Implementación de BOAT con Flokzu y Cogent: Una arquitectura en capas para la automatización de procesos de extremo a extremo

Este artículo profundiza en la implementación de la arquitectura BOAT (Business Orchestration and Automation Technologies) utilizando Flokzu y Cogent para crear soluciones eficientes, escalables y adaptativas de automatización de procesos. El enfoque se estructura en tres capas clave: procesos de interacción humana gestionados en la plataforma sin código de Flokzu, tareas repetitivas automatizadas con la Automatización Robótica de Procesos (RPA) de Cogent, y una capa de integración que conecta sistemas externos como ERPs, CRMs y bases de datos. Juntas, estas capas demuestran cómo BOAT permite a las organizaciones optimizar flujos de trabajo, reducir esfuerzos manuales y mejorar la colaboración entre equipos.

Dirigido a líderes de transformación digital, especialistas en BPM y profesionales de automatización, este artículo explora los beneficios únicos de cada capa, mostrando cómo su integración impulsa la eficiencia operativa, la escalabilidad y la orquestación integral. Al alinear estas tecnologías, las empresas pueden avanzar eficazmente en sus estrategias de transformación digital.

Introducción

La automatización de procesos de negocio (BPA), como un componente crucial de la gestión de procesos de negocio (BPM), es una piedra angular de la transformación digital. Permite a las organizaciones mejorar la eficiencia operativa, la agilidad y la escalabilidad. La arquitectura BOAT (Business Orchestration and Automation Technologies) proporciona un marco claro y estructurado para lograr una automatización de procesos cohesiva. Al organizar los procesos de negocio en tres capas—Capa de Procesos de Interacción Humana, Capa de Automatización RPA y Capa de Integración de Sistemas—BOAT simplifica la orquestación de actividades y optimiza la gestión de recursos.

Este artículo explora la implementación práctica de BOAT utilizando Flokzu como la herramienta principal para la orquestación de procesos, amplificada por las capacidades RPA de Cogent y tecnologías avanzadas de integración. Al estructurar la automatización en tres capas especializadas, las organizaciones pueden gestionar, optimizar y escalar sus procesos de manera efectiva, allanando el camino para operaciones más eficientes y un crecimiento sostenido.

Objetivos

Este artículo tiene dos objetivos principales:

1. Describir la arquitectura BOAT y su valor en la estructuración de soluciones de automatización escalables y eficientes, destacando los roles distintivos de sus tres capas.
2. Presentar un ejemplo concreto que integre Flokzu, la RPA de Cogent y otros sistemas, ilustrando cómo la arquitectura BOAT mejora la eficiencia operativa y la interacción entre diferentes herramientas.

Público Objetivo

Este artículo está dirigido a líderes de transformación digital, profesionales de BPM, especialistas en automatización y desarrolladores que deseen profundizar en soluciones arquitectónicas para la orquestación y automatización de procesos. También es útil para cualquier profesional interesado en implementar BOAT en su organización, ya que les permite visualizar una arquitectura modular y cómo diferentes tecnologías pueden trabajar en sinergia para optimizar procesos.

Capa 1: Procesos con Interacción Humana

La Capa de Procesos de Interacción Humana forma la base de la arquitectura BOAT al gestionar procesos que requieren la participación activa de las personas en diferentes etapas. Con Flokzu en su núcleo, esta capa permite a las organizaciones automatizar tareas centradas en humanos, como aprobaciones, envío de formularios, manejo de documentos y flujos de trabajo de servicio al cliente.

La plataforma sin código de Flokzu ofrece un entorno visual intuitivo donde los usuarios empresariales, conocidos como «desarrolladores ciudadanos», pueden diseñar, automatizar y gestionar flujos de trabajo sin necesidad de programación. Esto elimina la dependencia de los equipos de TI, acelerando la implementación y fomentando la agilidad en la mejora de procesos.

