A Importância e as Vantagens de Calcular o Retorno sobre o Investimento em Projetos de Automação de Processos de Negócios

La Importancia y Ventajas de Calcular el Retorno de la Inversión en Proyectos de Automatización de Procesos de Negocio

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Resumen

No mundo atual, onde a eficiência e a otimização de recursos são cruciais, os projetos de automação de processos de negócios (BPM) se tornaram uma prioridade para muitas organizações. Implementar soluções tecnológicas pode não só melhorar a eficiência operacional, mas também gerar um significativo retorno sobre o investimento (ROI) através da economia de custos e do aumento de lucros.

No entanto, calcular esse ROI é fundamental para priorizar as diferentes etapas do projeto, o famoso “por onde começar”, e para justificar o investimento aos stakeholders internos. Neste artigo, focarei na importância de calcular o ROI desses projetos, as vantagens que ele oferece e fornecerei sugestões sobre como fazê-lo de maneira eficaz.

Importância do ROI em Projetos de Automação

Calcular o ROI de um projeto de automação de processos de negócios é essencial por várias razões:

  • Justificação do Investimento: Demonstrar o valor econômico do projeto ajuda a obter o apoio dos stakeholders dentro da empresa ou externos se estiver solicitando fundos a terceiros.
  • Priorização de Processos: Ajuda a priorizar a ordem na qual os diferentes processos em cada setor da empresa serão implementados. Muitas vezes, o processo que gera mais problemas é abordado primeiro. No entanto, ao realizar este exercício, podemos descobrir que economicamente ele não é o mais crítico. Isso não significa que devemos mudá-lo, mas ter essa informação é importante para tomar decisões informadas.
  • Medição do Sucesso: Estabelecer métricas claras para avaliar o desempenho e o sucesso do projeto pós-implementação.

Vantagens de Calcular o ROI

  • Transparência Financeira: Fornece uma visão clara dos custos e benefícios, facilitando a tomada de decisões informadas.
  • Otimização de Recursos: Ajuda a identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos ou a eficiência melhorada.
  • Detecção de Oportunidades de Aumento de Lucros: Permite identificar áreas onde maior lucro poderia ser gerado aumentando a produtividade, por exemplo, vendendo mais produtos ou serviços onde há demanda não satisfeita.
  • Melhoria Contínua dos Processos: Facilita a avaliação contínua do desempenho, permitindo ajustes e melhorias oportunas.

Sugestões para Calcular o ROI

Para calculá-lo, como primeiro passo devemos coletar certos dados:

Dados sobre Como os Processos São Executados Atualmente:

  • Etapas do Processo e sua Execução: Detalhamento de cada etapa dos processos e a periodicidade com que cada uma é executada.
  • Papéis Envolvidos: Quem participa e quanto tempo leva para completar a tarefa.

Identificação de Custos e Perdas:

  • Custos Operacionais: Tempo do pessoal envolvido na execução de tarefas manuais, considerando os processos atuais. Também considerar os custos associados a retrabalhos e mitigação de erros que surgem da realização de tarefas manualmente.
  • Perdas por Desvios: Dinheiro perdido a cada mês devido a desvios imprevistos, fraudes ou outras situações anômalas que serão resolvidas com a automação do processo.
  • Custos Operacionais Adicionais: Despesas recorrentes com armazenamento, gestão de documentos e papelaria.
  • Custos por Não Conformidade: A gestão manual de dados e documentos pode resultar em erros de conformidade e penalidades regulatórias.

Ganhos Atuais:

  • Ganhos de Cada Processo: É importante saber se cada processo candidato à automação gera lucros e a que ponto.
  • Investimento no Software de Automação de Processos: Valor do investimento necessário em licenças de software e serviços (se aplicável).

Metodologia de Cálculo

Uma vez que todos os dados mencionados estejam disponíveis, você poderá estimar seus custos atuais, potenciais custos e ganhos. Em detalhe, você terá as seguintes informações:

  • Custo Atual do Processo.
  • Custo Futuro com a Automação.
  • Horas Gastas na Execução do Processo Atualmente.
  • Horas Gastas com o Processo Automatizado.
  • Ganho Futuro com o Processo Automatizado e seu Aumento.

