Automação do fluxo de trabalho: a chave para liberar todo o potencial do seu negócio

A automação do fluxo de trabalho (Workflow), no contexto da automação de processos de negócios, trata da simplificação de tarefas manuais repetitivas para economizar tempo, reduzir erros e melhorar a eficiência. Envolve o uso de ferramentas de software para automatizar o fluxo de tarefas, informações ou documentos, permitindo que as pessoas se concentrem em trabalhos mais importantes que requerem intervenção humana, criatividade ou tomada de decisões. Imagine a automação do fluxo de trabalho como um assistente útil que cuida de tarefas mundanas para que você possa se concentrar em suas principais atividades de negócios.

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho é uma tecnologia útil que, ao automatizar operações repetitivas, pode ajudar as organizações a economizar tempo e eliminar erros. É um componente da disciplina mais ampla de Gerenciamento de Processos de Negócios, que busca analisar, projetar e melhorar continuamente os processos para melhorar o desempenho geral dos negócios. Embora compartilhem algumas semelhanças, eles diferem em escopo, foco e na medida em que enfatizam a melhoria contínua.

Economize tempo, reduza erros e aumente a eficiência.

A automação do fluxo de trabalho é como ter um parceiro confiável cuidando de suas tarefas rotineiras, para que você possa se concentrar nas mais importantes. As empresas podem economizar muito tempo e liberar seus funcionários para se concentrar em iniciativas mais estratégicas e criativas, automatizando operações repetitivas e tediosas.

Mas isso não é tudo! Para reduzir os erros, também precisamos automatizar os fluxos de trabalho. Todos nós sabemos que os humanos às vezes cometem erros, especialmente ao realizar atividades demoradas. Ao automatizar essas tarefas, eliminamos o risco de erro humano, garantindo que o trabalho seja feito com precisão e consistência sempre.

E, finalmente, a automação do fluxo de trabalho aumenta a eficiência. Pense em todas aquelas pequenas tarefas que compõem seu dia de trabalho, como enviar e-mails, atualizar planilhas ou gerenciar projetos. A automação do fluxo de trabalho agiliza seus processos, fazendo com que tudo flua de maneira suave e rápida.

Com todo esse tempo extra e menos erros, sua equipe pode se concentrar no que realmente importa: expandir seus negócios e atingir seus objetivos.

Exemplo: fluxo de trabalho de recrutamento de novos talentos.

Quando queremos contratar novos funcionários para nossa organização, seguimos um procedimento preciso:

1. Disponibilizamos um formulário de inscrição online.
2. pessoal de RH avalia as solicitações
   1. Se o pedido for rejeitado, o requerente é notificado por e-mail.
   2. Se aprovado, passe para a próxima etapa: revisão do supervisor.
3. O supervisor pode dispensar, entrevistar ou pedir mais informações.
4. Quando a entrevista termina, o candidato é dispensado ou contratado.
   1. Caso o candidato seja contratado, as informações (dados pessoais, salário, função, etc.) são transmitidas ao sistema de folha de pagamento.
   2. Em caso de indeferimento, o requerente é notificado por e-mail, indicando os principais motivos.

Este é um procedimento que aborda a necessidade específica da empresa de contratar novos funcionários. Claramente existem várias atividades. Diferentes atores (pessoas ou sistemas) podem realizar cada uma dessas atividades. Além disso, há uma clara automação durante a execução do processo. Por exemplo, se RH rejeitá-lo, o candidato é automaticamente alertado por correio, mas se aprovado, segue para o supervisor. Outra automação ocorre quando o candidato é contratado, as informações são transferidas para o sistema de folha de pagamento sem intervenção humana.

A representação gráfica deste fluxo de trabalho em Flokzu, usando a notação padrão BPMN, seria: 

Qual é a diferença entre fluxo de trabalho (workflow) e BPM?

Gestão de Processos de Negócios (BPM, Business Process Management). BPM é um tópico mais significativo que inclui análise, design, implementação e melhoria contínua dos processos de negócios. Envolve entender e otimizar a maneira como uma organização opera, garantindo que os processos estejam alinhados com as metas e objetivos de negócios. As ferramentas BPM ajudam a identificar ineficiências, redundâncias e gargalos nos processos e, em seguida, resolver esses problemas implementando melhorias, incluindo automação.

