La digitalización de procesos implica hacer el mejor uso de los activos digitales disponibles, para transformar un proceso con componentes manuales o analógicos, en uno digital y automatizado.
Con qué activos contamos ya? Podemos avanzar en la digitalización de procesos integrando:
- Aplicaciones digitales existentes, como Google Drive u Office365 donde están nuestros archivos.
- Herramientas de comunicación y colaboración, como Slack, Zoom, Meet, Mailchimp, etc.
- Conectores e IFTTT (If This Then That) hacia otras aplicaciones web, como Zapier.
- Formularios públicos que reemplacen la comunicación manual tradicional basada en teléfono o email.
- Firma electrónica, para darle validez legal a los documentos, autenticidad y no repudio.
- Participantes humanos, siempre necesarios y usualmente irresmplazables.
- etc etc
Formularios electrónicos y documentos escaneados
Un error común es confundir el proceso de escanear un documento en papel para obtener su versión digital, con digitalizar un proceso de negocio completo.
El primer caso, corresponde a una actividad normalmente manual, donde una persona escanea un documento en papel, y obtiene un archivo con la imagen (usualmente en formato PDF). Efectivamente, se digitalizó el documento en papel. Pero no se digitalizó el proceso completo, en todas sus etapas.
Un proceso digitalizado en todas sus etapas, implica documentos nativamente digitales. Es decir, que si tenemos un formulario para almacenar ciertos datos, no esté formato papel y luego se escanee, sino que sea un formulario electrónico desde el inicio.
Dicho en otras palabras, un aspecto fundamental de la digitalización de un proceso es definir donde y cómo se almacenará toda la información relevante del mismo. En un proceso digital, esa información se almacenará en formularios electrónicos. A manera de ejemplo, la imagen siguiente presenta un generador de formularios, que permite definir qué información almacenar en campos específicos. Y luego, permitirá que se completen esos formularios de forma digital.
Integrando activos en un proceso digitalizado
El punto clave entonces, es cómo coordinar todos estos activos digitales y personas. En otras palabras, como alinearlos en un proceso, para que funcionen juntos y así lograr un objetivo de negocio.
Aquí es donde la notación BPMN ayuda. Mediante un diagrama gráfico, podemos describir formalmente como es la secuencia de tareas, qué activo digital se utiliza, y que personas participan en cada momento. Considerando que BPMN es actualmente un estándar universalmente utilizado, tendremos además una definición formal del proceso para toda nuestra organización.
En la siguiente imagen se aprecia un ejemplo muy breve, de un proceso digitalizado. El atento lector notará que todas las etapas relevantes del proceso, así como las comunicaciones con personas externas a la organización o empleados, y el intercambio de datos con otras aplicaciones, queda perfectamente documentado.
Cualquier miembro de la organización puede entender este proceso. Y lo más importante, podemos estar seguros de que este procesos se ejecutará siempre de la forma deseada, siendo auditable.
Poner a funcionar el proceso digitalizado
La siguiente pregunta es: ¿cómo pasamos de esa definición del proceso, a su ejecución real? Allí es donde entra en juego el software. En particular, una Suite BPM, con un motor BPMN. Este tipo de productos, es capaz de interpretar el proceso definido en la notación BPMN y ejecutarlo, coordinando todos los activos involucrados.
La Suite BPM, entre otras, será responsable de:
- Permitir que se inicien nuevos procesos, completando los formularios electrónicos asociados
- Asignará las tareas de usuario a las persona que corresponda, según sus roles y reglas de negocios definidas
- Moverá las instancias de proceso a las siguientes etapas, considerando las bifurcaciones y condiciones del workflow
- Lanzará alertas cuando los tiempos comprometidos para cada tarea se excedan.
- Enviará correos electrónicos cuando sea necesarios, construyendo el cuerpo de esos mails con datos de cada instancia de proceso.
- Se integrará con otras aplicaciones, enviando o recibiendo datos.
- Etc.
Todas estas tareas serán realizadas de forma 100% digital. A esto le llamamos un proceso digitalizado, ejecutado en una suite BPM, con un motor que soporta la notación BPMN.
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