Indicadores-Chave para Avaliar o ROI

Uma vez que a informação esteja disponível, recomendo calcular os seguintes indicadores para ter uma visão clara sobre a rentabilidade do investimento e tomar uma decisão informada:

  • Benefício Líquido do Investimento: Calcular o benefício dado as economias de custos, aumento de lucros e o investimento.
  • Rentabilidade do Investimento.
  • Período de Retorno: Calcular em quantos meses o investimento inicial será recuperado.

Como Abordá-lo Internamente?

  • Criar um Caso de Negócio Sólido: Apresentar uma análise detalhada do ROI à equipe de direção, destacando os benefícios financeiros e operacionais.
  • Envolver os Principais Stakeholders: Garantir o apoio de todas as áreas envolvidas, como finanças, TI e operações.
  • Comunicação Transparente: Manter uma comunicação clara e contínua sobre os objetivos, benefícios e progresso do projeto.
  • Plano de Gestão de Mudanças: Desenvolver um plano que inclua treinamento e suporte para garantir uma transição suave para a automação.

Custos de Oportunidade e Benefícios Intangíveis

Também é importante entender e transmitir os custos de oportunidade e benefícios que são difíceis de monetizar, mas são fundamentais dentro das organizações. Alguns deles são:

  • Melhoria na Tomada de Decisões: Disponibilidade de dados em tempo real que facilita decisões mais informadas e rápidas.
  • Redução de Erros nos Dados: A entrada manual de dados é propensa a erros, o que pode resultar em informações incorretas e decisões erradas.
  • Perda de Oportunidades de Negócios: A ineficiência nos processos pode levar a uma resposta lenta ao mercado, perdendo oportunidades para concorrentes mais ágeis.
  • Aumento do ticket médio de suas receitas/atrair melhores clientes: Por exemplo, se for mais rápido, você pode atrair clientes mais qualificados ou que invistam mais.
  • Inovação Limitada: Colaboradores ocupados com tarefas manuais têm menos tempo para inovar e melhorar processos.
  • Insatisfação do Cliente: Tempos de resposta lentos e qualidade inconsistente podem afetar negativamente a satisfação do cliente.
  • Desgaste do Pessoal: A realização de tarefas repetitivas e pouco gratificantes pode levar ao desgaste e desmotivação dos colaboradores, aumentando a rotatividade de funcionários.

Conclusão

Calcular o retorno sobre o investimento em projetos de automação não é apenas uma boa prática financeira, mas é crucial para demonstrar o valor do projeto, convencer os stakeholders e garantir seu sucesso a longo prazo. Seguindo esses passos e abordando o projeto de maneira estratégica, as organizações podem maximizar os benefícios e garantir uma implementação bem-sucedida.

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Sobre el autor

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Micaela Suarez

Sou economista e MBA, apaixonado pela interseção entre tecnologia, growth hacking e o mundo empreendedor. Meu compromisso não reside apenas em entender as tendências atuais, mas também em antecipar e me adaptar às transformações do mercado. Minha expertise se concentra na implementação de estratégias avançadas de geração de demanda e martech. Inovação não é apenas um termo da moda para mim, mas uma filosofia central na minha abordagem profissional, especialmente quando se trata de explorar e adotar novas tecnologias. Além de ser Economista e ter um MBA. Com mais de uma década em cargos de liderança em gestão e vendas, deixei minha marca especialmente no setor de tecnologia, contribuindo ativamente para o crescimento e desenvolvimento de empresas nessa área. Como Chief Revenue Officer na Flokzu, minha missão é clara: impulsionar a expansão e o crescimento global da empresa. Uma parte essencial do meu papel é dirigir e coordenar a estratégia geral de geração de demanda, gerenciar as equipes comerciais e de marketing, e fortalecer nossa estratégia de parcerias e alianças estratégicas.

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