Como você pode ver, a automação do fluxo de trabalho e o BPM compartilham semelhanças, pois ambos visam melhorar a eficiência e a eficácia das operações de negócios. Ambos envolvem simplificação de processos, redução de erros e economia de tempo. Além disso, ambas as disciplinas contam com a tecnologia para ajudar as empresas a atingir seus objetivos.

No entanto, existem algumas diferenças entre a automação do fluxo de trabalho e o BPM:

1. Escopo: A automação do fluxo de trabalho é um subconjunto do BPM. Enquanto a automação do fluxo de trabalho se concentra na automação de tarefas específicas dentro de um processo, o BPM adota uma abordagem holística para analisar, projetar e otimizar processos inteiros, que podem incluir tarefas automatizadas e manuais.
2. Foco: A automação do fluxo de trabalho está principalmente preocupada em eliminar tarefas manuais e repetitivas e simplificar o fluxo de trabalho de automatizar o trabalho dentro de um processo. O BPM, por outro lado, busca melhorar o desempenho geral de um negócio abordando ineficiências e alinhando processos com objetivos estratégicos.
3. Melhoria Contínua: O BPM enfatiza o monitoramento contínuo e a otimização dos processos de negócios, enquanto a automação do fluxo de trabalho se concentra mais na implementação de soluções de fluxo de trabalho. O BPM segue um ciclo de melhoria contínua que envolve monitorar, analisar e refinar regularmente os processos.
4. Integração: o BPM visa criar um ecossistema interconectado de aplicativos que trabalham juntos para melhorar a eficiência e o desempenho geral do processo, enquanto a automação do fluxo de trabalho geralmente se concentra na automação de tarefas específicas e pode envolver a integração apenas se essas tarefas exigirem.

Por esses motivos, os termos automação de fluxo de trabalho (workflow) e BPM costumam ser usados ​​de forma intercambiável. Embora não sejam exatamente iguais, é uma simplificação útil em muitos cenários.

Além disso, tendo em conta a evolução histórica, o BPM pode ser visto como a evolução do conceito de workflow. O termo workflow (Workflow) surgiu na década de 1990. O termo BPM, com características mais amplas, incluindo e estendendo as de workflow, surgiu nos anos 2000.

Aproveitando esses conceitos, você pode agilizar seus processos, melhorar a eficiência e, por fim, atingir suas metas de negócios. Na Flokzu, oferecemos uma solução completa de BPM, que naturalmente inclui todas as funcionalidades de automação de fluxo de trabalho descritas acima. Numa perspetiva de melhoria de processos, a Flokzu irá rapidamente modelar e implementar o processo automatizado (sem programação), gerando Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) que permitem medir a sua eficiência. A partir daí, o Flokzu permite introduzir melhorias rapidamente, já que não é necessário codificar ou fazer configurações complexas (benefício do paradigma no-code).

5 benefícios da automação do fluxo de trabalho

Podemos resumir os principais benefícios da automação do fluxo de trabalho em cinco categorias:

1. Aumento de produtividade
2. Redução do erro humano
3. Economia de custos
4. Maior colaboração e comunicação
5. Aumento da satisfação dos funcionários

Vamos nos aprofundar em cada categoria.

Aumento de produtividade

A automação do fluxo de trabalho é como ter um assistente útil ao seu lado, cuidando das tarefas rotineiras e garantindo que tudo corra bem. Ao automatizar tarefas monótonas, sua equipe pode se concentrar em trabalhos de alto nível que exigem criatividade e habilidade. Esse aumento na eficiência permite que mais trabalho seja concluído em menos tempo, aumentando a produtividade geral de sua empresa. Além disso, com a capacidade de rastrear e monitorar o andamento das tarefas em tempo real, os gerentes podem identificar facilmente os gargalos e tomar decisões informadas para melhorar o fluxo de trabalho.

 Redução do erro humano

Todos nós cometemos erros, mas em um ambiente de negócios, esses erros podem ser caros e demorados para serem corrigidos. A automação do fluxo de trabalho reduz o risco de erro humano por ter processos bem definidos e sistemas automatizados que executam tarefas, garantindo resultados consistentes e precisos. Por exemplo, a entrada automatizada de dados pode evitar erros de digitação, enquanto os algoritmos de tomada de decisão podem ajudar a evitar erros de cálculo. Resumindo, a automação do fluxo de trabalho atua como uma rede de segurança que detecta erros antes que eles se tornem problemas maiores, protegendo a reputação e os resultados da empresa.

