertas al usuario 5 días antes de la fecha de vencimiento. Si no se rinde en plazo, se asigna una tarea al jefe directo y luego escala a finanzas.
Cuando el usuario presenta su rendición, el flujo verifica si el monto coincide, si están todos los comprobantes, y si no hay diferencias, finaliza y actualiza el estado como “rendido”. Si hay faltantes, el flujo permite cargar una nota de devolución o solicitar reembolso al colaborador.
En seis meses, redujeron los anticipos pendientes en un 90 %, mejoraron la trazabilidad y eliminaron los reclamos por malos entendidos. Hoy la gerencia recibe reportes mensuales automáticos con la situación actual de los anticipos.
¿Por qué automatizar el control de anticipos no rendidos?
Porque asegura visibilidad sobre los fondos entregados y permite actuar antes de que las rendiciones venzan. Evita olvidos, conflictos y reprocesos manuales. Además, mejora la transparencia financiera y prepara a la empresa ante auditorías.
¿Cómo funciona el flujo en Flokzu?
Cada anticipo aprobado genera automáticamente una instancia de seguimiento en Flokzu, con la fecha límite ya establecida. Se programan alertas automáticas previas y tareas asignadas para recordar la rendición.
Cuando el usuario carga su rendición, el sistema verifica que los campos y documentos estén completos antes de enviarlo a revisión contable.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
- Alertas automáticas antes del vencimiento
- Escalado de rendiciones atrasadas
- Validación de campos y documentos cargados
- Generación de reportes automáticos por usuario o área
- Registro de rendiciones finalizadas o faltantes
¿Qué beneficios obtiene finanzas?
Mejor control de anticipos pendientes, reducción de riesgos, cumplimiento de plazos y trazabilidad total de cada entrega y rendición. También permite detectar patrones de atraso o reincidencia por área o usuario.
