Capacitación de personal en una PyME

Recuerda: es mejor capacitar a un empleado y que se vaya, a no hacerlo y que se quede.

Facilitando la capacitación en una PyME

Este post es el tercero de la serie RRHH en las PyMEs y continúa al de Evaluación de Personal, en el que destacábamos que en una PyME además de formar un equipo de trabajo comprometido, con las aptitudes y actitudes deseadas, es necesario evaluarlo permanentemente para asegurar su motivación y alineación con los objetivos. Es clave que la capacitación del personal en la PyME sea realizada correctamente.

Así como errar al reclutar se paga muy caro, no capacitar y entrenar al equipo, genera pérdida de competitividad, eficiencia y eficacia. Esto hace que perdamos miembros valiosos del equipo y por ende clientes, mercado y eventualmente nuestra empresa.

En este contexto debemos entender que además de tener un buen equipo motivado, es importante mantenerlo capacitado y actualizado. Esto siempre es difícil en una PyME, se deben buscar formas innovadoras de lograrlo sin implicar costos que lo hagan inviable.

La importancia de la iniciativa propia

En una PyME, cada persona cumple varios roles. La iniciativa es fundamental. Y esa misma iniciativa es a la que apelaremos para que las personas detecten y propongan áreas de crecimiento profesional.

Para que esto suceda es fundamental tener una política de puertas abiertas para recibir iniciativas de capacitación y entrenamiento, y en el caso que se alineen con los objetivos de la empresa, apoyar para que se realicen.

Además, es preciso que se cuente con un mecanismo ágil para plantearlos, evaluarlos y dar respuesta. Nada desmotiva más que plantear una iniciativa propia y no recibir respuesta.

Cómo costear la capacitación de personal en una PyME

El asunto de los costos es relevante en una PyME, pero no debe ser un impedimento. Algunas sugerencias para viabilizar que todos reciban la formación que necesitan y desean son:

• Facilitar la economía de escala. Al formar un grupo, los costos se reducen, se pueden conseguir horarios especiales (que no afecten el funcionamiento de la empresa), se pueden compartir recursos (manuales, libros, tutoriales). En una PyME el volumen de personas nunca es muy grande, por lo que es importante dar a conocer las iniciativas de formación, para que todos los interesados puedan sumarse.

• Compartir el conocimiento ya existente en la empresa. Muchas veces, la formación necesaria ya está disponible, por lo que no hay que pagar cursos, simplemente facilitar que se comparta. Un buen desayuno entre colegas puede aportar mucho con un menor costo.
• Priorizar y planificar. Agendar todas las capacitaciones necesarias permite priorizarlas y planificarlas, asignando los recursos disponibles de forma óptima. Al mismo tiempo, las personas saben cuándo recibirán su capacitación, reduciendo la ansiedad y mostrando un real compromiso con el crecimiento profesional del equipo.

Todos estos elementos, además de facilitar la formación, ayudan en gran medida a la retención de los talentos de la PyME, que justamente, por ser buenos profesionales, estarán continuamente buscando crecer.

Utilizar BPM para mejorar el proceso de formación

Flokzu facilitará enormemente el proceso de recepción de solicitudes de capacitación, su seguimiento, planificación y ejecución.

Automatizar este proceso permite un control riguroso para que efectivamente todas las capacitaciones sean evaluadas. Resulta pésimo para una persona proponer una capacitación que considere importante y que su idea sea olvidada. Se sugiere que cualquier miembro de la organización pueda solicitar capacitaciones de forma automática, compartir la iniciativa con toda la empresa para ver quién se suma y posteriormente evaluar y planificar.

Por ejemplo, podrías diseñar una capacitación de personal con las siguientes etapas:

• • Etapa 1: Cualquier miembro del equipo puede iniciar una “solicitud de capacitación”.

• • Etapa 2: Tarea “Evaluar capacitación”, en la que el responsable de RRHH analiza las diferentes alternativas (curso presencial, en línea, un desayuno para compartir conocimientos, etc.), los costos y la alineación con los objetivos de la empresa. Pueden pasar dos cosas:
    • si no se aprueba la capacitación, se notifican los motivos al solicitante y finaliza el proceso
    • si se aprueba, pasa a la etapa 3.

• • Etapa 3: Tarea “Publicar y recibir interesados”, donde se publica la capacitación para que todos los interesados se sumen. Al cabo de 10 días, automáticamente pasa a la siguiente etapa.

• • Etapa 4: Tarea “Capacitación a los interesados”, donde el supervisor la ejecuta.

• • Etapa 5: Se evalúa la capacitación realizada (Tarea “Evaluación de la capacitación”) en función de los objetivos previamente establecidos.

• • Etapa 6: Tarea “Evaluación a los 6 meses”, donde el supervisor completa la evaluación 6 meses después, según los resultados obtenidos.
• Etapa 7: Tarea “Notificar al solicitante evaluación de la capacitación”, para que sepa qué resultados se obtuvieron.

También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.