El manejo de anticipos en efectivo o transferencias anticipadas para gastos operativos suele generar problemas de control, seguimiento y conciliación. Cuando estos pedidos se hacen por correo, chat o en papel, se pierde trazabilidad y se corre el riesgo de errores o mal uso de fondos. Automatizar este proceso con Flokzu permite registrar cada solicitud, definir reglas de aprobación y asegurar una gestión clara y eficiente del dinero entregado.
¿Por qué automatizar la solicitud de anticipos?
Porque es un proceso financiero que implica riesgo. Cuando un colaborador pide un anticipo para un viaje o una compra menor y ese pedido se gestiona sin control, pueden ocurrir fraudes, pagos innecesarios o errores en la rendición. Además, las solicitudes informales generan caos en caja o contabilidad.
Con Flokzu, cada solicitud se registra en un formulario con todos los datos clave. El flujo de aprobación es automático, las decisiones quedan trazadas y cada entrega queda vinculada a su rendición correspondiente. Esto garantiza orden y control.
¿Cómo funciona el proceso típico de anticipos?
El colaborador solicita un monto específico indicando el motivo y la fecha estimada de uso. Esa solicitud pasa por una revisión del jefe directo, y luego por validación contable o de tesorería. Una vez aprobado, se emite el anticipo.
En Flokzu, este proceso se digitaliza por completo. El formulario incluye todos los datos necesarios, el flujo define qué pasos deben cumplirse, y las tareas se asignan automáticamente a los responsables según reglas predefinidas.
¿Qué información se incluye en la solicitud?
El formulario suele contener: nombre del solicitante, área, monto requerido, motivo del gasto, fecha prevista, destino (si aplica), y si se trata de un nuevo viaje, una actividad específica o una compra puntual. También puede incluir un campo para subir cotizaciones o respaldos.
Toda esta información es clave para que el área de finanzas pueda tomar decisiones rápidas y con base clara. Además, se puede requerir que el solicitante indique si ya tiene una rendición pendiente, como requisito para aprobar el nuevo anticipo.
¿Qué validaciones y condiciones pueden aplicarse?
Podés definir que ciertos montos deban validarse con gerencia financiera, o que el área contable verifique que no haya anticipos previos sin rendir. También podés establecer límites por usuario, por tipo de actividad o por frecuencia de solicitudes.
Otra condición habitual es que si el anticipo es para un viaje, deba estar vinculado previamente a un viático aprobado. Todo esto se configura en Flokzu sin programar, desde el modelador visual.
¿Qué tareas se automatizan dentro del proceso?
Se pueden automatizar las notificaciones a cada responsable, la creación de un registro interno en Google Sheets o el sistema contable, y la generación de reportes mensuales. También se puede programar una tarea automática de recordatorio para que el solicitante rinda el gasto una vez vencida la fecha de uso.
Incluso se puede condicionar la entrega del anticipo a que el usuario haya completado correctamente todos los campos y adjuntado los respaldos requeridos.
¿Cómo mejora el control financiero?
Porque cada solicitud de anticipo queda registrada y validada antes de ser aprobada. No se entrega dinero sin trazabilidad ni sin las validaciones correspondientes. Además, se puede cruzar la información con las rendiciones para verificar que el dinero se usó según lo declarado.
Esto permite mejorar el control de caja, planificar egresos con mayor precisión y evitar entregas repetidas o innecesarias. También reduce el tiempo que contabilidad dedica a revisar documentos mal presentados o a rastrear pagos informales.
¿Qué beneficios tiene para el solicitante?
Mayor claridad, menos demoras y más visibilidad. El usuario sabe exactamente qué debe completar, cuándo va a recibir el anticipo y cuál es el estado de su solicitud. No necesita hacer seguimiento por correo ni depender de confirmaciones verbales.
Además, puede consultar el historial de sus anticipos anteriores y recibir recordatorios para rendir gastos, todo desde su propia bandeja en Flokzu. Esto profesionaliza la gestión de fondos individuales sin aumentar la carga operativa
¿Qué reportes se pueden generar?
Reportes por usuario, por área, por tipo de gasto, por estado de aprobación, por fecha de entrega, o por anticipos pendientes de rendición. También se puede calcular el tiempo promedio de aprobación y detectar cuellos de botella en el proceso.
Estos reportes pueden exportarse, filtrarse por múltiples variables y enviarse automáticamente por correo a responsables de finanzas o dirección. Esto permite una gestión proactiva y basada en datos.
¿Cuánto tiempo lleva implementar este flujo en Flokzu?
En general, menos de una semana. El proceso es simple de modelar, y Flokzu ya cuenta con estructuras listas para adaptarlo rápidamente. Se puede lanzar en pocos días, probarlo con un área y escalarlo a toda la organización sin fricción.
Además, como es un proceso que se vincula fácilmente con viáticos, rendiciones o compras, permite crear un circuito completo de gestión de gastos de forma integrada.