Al permitir a los usuarios no técnicos crear y modificar flujos de trabajo de manera independiente, esta capa promueve la eficiencia y la colaboración, permitiendo a las organizaciones responder rápidamente a las necesidades empresariales en constante evolución. Sirve como punto de partida para la transformación digital al simplificar la orquestación de procesos impulsados por humanos y preparar el camino para las capas de automatización posteriores.

Características clave de la capa de proceso de interacción humana

• Despliegue rápido y sin código: Flokzu permite diseñar e implementar procesos de forma ágil mediante modelado visual, eliminando la necesidad de programación. Esto acelera la transformación digital y permite a los usuarios empresariales adaptar los flujos de trabajo a las necesidades cambiantes con rapidez.
• Interfaz intuitiva: Su diseño fácil de usar hace que sea accesible para todos, permitiendo la creación de formularios personalizados, reglas de negocio y flujos de trabajo con una capacitación mínima.
• Desarrolladores ciudadanos empoderados: Las funcionalidades sin código brindan autonomía total a los usuarios no técnicos para crear, actualizar y gestionar flujos de trabajo sin depender del equipo de TI, asegurando agilidad en los procesos.
• Mantenimiento sin complicaciones: Los usuarios pueden actualizar fácilmente los procesos, formularios y reglas, garantizando que los flujos de trabajo se mantengan alineados con los objetivos cambiantes, reduciendo retrasos y costos.

Ejemplo: Proceso de recepción de solicitudes de clientes

Por ejemplo, consideremos un proceso en el que se reciben solicitudes de clientes para productos o servicios, las cuales deben ser cotizadas y, en caso de aceptación, facturadas. Aunque se trata de un proceso administrativo simplificado, destaca eficazmente los principales elementos:

• Tareas (realizadas por humanos o automatizadas) como parte de un diagrama modelado en notación estándar BPMN.
• Roles de los usuarios, quienes ejecutan esas tareas según las instrucciones y documentación proporcionadas dentro del proceso.
• Conjunto de reglas de procedimiento previamente establecidas.

La siguiente ilustración muestra este proceso modelado utilizando la notación estándar BPMN, que, como verás, es muy fácil de comprender. El proceso incluye varias etapas realizadas por humanos (representadas en azul), bifurcaciones (pasos de decisión representados como diamantes) y tareas automatizadas (como el envío de correos electrónicos, representado en naranja, para notificar al cliente en caso de rechazo de la solicitud).

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Los usuarios interactúan con Flokzu a través de un formulario que contiene campos para ingresar información relevante específica de este proceso. La siguiente ilustración muestra un formulario simplificado, creado sin necesidad de programación (gracias a sus capacidades sin código). Incluye diferentes tipos de datos (incluyendo adjuntos) y sirve como ejemplo de estos conceptos.

Puntos clave de la Capa 1

• La plataforma sin código de Flokzu permite a los usuarios empresariales automatizar procesos sin depender de recursos de TI, aumentando la velocidad, flexibilidad y autonomía.
• Las tareas centradas en los humanos, como aprobaciones y gestión de documentos, se manejan fácilmente en esta capa.
• Fomenta la innovación en todos los niveles de la organización, permitiendo que las mejoras se materialicen.
• La integración fluida con las capas posteriores mejora la eficiencia del flujo de trabajo.

Capa 2: Automatización Robótica de Procesos (RPA)

La capa de automatización RPA se centra en la automatización de tareas repetitivas y basadas en reglas, reduciendo significativamente el esfuerzo manual y mejorando la eficiencia. Al aprovechar la tecnología RPA de Cogent — una empresa del grupo Hyperclear — las organizaciones pueden optimizar tareas como ingreso de datos, análisis de correos electrónicos, procesamiento de documentos y actualizaciones de sistemas.

En esta capa, los Trabajadores Digitales RPA pueden operar de manera independiente o integrarse perfectamente con los flujos de trabajo de Flokzu. Por ejemplo, cuando un usuario envía una orden de compra en Flokzu, un Trabajador Digital RPA puede extraer los datos, actualizar un sistema financiero e incluso generar y enviar una factura de forma automática.