Economia de Custos

A automação do fluxo de trabalho oferece economia significativa de custos ao simplificar processos, reduzir o tempo gasto em tarefas manuais e reduzir a necessidade de pessoal adicional para lidar com essas tarefas. À medida que o negócio cresce, a automação pode ajudar a escalar as operações sem um aumento proporcional nos custos indiretos. Além disso, a automação do fluxo de trabalho pode levar a uma melhor alocação de recursos e processos simplificados, resultando em menores despesas operacionais. Ao investir em automação, seu negócio pode desfrutar de maior rentabilidade, tornando-se uma atraente estratégia de longo prazo para o crescimento sustentável.

Quanto você pode economizar?

A economia média de custos com o uso de ferramentas de automação de fluxo de trabalho pode variar muito, dependendo de fatores como o tamanho da empresa, a natureza das tarefas que estão sendo automatizadas e as ferramentas específicas que estão sendo usadas. Em nossa experiência na Flokzu, e considerando centenas de clientes em 6 continentes, vimos economias de custos de 40% a 75% alcançadas pela automatização de tarefas repetitivas e manuais. No entanto, é importante observar que esses números não são aplicáveis ​​universalmente e a economia real de custos para sua empresa pode ser diferente.

… vimos economias de custo de 40% a 75% alcançadas ao automatizar tarefas repetitivas e manuais.

Para obter uma estimativa mais precisa do potencial de economia de custos para sua organização, podemos ajudá-lo a realizar uma análise de custo-benefício, avaliando os custos atuais associados aos processos manuais, o custo para implementar e manter o Flokzu e os ganhos de eficiência e custo esperado reduções decorrentes da automação.

Maior colaboração e comunicação

A automação do fluxo de trabalho pode mudar o jogo quando se trata de promover a colaboração e a comunicação dentro de sua equipe. A automação do fluxo de trabalho reduz a necessidade de longas cadeias de e-mail, mensagens do WhatsApp e planilhas complicadas, fornecendo uma plataforma centralizada para que os membros da equipe acessem informações, gerenciem o progresso e comuniquem as mudanças. Os membros da equipe podem ver facilmente no que os outros estão trabalhando com visibilidade em tempo real das tarefas, levando a uma maior cooperação e responsabilidade. Além disso, a automação também pode garantir que atualizações e aprovações importantes cheguem às pessoas certas no momento certo, agilizando o processo de tomada de decisão e mantendo todos informados.

Habilitar trabalho remoto/assíncrono

A automação do fluxo de trabalho pode ser uma grande aliada para o trabalho assíncrono e remoto, o que significa que as pessoas trabalham em tarefas de forma independente e em horários diferentes, ao invés de estarem online, colaborando simultaneamente. O motivo é o seguinte:

1. Informações centralizadas: as ferramentas de automação geralmente fornecem uma única plataforma onde os membros da equipe podem acessar todas as informações, atualizações e status de tarefas necessários. Isso torna mais fácil para todos se manterem informados, independentemente de quando trabalham.
2. Atribuições claras de tarefas: com a automação do fluxo de trabalho, as tarefas podem ser atribuídas automaticamente aos membros corretos da equipe, garantindo que todos saibam pelo que são responsáveis, mesmo que não estejam trabalhando ao mesmo tempo que seus colegas.
3. Comunicação aprimorada: recursos de comunicação automatizada, como notificações e lembretes, podem ajudar a manter os membros da equipe informados sobre o progresso, prazos e atualizações, mesmo se estiverem trabalhando em horários diferentes.
4. Melhor gerenciamento de tempo: a automação do fluxo de trabalho ajuda a gerenciar prazos e datas de vencimento, para que os membros da equipe que trabalham de forma assíncrona possam priorizar facilmente suas tarefas e trabalhar com mais eficiência.
5. Aprovações simplificadas: a automação pode encaminhar aprovações e decisões para a pessoa certa, garantindo que o trabalho continue avançando, mesmo que os membros da equipe não estejam online simultaneamente.

 Aumento da satisfação dos funcionários

Ninguém gosta de passar os dias fazendo tarefas monótonas e repetitivas. A automação do fluxo de trabalho libera tempo e energia de sua equipe automatizando esses processos, permitindo que eles se concentrem em um trabalho mais significativo e criativo. Como resultado, a satisfação e o engajamento no trabalho dos funcionários podem aumentar, levando a uma melhor retenção e menor rotatividade. Funcionários mais felizes também tendem a ser mais produtivos e motivados, criando um ciclo positivo que beneficia toda a organização. Por outro lado, quando os funcionários veem que sua empresa está investindo em tecnologia moderna para aprimorar sua experiência de trabalho, é mais provável que se sintam valorizados e apoiados.

