La gestión de contratos, tanto internos como con proveedores, involucra documentos clave, múltiples revisiones, aprobaciones legales y fechas críticas. Cuando este proceso se maneja con carpetas compartidas, correos y versiones cruzadas, el riesgo de error es alto y el control se pierde fácilmente. Automatizar este flujo en Flokzu permite ganar trazabilidad, eficiencia y cumplimiento en cada etapa, sin complejidades técnicas.
¿Por qué automatizar la gestión de contratos?
Porque es un proceso que necesita orden y registro. Cuando los contratos se envían por correo, se editan fuera de control o se aprueban de forma informal, aparecen errores legales, vencimientos no gestionados y conflictos internos sobre qué versión es la válida.
Con Flokzu, cada contrato sigue un circuito definido de revisión, edición, aprobación y archivo. Todo queda documentado, cada responsable interviene en el momento justo y la empresa gana control sobre un proceso que afecta directamente su seguridad legal y operativa.
¿Cómo es el flujo típico de gestión de contratos?
El proceso arranca con la generación de un contrato, ya sea desde un área interna o por parte del proveedor. Luego pasa por revisión legal, aprobación de jefaturas y firmas, y finalmente se archiva y distribuye a las partes correspondientes.
En Flokzu, cada una de estas etapas se modela como tareas dentro de un flujo BPM. Se definen responsables, tiempos máximos y condiciones para avanzar. El documento se carga una sola vez, y se controla todo el historial hasta su aprobación final y vencimiento.
¿Qué datos y documentos se incluyen en el formulario?
El formulario puede incluir: nombre del contrato, parte contratante, tipo de contrato, fecha de inicio y fin, monto, responsable interno, adjunto del documento, versión actual, y comentarios legales si ya fue revisado.
También se puede agregar un campo de seguimiento para futuras renovaciones o alertas automáticas antes del vencimiento. Esto convierte el formulario en el punto central de control documental, desde la creación hasta el archivo.
¿Qué validaciones y reglas pueden aplicarse en este proceso?
Podés definir condiciones como: si el contrato supera cierto monto, debe validarse por dirección financiera; o si es un contrato marco, debe ser revisado por legales antes de firmarse. También se pueden definir roles específicos para revisión, edición o aprobación.
Además, Flokzu permite configurar eventos temporales para recordar fechas de vencimiento, renovar contratos automáticamente o generar reportes mensuales de contratos por vencer. Todo esto se gestiona sin programación.
¿Qué tareas se pueden automatizar dentro del flujo?
El envío de alertas a los responsables de firma, la notificación de contratos vencidos o por vencer, la validación del documento según tipo o monto, o incluso la generación automática de un PDF con los datos ingresados en el formulario.
También se puede establecer un control de versiones, donde se exija que la última versión del contrato esté adjunta antes de continuar. Esto evita que se firme una versión anterior o no aprobada por legales.
¿Cómo mejora la trazabilidad y el cumplimiento normativo?
Cada contrato queda registrado con un identificador único, historial completo de decisiones y acceso controlado por rol. Esto permite saber exactamente quién lo redactó, quién lo revisó, quién lo aprobó y cuándo fue firmado.
Este nivel de trazabilidad es clave para auditorías internas, controles legales o certificaciones. Además, al centralizar todo el proceso en Flokzu, se evitan incumplimientos por descoordinación o falta de seguimiento.
¿Qué impacto tiene en áreas como legales, compras o dirección?
Reduce el tiempo que dedican a tareas repetitivas y mejora la claridad del proceso. El área legal recibe los contratos con toda la información estandarizada, sin buscar versiones o pedir documentos faltantes. Compras tiene acceso a los contratos aprobados sin depender de otras áreas, y dirección puede aprobar sin revisar correos, directamente desde su bandeja.
Esto mejora el flujo entre áreas, disminuye los conflictos y acelera el ciclo completo del contrato, desde la redacción hasta la firma.
¿Qué reportes se pueden generar?
Se pueden crear reportes con contratos por área, por vencimiento próximo, por estado (en revisión, aprobado, pendiente de firma), o por monto. También se puede medir el tiempo promedio de aprobación, cuellos de botella o responsables con más tareas abiertas.
Los reportes se pueden exportar, filtrar por múltiples criterios y programar para enviarse automáticamente a legales, compras o gerencia.
¿Cuánto tiempo lleva implementar este proceso en Flokzu?
Dependiendo de la complejidad del flujo, puede estar activo en menos de una semana. Flokzu permite adaptar rápidamente formularios, configurar aprobaciones y lanzar el proceso en tiempo récord, con soporte para modelar las condiciones y validar el funcionamiento antes de ponerlo en producción.
Una vez implementado, es sencillo escalar a otros tipos de contrato (por ejemplo: proveedores, colaboradores, contratos marco, adendas) o integrar con sistemas externos de almacenamiento o firma electrónica.