Además, la RPA es invaluable para la integración con sistemas heredados que carecen de interfaces modernas, como APIs. Al imitar la interacción humana, los trabajadores digitales facilitan el intercambio de datos, permitiendo que estos sistemas antiguos participen sin problemas en los flujos de trabajo automatizados. Esta capa demuestra cómo la automatización optimiza procesos y mejora la escalabilidad empresarial.

Esta capa de automatización e integración permite a las organizaciones centrarse en tareas estratégicas mientras mantienen la eficiencia operativa en procesos rutinarios.

Características clave de la capa de automatización RPA

• Automatización de tareas repetitivas: Los Trabajadores Digitales RPA de Cogent manejan tareas rutinarias como ingreso de datos, procesamiento de transacciones y gestión de documentos, reduciendo errores y aumentando la velocidad.
• Operación continua: Los trabajadores digitales operan 24/7 sin interrupciones, garantizando una ejecución más rápida de tareas y productividad constante.
• Integración con procesos complejos: Los trabajadores digitales colaboran perfectamente con los flujos de trabajo sin código de Flokzu, combinando automatización con interacción humana para procesos más sofisticados.
• Enfoque en la estrategia: Al automatizar tareas repetitivas, los empleados pueden enfocarse en actividades estratégicas, mejorando tanto la eficiencia como la satisfacción laboral.

Ejemplo: Inicio automático del proceso de recepción de solicitudes de clientes

Siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos ahora que el cliente tiene diferentes canales para solicitar productos o servicios:

• Puede hacerlo por correo electrónico, en texto plano o a través de distintas bandejas de entrada. Un Trabajador Digital RPA puede monitorear esas bandejas, extraer los correos electrónicos, validar que se trate de una solicitud de cotización, extraer los datos clave e invocar la API de Flokzu para iniciar el proceso. Pasará como parámetros los valores relevantes para completar el formulario en Flokzu (fecha, nombre del cliente, descripción de la solicitud, etc.).
• Sin embargo, el cliente también puede hacer la solicitud a través de otros sistemas que almacenan datos en una base de datos. Si estos sistemas no admiten invocaciones de servicios web mediante la API de Flokzu, el Trabajador Digital RPA puede conectarse a esos sistemas a través de su interfaz de usuario, extraer los datos y enviarlos a Flokzu. También puede acceder directamente a la base de datos del sistema externo, detectar nuevas entradas, obtener los datos y enviarlos a Flokzu.
• Incluso en configuraciones más básicas, el mecanismo de comunicación puede basarse en archivos de texto guardados en un sistema de archivos compartido. El Trabajador Digital RPA puede monitorear esas carpetas compartidas, extraer la información de los archivos de texto almacenados allí e iniciar un proceso en Flokzu con los datos relevantes.

La siguiente imagen ilustra todos estos ejemplos de inicio de procesos desde diferentes fuentes. Un Trabajador Digital RPA de Cogent monitorea estas fuentes, extrae la información relevante e inicia una instancia del proceso en Flokzu. A partir de ahí, el proceso se ejecuta de manera habitual en Flokzu.

Los conceptos aplicados en el inicio del proceso también pueden utilizarse en cualquier otra etapa del flujo, ya sea en el medio o al final del proceso, para intercambiar información entre Flokzu y otras herramientas mediante un Trabajador Digital RPA.

Otro ejemplo útil: extracción de datos de facturas

Un Trabajador Digital RPA monitorea las facturas entrantes, extrayendo automáticamente datos clave como el nombre del proveedor, el monto de la factura y la fecha. Luego, ingresa estos datos en un sistema contable y actualiza la instancia correspondiente del proceso en Flokzu con los detalles procesados. Esta automatización reduce el error humano y acelera todo el proceso de pago.

