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BPM na nuvem
BPM na Nuvem
Um software BPM na nuvem, é uma plataforma que permite automatizar e otimizar processos reais em um programa baseado na nuvem.
O que é uma Suíte BPM Cloud?
Um software BPM na nuvem, é uma plataforma que permite automatizar e otimizar processos reais em um programa baseado na nuvem.
Uma Suíte de BPM na nuvem, é um software que resolve completamente a automatização de um processo de negócio e o faz de forma inteiramente desde a nuvem, sem requerer instalações ou configurações complexas.
Em particular, Flokzu BPM na nuvem, permite modelar cada processo de negócio gráficamente, executá-lo e que os participantes completem suas tarefas. Além disso, permite gerar automaticamente indicadores de rendimentos em tempo real e históricos, para analisar como está funcionando o processo.
A Cloud BPM is a software that completely solves the automation of a business process, and does so entirely from the cloud, without requiring installation or complex configurations.
By having a fully automated process in Flokzu, the process engine (BPMN Engine) is responsible for interpreting the processes definition in BPMN notation, evaluating the conditions, assigning the tasks to the participants (human or other systems), integrating with other systems, issuing reports and sending them periodically, etc.
In particular, Flokzu Cloud BPM, allows to model each business process graphically, execute it and have the participants complete the tasks, and finally automatically generate real-time and historical performance indicators to analyze how the process is working.
Considering that all this is done in an agile way, without coding or complex configurations, Flokzu is considered one of the most relevant products in the low-code / no-code BPM category.
By having a fully automated process in Flokzu, the process engine (BPMN Engine) is responsible for interpreting the processes definition in BPMN notation, evaluating the conditions, assigning the tasks to the participants (human or other systems), integrating with other systems, issuing reports and sending them periodically, etc.
Considerando que tudo isto se realiza de forma ágil, sem codificar ou realizar complexas configurações, se considera que Flokzu é um dos produtos mais relevantes na categoria low-code / no-code BPM.
Ao ter um processo completamente automatizado na Flokzu, é o motor de processos (BPMN Engine) o responsável de interpretar a definição em notação BPMN, avaliar as condições, realizar as designações das tarefas aos participantes (humanos ou outros sistemas), integrar-se com outros sistemas, emitir relatórios e enviá-los periodicamente, etc.
Que problema resolve uma Suíte de BPM na nuvem?
Os processos são os músculos da organização, permitem realizar aquelas atividades necessárias para alcançar cada um dos objetivos. Existem processos produtivos (aqueles que são vitais para entregar o produto ou serviço da organização) ou de suporte (secundários e necessários para os processos produtivos). Quanto estes processos não são otimizados, a organização perde competitividade, atende seus clientes de forma ruim, não cresce e até mesmo coloca em risco a sobrevivência no mercado.
A disciplina "gestão de processos de negócios" (BPM por suas siglas em inglês) propõe um ciclo de melhoria contínua de processos. Mediante sua formalização, automatização e execução em um software chamado BPM Suite, resolvem os seguintes problemas:
Quais benefícios terei?
Seria impossível listar exatamente todos os benefícios de formalizar e automatizar os processos de negócios da organização com um um software de BPM na nuvem. Mas, com base em mais de 12.000 organizações inscritas na Flokzu (Abril 2021), vemos que os benefícios que mais se repetem são:
Melhorar os resultados (redução de custos, maior produção)
Consequência natural da automatização de tarefas repetitivas e maior produtividade das pessoas.
Maior satisfação e retenção de talentos
Ao contar com ferramentas modernas e colaborativas para seu trabalho diário e não perder tempo em tarefas manuais de pouco valor agregado.
Melhor integração da cadeia de valor
Inserir desde os provedores até os clientes em um único processo digital que permite uma comunicação mais fluida e eficiente, assegurando o cumprimento de SLA com cada um deles.
Visibilidade e Cumprimento
Os processos são tirados da “cabeça das pessoas”, centralizados e assegurados de que funcionem sempre como o planejado. Isto também permite o impacto imediato de qualquer mudança (seja por uma nova normativa, mudanças de mercado, reestruturação interna, etc.)
Robustez e escalabilidade
Ao ter processos formalizados e automatizados, ocorrem menos falhas e imprevistos, ao mesmo tempo que a produção pode ser aumentada mais facilmente sem que o aumento dos custos seja proporcional.
Modernização e acesso a mercados
A digitalização total da operação, permite uma gestão interna e um atendimento ao cliente moderno e eficaz, essencial para captar novos mercados.
Trabalho remoto e assíncrono
Não basta apenas trabalhar remotamente, fazê-lo de forma assíncrona exige que as informações estejam centralizadas e disponíveis a qualquer momento para que as pessoas possam realizar suas tarefas. Isso torna possível ter os melhores talentos, não importa onde eles estejam no mundo.
Autonomia
Modele seus processos de acordo com as necessidades da empresa e adapte-os como quiser. Com a tecnologia low-code/no-code, você pode automatizar qualquer processo sem conhecimento de TI ou consultoria externa.
Espaço de trabalho colaborativo
Configure equipes para trabalhar em um processo específico ou gerencie um departamento de negócios. Essa ferramenta permite o trabalho em equipe colaborativo, remoto e assíncrono, garantindo resultados.
Posso automatizar processos longos e complexos?
