El seguimiento de pagos a proveedores es un proceso crítico para cualquier área financiera. Implica controlar fechas de vencimiento, montos, autorizaciones y estados de pago. Sin un sistema centralizado, aparecen retrasos, reclamos y multas. Flokzu permite digitalizar este seguimiento, organizando la información y garantizando trazabilidad.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una empresa de retail manejaba más de 300 proveedores activos. El control de pagos se hacía en una planilla Excel actualizada por varios usuarios, lo que generaba errores de versión, olvidos de vencimientos y pagos fuera de término.
Al implementar Flokzu, cada factura aprobada y orden de pago pasaba automáticamente al flujo de seguimiento. Se registraba proveedor, monto, fecha de vencimiento y estado de pago. El sistema generaba alertas automáticas 10 días antes del vencimiento y asignaba una tarea al responsable de pagos.
Si el pago no se confirmaba a tiempo, la tarea escalaba al jefe de finanzas. También se generaban reportes automáticos semanales con las facturas próximas a vencer y las ya pagadas.
Como resultado, eliminaron los pagos fuera de término y las multas. También mejoraron la relación con proveedores al responder proactivamente sobre el estado de sus pagos.
¿Por qué automatizar el seguimiento de pagos?
Porque reduce el riesgo de olvidos, mejora la planificación financiera y asegura cumplimiento contractual. También permite responder rápidamente a proveedores sobre el estado de su pago.
¿Cómo funciona el flujo en Flokzu?
Cada nuevo compromiso de pago se registra en un formulario digital. El sistema calcula automáticamente la fecha de alerta previa y asigna tareas según el responsable de pago.
Al confirmar el pago, se actualiza el estado en Flokzu y en la planilla de control, y se genera un registro histórico.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
- Generación automática de alertas de vencimiento
- Escalado de pagos pendientes
- Registro automático de pagos confirmados
- Reportes automáticos por proveedor, monto o estado
- Notificación al proveedor una vez realizado el pago
¿Qué beneficios obtiene el área de cuentas a pagar?
Mayor control, eliminación de errores manuales, cumplimiento de plazos y mejor gestión de relaciones con proveedores. También una base de datos auditable y actualizada de todos los pagos realizados.