Puntos clave de la Capa 2

• Los trabajadores digitales ejecutan tareas repetitivas de forma rápida y sin fatiga, reduciendo significativamente los tiempos de procesamiento y los costos.
• La automatización basada en reglas garantiza una ejecución consistente de las tareas, eliminando desviaciones y mejorando la calidad.
• Los trabajadores digitales se integran con diversas fuentes de datos, desde sistemas heredados hasta bandejas de correo, mejorando la conectividad con Flokzu u otros sistemas.
• Es posible ajustar fácilmente la carga de trabajo de los trabajadores digitales, escalando las operaciones hacia arriba o hacia abajo según la demanda.
• Libera recursos humanos para actividades estratégicas y de alto impacto, al delegar tareas rutinarias a la automatización.

Capa 3: Integración con Otros Sistemas

La Capa de Integración de Sistemas es la tercera y última capa en la arquitectura BOAT, permitiendo la conectividad fluida entre Flokzu y los sistemas empresariales clave, como ERPs, CRMs, bases de datos y aplicaciones de terceros. Esta capa garantiza una orquestación eficiente entre sistemas, permitiendo que los procesos empresariales aprovechen datos en tiempo real para una toma de decisiones más informada.

Por ejemplo, cuando un agente de servicio al cliente rastrea un pedido en Flokzu, el sistema puede obtener las últimas actualizaciones desde el ERP o CRM. Además, Flokzu puede desencadenar actualizaciones en otros sistemas, como marcar un pedido de venta como completado en el ERP, asegurando que los datos y procesos estén sincronizados en toda la organización.

Características clave de la capa de integración

• Conexión a través de APIs y Webhooks: Flokzu se integra con sistemas externos mediante APIs REST y Webhooks, permitiendo un flujo de datos seguro y en tiempo real entre aplicaciones, asegurando que los procesos respondan instantáneamente a los cambios.
• Integración con ERPs, CRMs y Bases de Datos: Esta capa conecta Flokzu y los Trabajadores Digitales RPA de Cogent con ERPs, CRMs y bases de datos internas, asegurando un acceso fluido a los datos, actualizaciones en tiempo real y evitando inconsistencias.
• Conexiones personalizadas y técnicas avanzadas: Para integraciones más complejas, esta capa admite conexiones personalizadas, como consultas directas a sistemas heredados o el consumo de APIs avanzadas, proporcionando flexibilidad total para entornos IT específicos.
• Sincronización de datos y procesos: Flokzu orquesta tareas entre sistemas, asegurando que procesos como la recuperación de datos desde un CRM y su envío a un ERP estén alineados y sincronizados en todos los sistemas.

Ejemplo: Transferencia de datos de ventas al ERP

Siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos que deseamos facturar al cliente directamente en el ERP corporativo al finalizar el proceso. La siguiente ilustración muestra esta automatización, reemplazando la tarea manual de facturación con una tarea automatizada que crea la factura directamente en el ERP.

Dependiendo de las características y capacidades del ERP, esta integración puede ser más o menos compleja:

• Si el ERP dispone de una API, la integración puede realizarse de manera directa, aprovechando la arquitectura orientada a servicios de Flokzu. A través de la API expuesta por el ERP, Flokzu enviaría toda la información relevante de la factura y esperaría la confirmación de que se procesó correctamente.
• Si el ERP no tiene una API pública y solo permite el acceso a través de su interfaz de usuario, un Trabajador Digital RPA de Cogent simularía la interacción humana. Este trabajador digital navegaría por las pantallas, completaría los formularios y presionaría los botones necesarios para emitir la factura. En este caso, Flokzu activaría al Trabajador Digital RPA, enviándole toda la información y esperando la confirmación de que la factura fue emitida con éxito.

