Toda empresa necesita automatizar el proceso de compras porque es se trata de un proceso transversal, de alto impacto y con múltiples riesgos si se hace manualmente. Las solicitudes de compra pasan por distintas áreas, requieren validaciones presupuestarias, aprobaciones jerárquicas y seguimiento posterior con proveedores. Si todo esto se maneja con correos, planillas o WhatsApp, es inevitable que haya errores, pérdidas de información o demoras críticas.
Flokzu permite digitalizar y controlar todo el flujo, desde la solicitud inicial hasta la generación de la orden de compra. Esto se traduce en eficiencia, visibilidad y cumplimiento de políticas internas sin depender de herramientas externas ni programación especializada.
¿Qué etapas tiene un flujo de compras típico?
El proceso de compras suele comenzar con un pedido del usuario solicitante, seguido por validaciones internas y finaliza con la emisión de una orden o el registro contable. Las etapas más frecuentes son: solicitud del ítem, revisión administrativa, validación de disponibilidad presupuestaria, aprobación por nivel jerárquico, envío a compras y seguimiento hasta la adquisición.
Flokzu permite modelar cada una de estas etapas como tareas definidas dentro de un flujo. Cada tarea se asigna a un rol específico, tiene un plazo límite, condiciones para avanzar y registros automáticos de cada acción realizada. Esto garantiza trazabilidad total y cumplimiento de los pasos sin desvíos.
¿Cómo se diseña el proceso en Flokzu?
Usando el modelador de procesos BPMN incluido en la plataforma. Desde allí, se arrastran y configuran tareas de usuario (por ejemplo, “revisar solicitud”), tareas automáticas (como notificaciones por email), decisiones condicionales (como “si el monto es mayor a 1.000 USD, solicitar doble aprobación”), y eventos temporales o de integración.
El formulario de solicitud también se diseña desde la plataforma, con campos como “producto o servicio solicitado”, “proveedor sugerido”, “monto estimado”, “urgencia”, “centro de costo”, entre otros. Estos datos alimentan todo el flujo y permiten personalizar condiciones, asignaciones y reportería.
¿Qué reglas se pueden automatizar en el flujo?
Se pueden aplicar condiciones según monto, tipo de gasto, área solicitante o disponibilidad presupuestaria. Por ejemplo, podés configurar que todas las compras superiores a cierto valor pasen por una doble aprobación; o que compras relacionadas a tecnología requieran la validación del área de sistemas, antes de ser aprobadas por dirección.
También se puede condicionar el avance de una solicitud a campos específicos del formulario. Por ejemplo: si el campo “urgencia” es igual a “crítica”, se puede establecer un timer que escale automáticamente el caso si no se aprueba en 12 horas. Esta lógica se configura sin programar, desde el modelador gráfico de Flokzu.
¿Qué tareas pueden ejecutarse automáticamente?
Flokzu permite automatizar tareas como el envío de correos, la generación de reportes, la actualización de campos o la integración con otros sistemas a través de Webhooks o API REST. Un ejemplo concreto: cuando una solicitud de compra es aprobada, se puede enviar automáticamente la orden al proveedor o generar un registro contable en el sistema ERP.
Además, el sistema puede enviar notificaciones cuando una tarea está por vencerse, cuando una solicitud fue rechazada o cuando se completó una aprobación clave. Estas notificaciones son totalmente personalizables e incluyen campos del formulario y datos del proceso para brindar contexto claro.
¿Qué beneficios concretos se obtienen al automatizar compras?
El primero es la reducción de tiempos. Las aprobaciones dejan de depender de recordatorios manuales o seguimientos informales. Cada actor del proceso recibe su tarea en tiempo real, con toda la información necesaria y un plazo límite para actuar.
El segundo beneficio es la disminución de errores. Se evitan solicitudes incompletas, aprobaciones por fuera del procedimiento o pérdidas de información. Todo se gestiona en un único sistema, con validaciones integradas y control total.
El tercer beneficio es la trazabilidad. Cada solicitud tiene un identificador único, un historial de acciones y un registro detallado de decisiones. Esto permite auditar cualquier proceso en segundos, responder a reclamos con evidencia concreta y tomar decisiones basadas en datos reales.
¿Cómo impacta en el control presupuestal?
De forma directa y positiva. Flokzu permite incorporar campos como “centro de costo” o “número de proyecto” en la solicitud, y luego usar esa información para generar reportes por área, proyecto o tipo de gasto. También es posible validar la existencia de presupuesto disponible antes de aprobar una compra, mediante una integración con sistemas externos.
Además, al tener todo el flujo digitalizado, se pueden detectar patrones de gasto, identificar desviaciones presupuestarias y realizar ajustes con mayor anticipación. Esto mejora significativamente la gestión financiera y evita sorpresas al final del mes o trimestre.
¿Qué tipo de reportería se puede generar?
Flokzu permite crear reportes personalizados con filtros por estado del proceso, usuario responsable, área solicitante, tipo de compra o monto. También se pueden generar gráficos para visualizar tendencias, cuellos de botella o tiempos promedio por tarea.
Los reportes pueden exportarse o enviarse automáticamente por correo a responsables de área, dirección o finanzas. Por ejemplo, cada lunes a las 9:00 se puede enviar un resumen de todas las compras iniciadas, aprobadas o pendientes de la semana anterior.
Esta funcionalidad no solo permite monitorear el estado del proceso, sino también tomar decisiones de mejora con base en evidencia. Es clave para avanzar hacia una cultura de mejora continua.
¿Cómo se inicia la automatización con Flokzu?
El primer paso es mapear el proceso actual: qué tareas lo componen, quién las ejecuta y qué reglas aplican. Luego se diseña el formulario que usarán los usuarios para ingresar las solicitudes. A partir de ahí, se modela el flujo con tareas, condiciones, roles y notificaciones.
El sistema permite probar el proceso antes de ponerlo en producción, ajustar formularios o etapas, y capacitar a los usuarios finales con una curva de adopción muy baja. En general, un proceso de compras puede estar automatizado y funcionando en menos de una semana, con acompañamiento del equipo de Flokzu.
¿Qué diferencia a Flokzu de otras soluciones?
Su enfoque low-code y su capacidad de escalar. A diferencia de software rígido o desarrollos a medida, Flokzu permite que las áreas administrativas tengan el control del proceso. Pueden ajustar formularios, reglas y reportes sin depender de desarrolladores o TI.
Además, una vez implementado un flujo exitoso, se puede replicar la lógica en otros procesos similares como viáticos, contratos, solicitudes internas o presupuestos. Todo con la misma herramienta, con usuarios ya capacitados y un modelo de gestión estandarizado.
Conclusión: ¿por qué automatizar compras con Flokzu?
Porque es un proceso clave que afecta a todas las áreas y que, si no está controlado, genera costos, demoras y errores. Automatizarlo con Flokzu permite profesionalizar la operación, eliminar tareas manuales y tomar decisiones con información clara y actualizada.
Con Flokzu, cualquier organización puede diseñar, automatizar y mejorar su proceso de compras en días, sin depender de programación, con métricas en tiempo real y con total trazabilidad. El resultado es más eficiencia, más control y una transformación operativa concreta y medible.