Como automatizar fluxos de trabalho?

Você está procurando implementar a automação do fluxo de trabalho em seu negócio, mas não sabe por onde começar? Siga este fácil processo passo a passo com Flokzu para começar agora mesmo:

1. Identificar processos a automatizar. A primeira etapa é identificar os processos de negócios repetitivos, demorados e com etapas claras. Ao automatizar esses processos, você pode simplificar seu fluxo de trabalho e liberar tempo para sua equipe se concentrar em tarefas mais importantes.
2. Definir metas de automação. Depois de identificar os processos a automatizar, defina suas metas de automação. O que você espera alcançar automatizando esses processos? Você está procurando reduzir erros, melhorar a eficiência ou economizar tempo e dinheiro?
3. Projete o fluxo de trabalho automatizado. Com Flokzu, você pode projetar facilmente seu fluxo de trabalho automatizado usando nossa interface simples. Descreve as fases do processo e especifica as regras ou condições que devem ser atendidas.
4. Teste e refine a automação. Antes de iniciar seu fluxo de trabalho automatizado, é importante testá-lo e refiná-lo. Com o Flokzu, você pode testar facilmente seu fluxo de trabalho na sandbox e fazer as alterações necessárias para garantir que funcione conforme o esperado. Você também pode gerenciar as versões do fluxo de trabalho automatizado, para poder reverter se algo der errado.
5. Monitoramento e melhoria contínua. or fim, é importante monitorar seu fluxo de trabalho automatizado e aprimorá-lo continuamente ao longo do tempo.  Flokzu fornece indicadores chave de desempenho (KPI), em tempo real e histórico, para que você possa acompanhar facilmente o desempenho de seu fluxo de trabalho e fazer as alterações necessárias para otimizá-lo para máxima eficiência.

Quem usa a automação do fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho é usada por várias pessoas e organizações, incluindo:

1. Empresas e corporações: as empresas usam a automação do fluxo de trabalho para simplificar seus processos, reduzir tarefas manuais, melhorar a eficiência e aumentar a produtividade. Pode ser usado em finanças, recursos humanos, vendas, marketing, atendimento ao cliente e operações.
2. Órgãos governamentais: os departamentos e agências governamentais usam a automação do fluxo de trabalho para gerenciar seus processos, reduzir a burocracia e melhorar a qualidade de seus serviços.
3. Organizações sem fins lucrativos: organizações sem fins lucrativos usam automação de fluxo de trabalho para gerenciar suas operações, esforços de arrecadação de fundos e entrega de programas.
4. Instituições educacionais: Escolas e universidades usam automação de fluxo de trabalho para gerenciar tarefas administrativas, como matrícula de alunos, agendamento de cursos e notas.
5. Organizações de assistência médica: Hospitais e instalações médicas usam automação de fluxo de trabalho para gerenciar registros de pacientes, agendamento de consultas e cobrança.
6. Empresas de manufatura: os fabricantes usam a automação do fluxo de trabalho para gerenciar seus processos de produção, controle de qualidade e gerenciamento de estoque.
7. As equipes de TI e desenvolvimento de software usam a automação do fluxo de trabalho para gerenciar seus projetos, rastrear bugs e problemas e melhorar seus processos de desenvolvimento.
8. Autônomos e proprietários de pequenas empresas: indivíduos e pequenas empresas usam a automação do fluxo de trabalho para gerenciar suas tarefas, projetos e relacionamentos com clientes.

Em geral, a automação do fluxo de trabalho é usada por uma ampla gama de indivíduos e organizações que buscam melhorar a eficiência, economizar tempo, reduzir erros e otimizar suas operações. Pode ser aplicado a várias indústrias e setores, incluindo finanças, saúde, educação, manufatura, varejo, etc. Ferramentas especiais e software de fluxo de trabalho automatizado podem ser personalizados para atender às necessidades e requisitos específicos de cada usuário, tornando-se uma ferramenta versátil e valiosa para quem busca melhorar seus processos e produtividade geral.

