La rendición de gastos es un proceso esencial para mantener el control contable y asegurar el uso correcto de fondos entregados. Sin embargo, muchas empresas siguen gestionándolo de forma manual: planillas, correos y comprobantes físicos que terminan en errores, reprocesos y demoras. Flokzu permite automatizar este flujo, estandarizando formularios, aplicando reglas de validación automáticas y generando reportes para auditoría sin esfuerzo adicional.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una empresa de servicios profesionales, con personal en campo en todo el país, manejaba más de 200 rendiciones de gastos mensuales. Cada empleado enviaba sus gastos por correo, con planillas y fotos de comprobantes. El equipo contable debía revisar manualmente cada rendición, pedir correcciones, y luego cargar los datos en el ERP. Este proceso demoraba semanas y generaba tensiones internas.
Al adoptar Flokzu, definieron un flujo claro: cada usuario completa un formulario desde su móvil o PC, con campos predefinidos (tipo de gasto, fecha, centro de costo, monto, medio de pago) y adjunta el comprobante. El sistema valida automáticamente si falta información, y si todo está correcto, la rendición se asigna a contabilidad.
En Flokzu se configuraron reglas para que, si el monto supera un límite, se solicite validación adicional. Las tareas de revisión tienen plazos definidos, y si se superan, se dispara una alerta al coordinador del área. Una vez aprobada, la rendición se registra en Google Sheets y en el ERP vía integración.
El impacto fue inmediato: el tiempo de revisión se redujo en un 60 %, se eliminaron reclamos, y las auditorías mensuales dejaron de ser un dolor de cabeza. Además, contabilidad ahora cuenta con reportes automáticos para ver qué tipos de gastos son más frecuentes y qué áreas rinden más tardiamente.
El proceso sigue mejorándose: agregaron controles por proveedor, vincularon anticipos no rendidos y usan los datos para planificación financiera.
¿Por qué automatizar la rendición de gastos?
Porque hacerlo manualmente implica errores, demoras y falta de trazabilidad. Es común que falten comprobantes, que se repitan cargas, o que las fechas no coincidan con los períodos contables. Esto no solo retrasa la conciliación financiera, sino que también dificulta auditorías internas y externas.
Flokzu permite que cada rendición siga un flujo automatizado, con validaciones previas, responsables asignados y registro de cada acción tomada. Los datos quedan disponibles para reportes, análisis o integración con otros sistemas.
¿Cómo funciona el flujo en Flokzu?
El proceso comienza con un formulario completado por el solicitante. Este puede contener campos como fecha del gasto, tipo de gasto (viaje, comida, insumos), monto, justificación, centro de costo y archivo del comprobante. Además, puede incluir un selector de anticipo vinculado, si corresponde.
Según el monto o tipo de gasto, el flujo puede ramificarse: por ejemplo, gastos menores van directo a contabilidad; otros requieren aprobación previa del jefe de área. Cada tarea tiene un responsable y un plazo.
Si se detectan errores (campos vacíos, monto negativo, comprobante ilegible), el sistema devuelve la tarea al usuario con un mensaje claro. Esto ahorra tiempo a contabilidad y mejora la calidad de la información recibida.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
Algunas de las tareas que se automatizan en Flokzu incluyen:
- Enviar correos automáticos al solicitante con el estado de su rendición
- Validar campos obligatorios o valores numéricos
- Asignar tareas según reglas de negocio
- Registrar los datos en una hoja de Google Sheets o sistema ERP
- Disparar recordatorios para rendir gastos pendientes
- Generar reportes mensuales automáticos
¿Qué beneficios tiene el área contable?
Mejora la calidad de la información recibida, reduce los tiempos de revisión, elimina el seguimiento manual por correo y cuenta con trazabilidad total. El equipo se enfoca en validar y analizar, no en corregir o cargar manualmente.
Además, al tener un registro claro de cada rendición, es más fácil responder a auditorías, reclamos o consultas de dirección. Y se pueden usar los datos para análisis financieros y mejoras en las políticas de gastos.