Puntos clave de la Capa 3

• Gestión optimizada de la información: La capa de integración evita los silos de datos, asegurando una vista global y acceso en tiempo real a múltiples sistemas, mejorando la transparencia y eficiencia operativa.
• Maximización del ROI: Al conectar Flokzu y los Trabajadores Digitales RPA de Cogent con los sistemas empresariales clave, las organizaciones pueden aprovechar al máximo sus inversiones existentes, mejorando el retorno de inversión.
• Escalabilidad y adaptabilidad: A medida que el negocio crece, esta capa permite la incorporación de nuevas herramientas a los flujos de trabajo sin interrumpir los procesos existentes, permitiendo que la automatización evolucione según las necesidades.
• Orquestación centralizada: La capa de integración unifica los sistemas IT, impulsando una orquestación inteligente y eficiente entre personas, trabajadores digitales y sistemas, completando la arquitectura BOAT.
• Intercambio de datos optimizado: Garantiza un flujo de datos fluido entre sistemas, reduciendo la necesidad de actualizaciones manuales.
• Reducción de errores: La automatización de actualizaciones de datos minimiza el esfuerzo manual y los errores.
• Mejora en la toma de decisiones: Los flujos de datos en tiempo real permiten decisiones más informadas y mejoran la visión estratégica del negocio.

Caso de Estudio: Aplicación Real de BOAT con Flokzu en la Incorporación de Personal en RRHH

Una empresa tecnológica global implementó la arquitectura BOAT (Business Orchestration and Automation Technologies) utilizando Flokzu para optimizar y automatizar su proceso de incorporación de empleados en RRHH. Al combinar Flokzu con la Automatización Robótica de Procesos (RPA) de Cogent e integrarlo con su HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos), la empresa logró acelerar la incorporación de nuevos empleados, reducir tareas manuales y garantizar un proceso coherente y sin errores.

Flujo de Trabajo

El proceso de incorporación de la empresa incluía varios pasos manuales, como la creación de perfiles de empleados, el llenado de formularios, la programación de orientaciones y la asignación de accesos a los sistemas internos. Además, requería la intervención y aprobación de departamentos como RRHH, TI y Nómina. Tradicionalmente, cada paso tomaba varios días, lo que a menudo resultaba en retrasos, omisión de pasos o registros incorrectos de información.

Con la arquitectura BOAT, estas tareas se dividieron en tres capas:

Capa 1: Procesos de Interacción Humana (Flokzu)

En la primera capa, Flokzu se utilizó para gestionar tareas que requerían interacción humana. Esto incluía la revisión y aprobación de documentos de nuevos empleados por parte de los gerentes de RRHH y la introducción de datos iniciales en el sistema. Usando la plataforma sin código de Flokzu, el personal de RRHH pudo crear formularios y flujos de trabajo para recopilar detalles de los empleados, aprobar documentos y garantizar el cumplimiento. Tareas como el envío de correos electrónicos de bienvenida y la programación de reuniones de orientación también se gestionaron directamente a través de Flokzu, asegurando que todos los pasos fueran rastreados y completados a tiempo.

Ejemplo: El representante de RRHH utiliza un formulario de Flokzu para recopilar la información personal del nuevo empleado, revisar documentos legales (como acuerdos de confidencialidad) y aprobar el horario de su primer día. Las notificaciones y asignaciones de tareas se activan automáticamente para el gerente del departamento correspondiente (por ejemplo, TI para la provisión de equipos, Nómina para la configuración del salario).

Capa 2: Automatización Robótica (RPA)

La segunda capa se centró en la automatización de tareas repetitivas mediante trabajadores digitales de RPA de Cogent. Por ejemplo, una vez que el representante de RRHH ingresaba los datos del nuevo empleado en Flokzu, el trabajador digital generaba automáticamente credenciales de inicio de sesión para el empleado, lo agregaba al sistema de correo electrónico de la empresa y creaba un perfil en el sistema HRIS. El trabajador digital también automatizaba la provisión de equipos de la empresa, la actualización de permisos de acceso internos y la sincronización de datos entre los distintos sistemas de RRHH y TI.

Ejemplo: El trabajador digital de RPA genera automáticamente la dirección de correo electrónico del empleado, actualiza su perfil en el HRIS y notifica al departamento de TI para preparar el equipo necesario (computadora portátil, tarjetas de acceso, etc.). El bot también verifica la base de datos de la empresa para asegurarse de que todos los documentos legales, como formularios fiscales, estén completos y actualizados.