Exemplos de automação de fluxo de trabalho corporativo

A automação do fluxo de trabalho é uma tecnologia horizontal que pode ser usada em qualquer setor, em qualquer país. Por isso, em Flokzu vimos centenas de exemplos diferentes, impossibilitando listá-los em uma única publicação. Mas podemos extrair cinco exemplos concretos e ilustrativos que darão um complemento prático aos conceitos apresentados acima. Estes são:

• Processamento de faturas
• Integração de funcionários
• Gerenciamento de mídia social
• Aprovação de documentos
• Nutrição de leads (potenciais clientes) de vendas 

Processamento de faturas

O gerenciamento manual de faturas pode ser demorado e sujeito a erros. A automação do fluxo de trabalho pode ajudar a simplificar o processo e melhorar sua eficiência e precisão. Por exemplo, a ferramenta de automação pode extrair dados de faturas recebidas, preencher um formulário Flokzu, verificar as informações e compará-las com os pedidos de compra. Depois de verificado, o mecanismo Flokzu pode encaminhar automaticamente a fatura para aprovação, enviar lembretes aos aprovadores e, finalmente, processar o pagamento que se integra ao ERP via API. Isso não apenas acelera todo o processo, mas também reduz o risco de erros, duplicatas ou pagamentos atrasados, garantindo uma experiência tranquila e sem complicações para sua equipe e fornecedores.

Integração de funcionários

Receber novos funcionários em sua organização e atualizá-los pode ser um processo complexo, envolvendo vários departamentos e tarefas. Ao desenvolver um plano de integração claro e organizado, a automação do fluxo de trabalho pode ajudar a simplificar a integração dos funcionários. Por exemplo, o sistema pode atribuir tarefas automaticamente a vários departamentos, como TI (para configuração de equipe), recursos humanos (para cadastramento de benefícios) e o gerente do funcionário (para reuniões iniciais e treinamentos). Flokzu também pode enviar lembretes oportunos, garantindo que nada seja perdido. Com um processo de integração bem organizado, novos funcionários podem rapidamente se tornar membros produtivos da equipe e sua organização pode causar uma boa primeira impressão.

Além deste exemplo, vimos várias outras aplicações em Recursos Humanos, veja este post para mais informações

Gerenciamento de mídia social

Na era digital de hoje, a mídia social desempenha um papel crucial no envolvimento com os clientes e na promoção de sua marca. Por outro lado, gerenciar muitas contas de mídia social pode ser opressor. A automação do fluxo de trabalho pode ajudar a agendar postagens, monitorar o envolvimento e analisar o desempenho em várias plataformas. Por exemplo, você pode criar e agendar conteúdo com antecedência, garantindo que a marca mantenha uma presença consistente. O Flokzu pode acionar esses fluxos de trabalho periodicamente, atribuir tarefas de revisão aos aprovadores e conectar-se por meio do Zapier ao Twitter, Instagram ou LinkedIn para publicá-los.

Aprovação de documentos

Em muitas organizações, documentos como contratos, propostas e materiais de marketing geralmente exigem revisão e aprovação de várias partes interessadas. Esse processo pode ser demorado e confuso quando gerenciado manualmente. A automação do fluxo de trabalho pode agilizar a aprovação de documentos criando um processo de aprovação bem definido, encaminhando documentos para os revisores apropriados e acompanhando o progresso. Flokzu também pode gerenciar as diferentes versões dos documentos, incluindo as informações de quem e quando cada um foi carregado. O software também pode enviar lembretes e notificações, garantindo feedback oportuno e evitando gargalos. Automatizar o processo de aprovação de documentos pode acelerar a tomada de decisões, manter o controle da versão e reduzir a probabilidade de falhas de comunicação ou atrasos.

 Nutrição de leads (potenciais clientes) de vendas

Fazer com que leads se estabeleçam como clientes geralmente requer monitoramento constante e comunicação personalizada. A automação do fluxo de trabalho pode ajudar a equipe de vendas a nutrir leads de maneira mais eficaz, automatizando tarefas como enviar e-mails, acompanhar o engajamento e agendar chamadas de acompanhamento. Por exemplo, quando um cliente em potencial recebe uma cotação, mas não responde em uma semana, Flokzu pode enviar um lembrete. Se passarem duas semanas, Flokzu pode encaminhar a oportunidade a um supervisor para tentar retomar as conversas com o cliente. Com a nutrição automatizada de leads, a equipe de vendas pode se concentrar em construir relacionamentos e fechar negócios, enquanto o sistema cuida das tarefas rotineiras e garante que nenhum lead seja deixado para trás.

