Cuando comenzó la pandemia del Coronavirus (Covid-19) en los primeros meses de este año 2020, en Flokzu lanzamos un plan de emergencia para ayudar a todas las organizaciones que lo necesitaran. La idea fue sencilla: si nuestra tecnología puede ser útil para la continuidad de sus operaciones, entonces puede usarla sin costo. Además, ofrecimos apoyo y asesoramiento para instrumentarla rápidamente. La respuesta fue muy positiva, y un gran número de organizaciones adoptaron Flokzu, instrumentaron sus procesos digitales y siguieron funcionando en modalidad remota. En este artículo, presentamos algunos de los procesos que tuvieron más éxito para mitigar los efectos de la pandemia del coronavirus.
Registro de niños sin conectividad para asistir a clase
Este fue uno de los procesos con mayor impacto, permitiendo a las entidades educativas disponibilizar un formulario rápidamente, donde los niños se registraban y reportaban que precisaban algo para poder asistir a clase. El formulario contaba con georeferenciación automática, por lo que almacenaba las coordenadas del lugar desde el que se hacía la solicitud.
En particular, este proceso fue intensamente utilizado por el Municipio de Quito, Ecuador (ver nota aquí). 5.000 niños en menos de 2 meses se registraron y recibieron asistencia para poder concurrir a clase. Se generó un caso de éxito al respecto, y fue presentado en el VI Encuentro de Ciudades de Inteligentes en Montevideo, Uruguay (video disponible aquí)
Gestión de compras y emisión de ordenes
El proceso de gestión de compras es un clásico de automatización. Pero debido al coronavirus procesos como éste han tenido que ser extendidos para incorporar a los proveedores y así reducir el tránsito de personas en las oficinas.
Si bien el proceso de solicitud de compra, evaluación y resolución podía ser electrónico, la emisión de la orden de compra muchas veces era manual, siendo que un cadete o personal del proveedor, venía en persona por la oficina a retirar la orden de compra.
La posibilidad de enviar las solicitudes de cotización digitalmente a los proveedores, así como enviar las ordenes de compra firmadas digitalmente permitió eliminar el tránsito de personas externas por la oficina.
Cabe notar que los servicios de cadetería son vectores biológicos de contagio, pues están en contacto con muchísimas personas por día.
Recepción de facturas y pago a proveedores
La segunda parte del proceso anterior, es la recepción de las facturas, y el posterior pago de las mismas. en un gran número de organizaciones, esta tareas seguían siendo manuales. Lo normal era que cobradores vinieran por la oficina a entregar las facturas y retirar los pagos pendientes.
Los cobradores también son vectores de contagio, por lo que eliminar sus desplazamientos es clave para mitigar la propagación del virus.
En una época de pandemia de coronavirus, workflows que facilitan recibir las facturas de forma digital, y realizar los pagos mediante mecanismos electrónicos sin tránsito de personas, se convierten en herramientas fundamentales.
Registro para actividades educativas
Durante la crisis del Coronavirus, procesos de registro y solicitud de actividades educativas tuvieron que ponerse a disposición de una gran cantidad de ciudadanos que habían quedado sin trabajo o precisaban formación. El objetivo de estos procesos digitales, fue eliminar filas de personas para presentar documentación y registrarse. Mediante la automatización de estos flujos formularios públicos, las personas pudieron registrarse desde sus casas, evitando conglomeraciones de riesgo.
Como corolario de lo anterior, se obtuvo una medida realista de la demanda de esas actividades académicas, dado que cuando requerían presencia física, muchas personas no concurrían (por el costo o tiempo del traslado).
Coronavirus, procesos digitales!
Como los anteriores, existen muchos otros ejemplos de workflows en la nube que sirvieron y sirven para afrontar la crisis sanitaria global. Vimos procesos para autorizar la entrada en edificios, sin requerir personal en la recepción. También procesos para dar seguimiento a las diferentes etapas de tratamiento de la enfermedad en pacientes. Y por supuesto también para recibir denuncias y quejas cuando los protocolos sanitarios no se cumplieron.
Es imposible listarlos todos en un único post, tampoco es el objetivo. Lo que sí es importante tener en especial consideración, es que la tecnología, y en en particular la que nos permite procesos 100% digitales, es una aliado fundamental en la batalla contra el Covid-19.
En suma…
En una época de pandemia como la del Coronavirus, procesos que sean 100% digitales constituyen una herramienta fundamental para mantener el distanciamiento social y atender necesidades de personas afectadas.
En este artículo, revisamos ejemplos concretos instrumentados con Flokzu BPM para ayudar a que niños pudieran asisitir a clases virtuales, o para que adultos que perdieron sus empleos puedan inscribirse a cursos de formación desde sus casas.
Pero desde una óptica más práctica y cercana, en nuestras propias empresas, podemos combatir el coronavirus con workflows para la emisión digital de ordenes de compra, recepción de facturas y emisión de pagos, entre muchos otros.
La tecnología, y en particular las herramientas que permiten tener procesos y workflows 100% digitales, son instrumentos para lograr el distanciamiento social y luchar eficazmente contra este virus.
Si en tu organización crees que estas tecnologías podrían ayudarte, contáctanos inmediatamente.
Agenda aquí y te ayudaremos a instrumentar los procesos reales de tu organización.