Em organizações reais, os processos geralmente podem ser muito complexos (dezenas, até centenas de etapas), envolvendo muitas pessoas e funções e podem levar até meses. Pense, por exemplo, em um processo de projeto e lançamento de um novo produto em uma empresa de manufatura, que envolve as áreas de engenharia, marketing, vendas, finanças, atendimento ao cliente, etc.
In real organizations, processes can often be very complex (dozens, even hundreds of steps), involving many people and roles, and can take up to months. Think for example of a design and launch process of a new product in a manufacturing company, involving engineering, marketing, sales, finance, customer service, etc.
It is precisely in these real and complex processes that the greatest benefits of automation and people collaboration are obtained. It ensures that tasks are assigned and deadlines are controlled. No tasks are forgotten or left undone. There are indicators of time consumed at the process level, at each stage, and for each collaborator.
And most importantly, changes in the process can be implemented immediately (without programming), generating a new version of the process. This version is tested in the version of the process., without putting at risk the processes of the productive environment. And if everything works well, deploy it in production with a single click.
In this article, the application of a Cloud BPM Suite in real organizations with complex processes is illustrated in more detail.
É justamente nesses processos reais e complexos que se obtêm os maiores benefícios da automação e colaboração das pessoas. Garante que as tarefas sejam atribuídas e os prazos de execução controlados. Não há tarefas deixadas de lado ou esquecidas. Existem indicadores de tempo gasto em nível de processo, para cada etapa e para cada colaborador.
E o mais importante, mudanças podem ser implementadas no processo imediatamente (sem programação), gerando version of the process. This version is tested in the ma nova versão do processo. Esta versão é testada no Sandbox, sem colocar em risco os processos do ambiente de produção. E se tudo funcionar bem, implemente-o em produção com um único clique.
Neste artigo, a aplicação de um Cloud BPM Suite a processos complexos em organizações reais é ilustrada com mais detalhes.
Como os usuários participam do processo?
O conceito de "Inbox" ("Caixa de Entrada" em inglês), centraliza todas as instâncias do processo em que o usuário deve trabalhar e concluir suas tarefas pendentes. Esta caixa de entrada permite filtrar por processo (considerando que você pode ter tarefas de vários processos), classificar por prioridade, identificar as datas de vencimento de cada um, etc.
The "Inbox" concept centralizes all process instances that the user must work on and complete their pending tasks. This inbox allows you to filter by process (considering that you may have tasks from several processes), sort by priority, identify due dates for each one etc.
In the most basic operation, the user accesses a process instance that was assigned to him, and will have different buttons to make the corresponding decisions in this task. These decisions were defined when modeling the process. Generally, each of these decisions will take the process down a different path. Flokzu also allows to use first order logic to evaluate the conditions (for example: "Authorized X Amount < 1000").
This operation is very important, because it hides the complexity of the business logic from the user. Thus, each user only has to worry about correctly completing his task, and it is the process engine that is in charge of evaluating all the conditions and defining the next steps. As a corollary, it is much easier to change business rules and ensure immediate compliance.
Na operação mais básica, o usuário acessa uma instância de processo que lhe foi atribuída, e terá diferentes botões para tomar as decisões correspondentes nesta tarefa. Essas decisões foram definidas no momento da modelagem do processo. Geralmente, cada uma dessas decisões levará o processo a um caminho diferente. Flokzu também permite que você use lógica de primeira ordem para avaliar condições (por exemplo: “Autorizado e Valor < 1000”).
Essa operação é muito importante, pois oculta do usuário a complexidade da lógica de negócios. Assim, cada usuário só precisa se preocupar em concluir corretamente sua tarefa, e o mecanismo de processo se encarrega de avaliar todas as condições e definir as etapas seguintes. Como corolário, é muito mais fácil alterar as regras de negócios e garantir a conformidade imediata.
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Qual é o futuro destas tecnologias?
A consultoria de tecnologia Gartner previu neste artigo (April 2021) (Abril de 2021) que o mercado global de tecnologias que permitem a hiper automação chegará a 600 bilhões de dólares em 2022. O pilar fundamental dessas tecnologias é o Business Process Management and Automation, sobre o qual estão montadas outras como inteligência artificial.
The technology consulting firm Gartner predicted in this article (April 2021) that the global market for hyper-automation-enabling technologies will reach $600 billion by 2022. The fundamental pillar of these technologies is Business Process Management and Automation, on which others such as artificial intelligence are mounted.
It also mentions that hyper-automation enables organizations to quickly identify, examine and automate as many processes as possible through the use of technologies such as cloud BPM suites, low-code platforms, repetitive task automation (RPA), artificial intelligence (AI) and virtual assistants.
In the medium term, Gartner expects a 30% reduction in operating costs, combining hyper-automation technologies with process redesign.
In this path of total digitization and hyper-automation of processes, tools that are both user-friendly and powerful enough to support real processes, such as Flokzu, become fundamental pillars on which build the entire digital strategy of each organization.
Ele também menciona que a hiper automação permite que as organizações identifiquem, examinem e automatizam rapidamente o maior número possível de processos por meio do uso de tecnologias como suítes de BPM em nuvem, plataformas low-code, automação de tarefas (RPA), inteligência artificial (IA) e assistentes virtuais.
No médio prazo, o Gartner espera uma redução de 30% nos custos operacionais, combinando tecnologias de hiper automação com redesenho de processos. Neste caminho de digitalização total e hiper automatização de processos, ferramentas ao mesmo tempo amigáveis e poderosas para suportar processos reais, como o Flokzu, tornam-se pilares fundamentais para construir toda a estratégia digital de cada organização.