Elementos chave da automação do fluxo de trabalho

Existem vários componentes para um projeto de automação de fluxo de trabalho. No entanto, podemos destacar o essencial para uma implementação bem-sucedida usando o Flokzu. Não se preocupe se você é novo nisso, explicaremos tudo de forma amigável e fácil de entender; Você também pode acessar informações mais detalhadas em nosso Base de Conhecimentos. Vamos passar por cada componente essencial, um por um:

1. Formulário com campos para dados relevantes: é aqui que os usuários inserem as informações necessárias para o fluxo de trabalho. Pense nisso como um formulário digital que coleta todos os dados relevantes para serem usados ​​durante o processo. No Flokzu, você pode criar formulários personalizados com vários tipos de campos para atender às suas necessidades específicas.
2. Diagrama de fluxo de trabalho: BPMN, Business Process Modeling Notation, é uma forma padrão de representar visualmente fluxos de trabalho. Representa as fases do fluxo de trabalho e as decisões envolvidas em um processo usando símbolos e formas. No Flokzu, você pode criar esses diagramas usando nossa interface simples de arrastar e soltar, o que facilita o design e a compreensão de seus fluxos de trabalho.
3. Evento inicial: O evento inicial é um círculo no diagrama BPMN que representa o início do processo. É onde o fluxo de trabalho começa e você pode personalizá-lo com base em suas necessidades, como acioná-lo manual ou automaticamente.
4. Tarefa do usuário: É uma forma retangular com cantos arredondados no diagrama BPMN, que representa uma ação que um usuário precisa realizar dentro do fluxo de trabalho. Com o Flokzu, você pode atribuir tarefas a usuários ou grupos específicos e definir prazos e prioridades para ajudar a gerenciar o trabalho com eficiência.
5. Tarefa de e-mail: De forma retangular com cantos arredondados e um envelope dentro, esta tarefa representa o envio de um e-mail para participantes internos ou externos. Com Flokzu, você pode inserir informações de formulário de processo no e-mail, bem como adicionar diretrizes de marca da empresa (fontes, cores, logotipo, etc.).
6. Passarela Exclusiva: Uma passarela exclusiva (gateway), representada por uma forma de diamante, permite que o fluxo de trabalho siga apenas um caminho com base em condições específicas. É como uma bifurcação na estrada onde o processo decide qual caminho tomar com base nos dados disponíveis. O Flokzu facilita a definição dessas condições e mantém seus fluxos de trabalho organizados.
7. Passarela inclusiva:Semelhante a uma passarela exclusiva, a inclusiva também usa uma forma de diamante. No entanto, permite que o fluxo de trabalho siga vários caminhos simultaneamente com base nas condições atendidas. Isso significa que várias etapas do fluxo de trabalho podem ocorrer simultaneamente, permitindo maior flexibilidade em seus processos.
8. Evento de timer: um evento de timer, representado por um símbolo de relógio, é usado para adicionar condições de tempo ao seu fluxo de trabalho. Você pode atrasar tarefas, definir prazos ou acionar ações específicas após um determinado período de tempo. Flokzu permite que você defina facilmente esses temporizadores para ajudar a gerenciar processos sensíveis ao tempo.
9. Evento final: O evento final, simbolizado por um círculo de borda grossa, representa a conclusão do fluxo de trabalho. É o ponto em que todas as tarefas são concluídas e o processo atinge seu resultado final. Flokzu ajuda você a definir o evento final para garantir que seus fluxos de trabalho sejam concluídos de maneira eficiente e sem problemas.
10. Usuários e funções: em qualquer fluxo de trabalho, pessoas diferentes desempenham funções diferentes, como aprovadores, revisores ou gerentes. Flokzu permite definir usuários e funções e atribuí-los a tarefas específicas dentro do fluxo de trabalho. Isso garante que as pessoas certas estejam envolvidas no momento certo e que todos conheçam seus papéis.

Principais elementos do BPMN

O que procurar no software de automação de fluxo de trabalho?

Escolher o software de automação de processo certo pode ser complicado, mas não se preocupe; estamos protegendo você. Este guia explicará os principais fatores a serem considerados ao selecionar um software de automação de fluxo de trabalho e como o Flokzu pode ajudar a atender às suas necessidades.

