La gestión de reembolsos es un proceso frecuente pero lleno de desafíos operativos. Comprobantes incompletos, solicitudes informales y seguimientos manuales generan demoras, errores y conflictos internos. Flokzu permite automatizar este proceso, asegurando que cada solicitud esté completa, validada y trazada desde el ingreso hasta el pago.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una empresa de consultoría con personal viajando constantemente procesaba más de 150 reembolsos al mes. Cada empleado enviaba su solicitud por correo, con fotos de comprobantes y detalles incompletos. Finanzas pasaba días pidiendo aclaraciones y cargando manualmente los datos.
Al implementar Flokzu, cada colaborador completaba un formulario digital con monto, fecha, motivo, proyecto, centro de costo y adjuntaba el comprobante escaneado. El sistema validaba automáticamente la carga y exigía que no faltara información antes de enviar la solicitud.
Cada solicitud seguía un flujo: aprobación del jefe directo, validación de finanzas, y finalmente registro en el sistema contable. Si faltaba algo, la tarea regresaba al solicitante con detalle de corrección.
El tiempo de aprobación bajó de 5 días a 24 horas. Se eliminaron errores de carga y los reportes de reembolsos se generaban automáticamente para conciliación contable.
¿Por qué automatizar la gestión de reembolsos?
Porque permite estandarizar las solicitudes, evitar reprocesos, cumplir las políticas internas y dar visibilidad al usuario sobre su solicitud. También mejora el control financiero evitando pagos duplicados o gastos no autorizados.
¿Cómo funciona el flujo en Flokzu?
Comienza con el formulario digital completado por el solicitante. Según monto o tipo de gasto, pasa por una o más aprobaciones. Cada etapa tiene responsable, plazo y comentarios.
Al finalizar, se genera una notificación al área contable y se exporta el registro al sistema financiero o una planilla consolidada.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
- Validaciones automáticas de campos y comprobantes
- Alertas de vencimiento de plazo de aprobación
- Escalado de tareas pendientes
- Generación de reportes por área, proyecto o tipo de gasto
- Notificación automática al usuario sobre el estado de su reembolso
¿Qué beneficios obtiene finanzas?
Reducción de tiempo, mejora en la calidad de la información, eliminación de reprocesos y trazabilidad completa. También permite análisis de gastos y mejor control presupuestal.
