Las solicitudes internas abarcan desde pedidos de insumos hasta requerimientos técnicos, logísticos o administrativos. Son flujos que se repiten día a día, pero que en muchas empresas se manejan de forma improvisada, por correo, chat o mensajes verbales. Esto produce confusión, tareas olvidadas y una pésima experiencia para quien solicita y para quien debe resolver.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una empresa de tecnología con sedes en tres ciudades sufría retrasos constantes en la entrega de equipos, reposición de insumos y resolución de incidentes internos. Cada área enviaba correos distintos a distintas personas, con escasa claridad en el detalle del pedido y sin seguimiento. El equipo de soporte acumulaba reclamos y no podía priorizar.
Con Flokzu, centralizaron todas las solicitudes internas en un solo formulario digital. El usuario elige el tipo de requerimiento (soporte, insumos, pedidos especiales), describe el problema o necesidad, adjunta evidencia si es necesario y elige una fecha esperada de resolución. El proceso se ramifica automáticamente según el tipo y asigna la tarea al equipo correspondiente.
Se definieron plazos máximos por tipo de solicitud, se agregaron alertas automáticas y se habilitó una tarea de evaluación de satisfacción al cierre. En dos semanas, el 100 % de las solicitudes internas comenzaron a gestionarse por Flokzu.
El equipo de soporte redujo en un 45 % los tiempos promedio de resolución, y los reclamos bajaron drásticamente. Además, los responsables de cada área recibían reportes semanales con el estado de los pedidos, lo que mejoró la planificación de compras y tareas de mantenimiento.
Gracias a los datos recopilados, pudieron detectar los tres tipos de solicitudes más frecuentes y anticipar necesidades. El flujo también ayudó a detectar usuarios que abusaban del sistema o que no completaban correctamente los formularios.
En menos de un mes, el proceso se volvió parte de la cultura interna. Hoy todo pedido, desde una caja de folios hasta una nueva computadora, pasa por Flokzu. Con eso, ganaron trazabilidad, orden y transparencia sin sumar carga operativa.
¿Por qué centralizar las solicitudes internas en Flokzu?
Porque dispersarlas en canales informales provoca pérdida de información, reprocesos, falta de seguimiento y tiempos de respuesta inaceptables. Cuando no hay un sistema centralizado, se dificulta la gestión, la planificación y el control.
Con Flokzu, todas las solicitudes se canalizan por un formulario único, se asignan según el tipo de pedido y quedan registradas con su historial completo. Cada tarea tiene responsable, plazo y seguimiento automático.
¿Qué datos se capturan en cada solicitud?
Dependiendo del tipo de requerimiento, se pueden incluir campos como: tipo de insumo, ubicación, urgencia, descripción del problema o necesidad, número de activo, adjuntos (fotos, documentos), entre otros.
El formulario es personalizable y puede tener validaciones para asegurar que no falte información clave. Además, se puede conectar con bases de datos para autocompletar ciertos campos.
¿Qué tareas se automatizan?
Asignación automática al sector correspondiente, aviso por email al responsable, reenvío automático si no se resuelve en plazo, encuestas de satisfacción post-atención, y generación de reportes semanales.
Con Flokzu, las solicitudes dejan de ser un tema informal y se convierten en un flujo trazado, gestionado y medible.