Facilidade de uso

A facilidade de uso é um dos elementos mais importantes a serem considerados ao escolher um software de automação de fluxo de trabalho. Você precisa de uma plataforma que seja intuitiva e fácil de usar, mesmo que você não tenha formação técnica. Flokzu é uma ferramenta sem código, então você encontrará uma interface amigável que permite criar, editar e gerenciar facilmente. Construímos nossa plataforma para ser o mais amigável possível, para que você possa se concentrar na configuração de processos eficazes sem se preocupar com os detalhes.

Escalabilidade

A escalabilidade é outro elemento crucial a ser considerado. Você precisa de uma plataforma que possa escalar com seus negócios e se adaptar às mudanças nos requisitos. Com o Flokzu, você pode começar pequeno e adicionar fluxos de trabalho de forma incremental e contínua à medida que seu escopo de automação cresce. Nossa plataforma foi projetada para ser altamente escalável, para que você possa confiar nela para atender às suas necessidades atuais e futuras.

Capacidades de integração

A capacidade de interagir com outros sistemas de software é crítica ao escolher um software de automação de fluxo de trabalho. Você precisa de uma plataforma que possa simplesmente interagir com seus sistemas existentes, como CRM ou ERP. Flokzu oferece uma variedade de opções de integração, incluindo Zapier, APIs e webhooks. Isso significa que você pode integrar facilmente nossa plataforma aos seus sistemas existentes, simplificando o fluxo de trabalho e melhorando a eficiência.

Agilidade

A capacidade de implantar, medir, melhorar e implantar rapidamente também é importante. Você precisa de uma plataforma que se adapte às suas necessidades em constante mudança e que permita melhorar continuamente seus fluxos de trabalho. Você pode automatizar operações rapidamente, analisar seu sucesso e fazer as modificações necessárias usando o Flokzu. Nossa plataforma permite que você veja o desempenho de seus fluxos de trabalho em tempo real, para que você possa tomar decisões informadas sobre como otimizá-los para obter a máxima eficiência.

Preços

Por fim, o custo é um fator importante a ser considerado ao escolher um software de fluxo de trabalho de processo. Embora o SaaS possa parecer mais barato do que o software tradicional, é crucial avaliar o valor total que você obterá. Com Flokzu, você encontrará um modelo de precificação claro, acessível e flexível. Oferecemos uma gama de planos para empresas de todos os tamanhos, e nossa plataforma SaaS permite que você acesse nosso software de qualquer lugar, sem a necessidade de hardware ou manutenção caros.

Fluxos de trabalho dinâmicos vs. estático

No domínio da automação de processos de TI, há uma distinção crítica que deve ser feita entre fluxos de trabalho dinâmicos e estáticos. Ambos os tipos de fluxo de trabalho e processos são essenciais para administrar um negócio com eficiência, mas entender as diferenças entre eles pode ajudá-lo a escolher as melhores ferramentas automatizadas de fluxo de trabalho para suas necessidades.

Fluxos de trabalho dinâmicos: adaptação à mudança

Os fluxos de trabalho dinâmicos são flexíveis e adaptáveis, permitindo alterações à medida que novas informações se tornam disponíveis ou as condições evoluem. Esse tipo é crucial em setores que enfrentam mudanças frequentes ou exigem respostas rápidas a eventos externos. Por exemplo, o processo de aprovação de uma campanha de marketing pode precisar ser ajustado com base no feedback do público-alvo, ou um processo de fabricação pode precisar ser modificado devido a uma mudança nas matérias-primas.

A vantagem crítica dos fluxos de trabalho dinâmicos é sua capacidade de se adaptar às mudanças, tornando-os ideais para empresas que precisam ser ágeis e responsivas. Para gerenciar efetivamente esses tipos, é crucial ter ferramentas de fluxo de trabalho automatizadas que possam lidar com a complexidade dos processos dinâmicos. Flokzu é um software de automação de fluxo de trabalho superior que oferece recursos poderosos para criar e gerenciar fluxos de trabalho dinâmicos, garantindo que sua empresa possa se adaptar de maneira rápida e eficiente às circunstâncias em constante mudança.

Fluxos de trabalho estáticos: consistência e previsibilidade

Os fluxos de trabalho estáticos, no entanto, são fixos e não mudam com o tempo. Esses fluxos de trabalho são mais adequados para tarefas ou processos repetitivos que exigem consistência e previsibilidade. O processo de integração de novos funcionários em uma empresa ou um processo de aprovação de fatura padrão são exemplos de fluxos de trabalho estáticos.