Capa 3: Integración con Otros Sistemas

La última capa implicó la integración del HRIS, Nómina y sistemas de TI de la empresa. A través de APIs y Webhooks, Flokzu y los trabajadores digitales de RPA se conectaron sin problemas a varios sistemas para sincronizar datos, asegurando que no fuera necesaria la entrada manual y que no se omitiera ninguna información. Por ejemplo, cuando los detalles de un empleado eran aprobados en Flokzu, el sistema actualizaba automáticamente la base de datos HRIS y enviaba los datos relevantes al sistema de nómina para el procesamiento del salario. Esta integración eliminó la necesidad de que el personal de RRHH ingresara información en múltiples sistemas, reduciendo el riesgo de error humano.

Ejemplo: Una vez que el perfil del nuevo empleado está completo, Flokzu envía los datos del empleado al sistema HRIS para su registro y nómina. Simultáneamente, los trabajadores digitales de RPA envían la información de acceso necesaria a TI para la configuración de los sistemas, mientras que Flokzu activa la finalización de la lista de verificación del proceso de incorporación.

Resultados

Al implementar la arquitectura BOAT con Flokzu, la empresa obtuvo los siguientes beneficios:

• Reducción del tiempo de incorporación: El tiempo necesario para incorporar a un nuevo empleado se redujo en un 40%, pasando de varios días a solo unas horas. Esto se logró mediante la automatización de la entrada de datos, los flujos de aprobación y la asignación de tareas.
• Reducción de errores: Se disminuyeron significativamente los errores humanos al delegar las tareas repetitivas a los trabajadores digitales y gestionar los flujos de trabajo con Flokzu. Esto garantizó que todos los pasos necesarios en el proceso de incorporación se completaran con precisión y a tiempo.
• Mejora en la experiencia del empleado: Los nuevos empleados pudieron acceder a sus sistemas, equipos y recursos de la empresa mucho más rápido, lo que generó una experiencia de incorporación más positiva.
• Aumento de la eficiencia operativa: El equipo de RRHH pudo enfocarse más en tareas estratégicas, como la participación y formación de empleados, en lugar de tareas administrativas.

La integración de Flokzu, RPA y los sistemas existentes permitió a la empresa crear un proceso de incorporación automatizado y escalable, que entregó resultados más rápidos, eficientes y consistentes para su creciente fuerza laboral.

Conclusiones

En conclusión, la arquitectura BOAT implementada con Flokzu y las capacidades de RPA de Cogent proporcionan a las organizaciones una solución escalable, modular y altamente eficiente para la automatización de procesos. Al integrar las tres capas clave—Interacción Humana, Automatización RPA e Integración de Sistemas—las empresas pueden optimizar flujos de trabajo, reducir costos operativos y mejorar el rendimiento general.

La flexibilidad de esta arquitectura permite que evolucione junto con el negocio, escalando sin problemas para adaptarse a nuevos sistemas y procesos, convirtiéndola en una solución preparada para el futuro de la transformación digital.

La arquitectura BOAT maximiza la sinergia entre flujos de trabajo centrados en el ser humano, automatización robótica e integraciones con sistemas externos. Este enfoque por capas potencia el valor de cada componente, ofreciendo una solución integral y adaptable para empresas que buscan automatizar procesos y acelerar su transformación digital. Al automatizar tareas repetitivas, mejorar la colaboración y sincronizar sistemas, las organizaciones pueden lograr mayor eficiencia, eliminar cuellos de botella y liberar recursos para actividades de mayor valor.

Además, la arquitectura BOAT es lo suficientemente flexible para adaptarse a diferentes entornos, ya sea comunicándose directamente a través de APIs o utilizando la capa de trabajadores digitales como intermediario.

Adoptar la arquitectura BOAT con Flokzu permite a las empresas no solo mejorar la eficiencia operativa, sino también fomentar la innovación al permitir que los equipos gestionen flujos de trabajo de forma independiente, automaticen tareas rutinarias y mantengan una integración fluida entre sistemas. Este enfoque de automatización de extremo a extremo actúa como un impulsor clave de la transformación digital, asegurando que las organizaciones se mantengan ágiles y competitivas en un entorno en constante evolución.