Los procesos financieros puros y los procesos administrativos del área de finanzas de toda empresa, siempre han estado bajo la lupa para su automatización y mejora. De hecho, fueron de las primeras aplicaciones de las herramientas de workflow y BPM.
Últimamente, y con el advenimiento de las tecnologías en la nube, se precipitó la automatización, optimización y transformación digital de estos procesos. Esto se ha basado en tres grandes pilares::
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- BPMN como estándar para modelado de los procesos, eliminó la brecha entre funcionales y técnicos. Ahora es posible que los analistas funcionales definan, discutan y comuniquen los procesos con simpleza y efectividad.
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- La expansión y profesionalización de las herramientas de Workflow y BPM low-code y no-code, que facilitan poner en funcionamiento procesos complejos, sin programar y sin requerir técnicos informáticos.
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- La creciente confianza en las soluciones en la nube, y el colocar los datos allí. Cada vez más Bancos, Financieras, Aseguradoras, han definido su línea estratégica de TI en la nube.
Procesos financieros variopintos…
Existen procesos financieros de todo tipo y color. Más existe un factor común en aquellos que tienen una raíz administrativa: son automatizables y mejorables con tecnología de Workflow y BPM.
Por lo general existen tres componentes principales en este tipo de procesos:
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- Un formulario, que permite (sin programar) tener campos que alojarán la información relevante del proceso. Es decir, los datos que interesan.
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- Un Workflow, que describe gráficamente (mediante un diagrama), las etapas que deberán ser seguidas por el formulario para alcanzar el objetivo del proceso.
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- Usuarios y roles, que participan del proceso en sus diferentes etapas. Y por ende, tienen diferentes permisos en cada tarea.
Entremezclando estos conceptos, nuestra imaginación vuela hacia un sinfín de procesos y flujos de trabajo útiles…
Simplemente a modo de ejemplo, y para bajar conceptos a casos concretos de procesos financieros que hemos visto mejorar sustancialmente a través de su automatización:
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- Préstamos hipotecarios y prendarios. En el formulario se guardan los datos del bien y del solicitante. El workflow pasa por diferentes revisores y aprobadores. Se le notifica al cliente del avance y resolución. Se centraliza la documentación y traza de auditoría.
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- Evaluación de gastos e inversiones. Niveles de autorización por monto, principio de los cuatro ojos, separación de funciones, son requisitos típicos de este tipo de procesos. .
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- Desinversión / Rescate. Desde la solicitud de cliente para recuperar sus fondos, pasando por las revisiones documentales y autorizaciones, hasta el desembolso en su cuenta. Este proceso es de alto impacto en la satisfacción de los inversores.
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- Inspección previa a asegurar. Evitar fraudes es sólo uno de los beneficios de formalizar este proceso. Contar con las garantías y registros fotográficos previos a asegurar cualquier bien es una práctica altamente recomendada.
Procesos administrativos de finanzas
Las áreas de finanzas de toda empresa (no sólo las del sector financiero), sustentan su operativa en procesos administrativos. Muchas veces, estos procesos se conocen como «workflows del área de finanzas»
Lo medular es idéntico a los procesos financieros. Un formulario con campos se mueve a través de la organización siguiendo un workflow predefinido. A manera de ejemplo:
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- Solicitud de adelantos / viáticos / reintegros. Alias «dolor de cabeza». Su automatización reduce costos y tiempos. Y evita miles de llamadas para saber el status o encontrar casos perdidos. Las personas registran los gastos desde su celular, con una foto, y se pueda dar seguimiento hasta su cobro.
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- Nuevas oficinas. Adquirir o simplemente abrir nuevas sucursales, requiere varias aprobaciones y reunir una gran cantidad de documentación. Digitalizar este proceso permite hacerlo con certeza de los tiempos se cumplen y los controles se realizan.
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- Gestión de Contratos, tanto con clientes como con proveedores. Darle visibilidad a las condiciones, sin tener que ir a buscar el papel físico, genera enormes beneficios y reducción de tiempos (costos). Pero además, gestionar proactivamente los vencimientos asegura la continuidad de los clientes, y facilita la renegociación con proveedores.
Low-code + Workflow en la nube.
Lo maravilloso de las tecnologías low-code y no-code de Workflow es que habilitan a usuarios del negocio (no informáticos) a transformar digitalmente procesos como los ejemplificados.
Si a esto le sumamos la nube (cloud), tenemos un instrumento potente para poner a funcionar procesos en plazos que hasta hace unos años parecían imposibles.
El acortamiento de los plazos necesarios para automatizar un proceso tiene dos ventajas. La primera es que reduce significativamente los costos, dado que las horas insumidas son muchísimas menos. La segunda, es que otorga una capacidad inédita para reaccionar ante cambios (normativos, legales, de mercado).
Estos son los motivos que han sopesados decenas de organizaciones financieras, cuando deciden optar por Flokzu para la automatización de sus procesos financieros. Desde Bancos hasta casas de Microcréditos, pasando por grandes Aseguradoras y Fondos de Inversión, han sacado jugo de la tecnología de workflow en la nube para sus procesos financieros.
Pero además, en todos los sectores de actividad existen workflows del área de finanzas que pueden ser mejorados mediante su automatización. Eficiencia y eficacia, se suman a una notoria mejora en la satisfacción de los clientes externos e internos.
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