A principal vantagem dos fluxos de trabalho estáticos é sua estabilidade, o que pode levar a uma maior eficiência e redução de erros. No entanto, é essencial ter uma ferramenta robusta de fluxo de trabalho automatizado para garantir que a estática seja executada de maneira correta e consistente. Flokzu é um software de automação de fluxo de trabalho superior com uma interface amigável para projetar e gerenciar fluxos de trabalho estáticos, garantindo que suas operações de negócios sejam executadas de maneira suave e previsível.

O futuro da automação do fluxo de trabalho

Com rápidos avanços na tecnologia, o futuro da automação de processos e fluxos de trabalho parece mais brilhante do que nunca. As empresas agora podem simplificar suas operações, melhorar a eficiência e reduzir o erro humano por meio de ferramentas avançadas de automação de fluxo de trabalho. Uma dessas plataformas poderosas é o Flokzu, que oferece uma variedade de recursos para ajudar as organizações a automatizar seus processos e fluxos de trabalho.

À medida que os negócios se tornam mais complexos, a necessidade de soluções de fluxo de trabalho poderosas, eficientes e eficazes torna-se ainda mais crítica. As plataformas avançadas de automação de fluxo de trabalho podem ajudar as organizações a gerenciar e automatizar vários processos de negócios, permitindo que se concentrem em suas principais competências e tomem decisões baseadas em dados.

No futuro, podemos esperar ver recursos e integrações mais avançados nas ferramentas de automação de fluxo de trabalho, permitindo que as empresas personalizem e dimensionem seus esforços de automação para atender às suas necessidades exclusivas. Isso permitirá que as organizações respondam mais rapidamente às mudanças no mercado e fiquem à frente da concorrência.

Conclusão

A automação do fluxo de trabalho com Flokzu pode oferecer vários benefícios ao seu negócio. Você pode economizar tempo e dinheiro automatizando seus processos de negócios, minimizando erros e otimizando seus fluxos de trabalho. A automação pode ajudar a melhorar a eficiência, reduzir tarefas manuais e melhorar a comunicação entre as equipes. Isso, por sua vez, pode aumentar a precisão, reduzir o risco de erro humano e garantir consistência em seus fluxos de trabalho. Além disso, a automação do fluxo de trabalho pode fortalecer a colaboração entre equipes e parceiros externos, fornecendo acesso aos mesmos fluxos de trabalho e dados em tempo real. Com o Flokzu, a implementação da automação do fluxo de trabalho é fácil, mesmo para quem não tem experiência em TI, devido aos nossos recursos sem código de classe mundial. Comece a explorar como a automação do fluxo de trabalho pode beneficiar sua empresa hoje!

Perguntas frequentes

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho é uma estratégia baseada em tecnologia que emprega ferramentas de software para simplificar e automatizar processos de negócios rotineiros. Elimine o esforço manual, reduza a possibilidade de erro humano e melhore a eficiência. Essa prática inovadora permite que as organizações padronizem fluxos de trabalho, garantindo consistência e liberando recursos humanos para tarefas mais estratégicas. Em sua essência, a automação do fluxo de trabalho é o catalisador que transforma as operações comerciais tradicionais em sistemas ágeis e de alto desempenho.

 Quais são os diferentes tipos de automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho pode ser categorizada em quatro tipos principais: fluxos de trabalho sequenciais, de máquina de estado, baseados em regras e paralelos. Fluxos de trabalho sequenciais seguem um caminho linear, executando tarefas em uma ordem específica. Por outro lado, os fluxos de trabalho da máquina de estado transitam entre diferentes estados com base em regras predefinidas. Os fluxos de trabalho baseados em regras usam algoritmos complexos para decidir a próxima etapa, enquanto os fluxos de trabalho paralelos executam várias tarefas simultaneamente. Cada tipo atende a diferentes necessidades, desde processos simples e lineares até operações complexas de vários estágios.

Como automatizar um processo de fluxo de trabalho?

Automatizar um processo de fluxo de trabalho envolve cinco etapas principais. Primeiro, identifique tarefas repetitivas em sua organização que possam se beneficiar da automação. Em segundo lugar, determina a estratégia atual, destacando cada etapa e ponto de decisão. Em terceiro lugar, selecione uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho adequada às suas necessidades. Quarto, use esta ferramenta para projetar e implementar seu fluxo de trabalho automatizado, espelhando o mapa do processo. Por fim, monitora e otimiza o fluxo de trabalho ao longo do tempo, fazendo os ajustes necessários para garantir a máxima eficiência e eficácia.