¿Por qué automatizar los requerimientos administrativos internos?
Los requerimientos administrativos internos deben ser automatizados porque son procesos que, si se manejan por correo, planillas o chats, se descontrolan rápidamente. Las áreas como administración, IT o mantenimiento reciben solicitudes de todos lados, sin estructura ni seguimiento, y eso genera demoras, reprocesos y reclamos constantes.
Flokzu permite centralizar todo en un solo flujo, con formularios estandarizados, tareas asignadas automáticamente y trazabilidad completa. Así, cada requerimiento se gestiona de forma ordenada, con visibilidad de principio a fin.
¿Qué tipo de solicitudes se pueden incluir en este proceso?
Todas aquellas que requieran una gestión interna no transaccional: pedidos de insumos de oficina, reposición de equipos, configuración de accesos, soporte técnico, solicitud de vehículos, mantenimiento de instalaciones, entre otros.
Este tipo de requerimientos suele resolverse en el día a día, pero si no hay un proceso claro, se generan pérdidas de tiempo, olvidos o entregas incompletas. Con Flokzu, cada solicitud se canaliza de forma clara, se asigna al responsable correcto y se gestiona con registro detallado.
¿Cómo se modela este proceso en Flokzu?
Se parte de un formulario donde el usuario especifica qué necesita, para qué lo necesita y cuándo. Puede incluir campos como: tipo de requerimiento, descripción, urgencia, ubicación, área solicitante y archivos adjuntos.
Una vez enviada la solicitud, Flokzu activa el flujo definido: revisión, aprobación si es necesario, asignación automática al responsable del área y seguimiento hasta la entrega o resolución. Cada etapa queda documentada, con plazos definidos y responsables claros.
¿Qué reglas se pueden configurar en el flujo?
Por ejemplo, podés definir que si el requerimiento es urgente, se asigne con prioridad y se dispare una alerta inmediata al área responsable. O que determinados ítems deban pasar por una aprobación previa de un supervisor antes de ser procesados.
También se pueden condicionar tareas según el tipo de solicitud. Si es un pedido de equipo, va a tecnología. Si es un pedido de papelería, va a administración. Todo esto se configura con condiciones visuales en el modelador de Flokzu, sin necesidad de código.
¿Qué ventajas tiene centralizar las solicitudes internas en Flokzu?
La principal ventaja es el orden. Todos los requerimientos están en un solo sistema, con estado visible, historial completo y responsables definidos. Ya no se pierde información, no hay que revisar correos o mensajes viejos, y nadie puede decir “no sabía”.
La segunda ventaja es la eficiencia. Al estandarizar el proceso, los tiempos se reducen, los responsables trabajan con una bandeja clara de tareas, y se evitan reclamos innecesarios. Cada solicitud fluye según las reglas definidas, con tiempos de respuesta medibles.
¿Cómo impacta en la experiencia del usuario interno?
De forma inmediata. El usuario puede iniciar una solicitud desde cualquier dispositivo, saber en qué estado está, recibir notificaciones cuando hay novedades y ver cuándo se resuelve. Ya no necesita reenviar correos ni hacer seguimiento manual.
Además, el sistema puede incluir comentarios dentro del flujo, de modo que si falta información o hay una duda, se resuelve dentro del proceso y queda registrado. Esto reduce la fricción y mejora la comunicación interna.
¿Qué información queda registrada en el proceso?
Todo: quién inició la solicitud, cuándo, qué pidió, quién lo atendió, cuánto demoró, qué acciones se tomaron y si hubo observaciones. Esa trazabilidad es clave para auditar procesos, identificar cuellos de botella y tomar decisiones de mejora.
También permite generar estadísticas: cuántos pedidos se hacen por área, qué tipo de solicitudes son más frecuentes, cuáles demoran más o quiénes tienen más pendientes. Esa información es clave para planificar, presupuestar y mejorar la calidad del servicio interno.
¿Qué reportes se pueden generar con Flokzu?
Podés generar reportes por tipo de solicitud, tiempo promedio de resolución, cantidad de requerimientos por área, responsables con más tareas abiertas, o urgencias pendientes. También podés exportar estos datos o enviarlos automáticamente por correo a las áreas involucradas.
Con esta información podés planificar mejor la asignación de recursos, justificar presupuestos, o incluso identificar necesidades no cubiertas de forma recurrente. La reportería es clave para profesionalizar el servicio administrativo interno.
¿Cuánto tiempo toma implementar este proceso en Flokzu?
En general, menos de una semana. El proceso de requerimientos internos es uno de los más rápidos de modelar, porque tiene formularios simples y flujos claros. Con el apoyo del equipo de Flokzu, podés tenerlo corriendo en pocos días, con métricas activas y usuarios trabajando sobre él.
Además, como se trata de un proceso transversal, podés escalarlo fácilmente a otras áreas con necesidades similares: mantenimiento, compras internas, pedidos de soporte legal, etc. Solo se adaptan los formularios y se reutiliza la lógica del flujo.
¿Por qué Flokzu es ideal para este tipo de procesos?
Porque su enfoque low-code permite que el equipo administrativo tenga el control. Pueden ajustar formularios, condiciones, roles o tiempos sin depender de desarrolladores. Además, Flokzu se integra fácilmente con otros sistemas (como ERP, Google Sheets o Power BI), para consolidar la información o disparar acciones externas.
También permite usar formularios públicos, lo que facilita que cualquier colaborador inicie una solicitud sin tener cuenta de usuario. Esto es ideal para empresas grandes o con sedes descentralizadas.
