Cómo integrar la IA a tus procesos de negocio
Juan Moreno
28 de febrero de 2024
BPM en la nube
Un software BPM en la nube es una plataforma que permite automatizar y optimizar procesos reales, en un programa basado en la nube
¿Qué es una Suite de BPM en la nube?
Una Suite de BPM en la nube es un software que resuelve completamente la automatización de un proceso de negocio, y lo hace de forma enteramente desde la nube, sin requerir instalaciones o configuraciones complejas.
En particular, Flokzu BPM en la nube, permite modelar cada proceso de negocio gráficamente, ejecutarlo y que los participantes completen las tareas, y finalmente generar automáticamente indicadores de rendimiento en tiempo real e históricos para analizar cómo está funcionando el proceso. Considerando que todo esto se realiza de forma ágil, sin codificar o realizar complejas configuraciones, se considera que Flokzu es uno de los productos más relevantes en la categoría low-code / no-code BPM.
Al tener un proceso completamente automatizado en Flokzu, es el motor de procesos (BPMN Engine) el responsable de interpretar la definición en notación BPMN, evaluar las condiciones, realizar las asignaciones de las tareas a los participantes (humanos u otros sistemas), integrarse con otros sistemas, emitir reportes y enviarlos periódicamente, etc.
En particular, Flokzu BPM en la nube, permite modelar cada proceso de negocio gráficamente, ejecutarlo y que los participantes completen las tareas, y finalmente generar automáticamente indicadores de rendimiento en tiempo real e históricos para analizar cómo está funcionando el proceso. Considerando que todo esto se realiza de forma ágil, sin codificar o realizar complejas configuraciones, se considera que Flokzu es uno de los productos más relevantes en la categoría low-code / no-code BPM.
Al tener un proceso completamente automatizado en Flokzu, es el motor de procesos (BPMN Engine) el responsable de interpretar la definición en notación BPMN, evaluar las condiciones, realizar las asignaciones de las tareas a los participantes (humanos u otros sistemas), integrarse con otros sistemas, emitir reportes y enviarlos periódicamente, etc.
¿Qué problema resuelve una Suite de BPM en la nube?
Los procesos son los músculos de la organización, permiten realizar aquellas actividades necesarias para alcanzar cada uno de los objetivos. Existen procesos productivos (aquellos que son vitales para entregar el producto o servicio de la organización) o de soporte (secundarios y necesarios para los procesos productivos). Cuando esos procesos no son óptimos, la organización pierde competitividad, atiende peor a sus clientes, no crece y hasta pone en riesgo su supervivencia.
La disciplina "gestión de procesos de negocios" (BPM por sus siglas en inglés) propone un ciclo de mejora continua de los procesos. Mediante su formalización, automatización y ejecución en un software llamado BPM Suite, se resuelven los siguientes problemas:
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¿Qué beneficios obtendré?
Sería imposible listar taxativamente todos los beneficios de formalizar y automatizar los procesos de negocios de la organización con un software de BPM en la nube. Sin embargo, con base en más de 17.000 organizaciones suscritas a Flokzu, vemos que los beneficios que más se repiten son:
Mejorar los resultados (reducción de costos, mayor producción)
Consecuencia natural de la automatización de tareas repetitivas y mayor productividad de las personas.
Mayor satisfacción y retención de talentos
al contar con herramientas modernas y colaborativas para su trabajo diario y no perder tiempo en tareas manuales de poco valor agregado.
Mejor integración de la cadena de valor
Insertar desde los proveedores hasta los clientes en un único proceso digital permite una comunicación más fluida y eficiente, asegurando el cumplimiento de SLA con cada uno de ellos.
Visibilidad y Cumplimiento
Los procesos se sacan de “las cabezas de las personas”, se centralizan y se asegura que siempre se ejecuten como fueron diseñados. Esto también permite el impacto inmediato de cualquier cambio (sea por una nueva normativa, cambios en el mercado, reestructuras internas, etc.)
Robustez y escalabilidad
Al tener formalizados y automatizados los procesos, se producen menos fallos e imprevistos, al tiempo que se puede aumentar más fácilmente la producción sin que el aumento de costos sea proporcional.
Modernización y acceso a mercados
La digitalización total de la operativa permite una gestión interna y de cara al cliente moderna y eficaz, clave para capturar nuevos mercados.
Trabajo remoto y asíncrono
Ya no es suficiente con sólo trabajar remoto, hacerlo asíncronamente requiere que la información esté centralizada y disponible a cualquier hora para que las personas puedan completar sus tareas. Esto viabiliza poder contar con el mejor talento, no importa el lugar del mundo en que esté.
Autonomía
Modela tus procesos según la compañía lo necesite, y adaptalos cómo tu quieras. Con tecnología low-code/no-code, podrás automatizar cualquier proceso sin conocimiento en IT o consultorías externas.
Espacio de trabajo colaborativo
Configura Equipos para que trabajen en un proceso particular, o gestionen un departamento de negocio. Esta herramienta permite el trabajo en equipo, colaborativo, remoto y asíncrono, asegurando resultados.
¿Puedo automatizar procesos largos y complejos?
En las organizaciones reales, muchas veces los procesos pueden ser muy complejos (decenas, incluso cientos de etapas), en los que participan muchas personas y roles y puede insumir hasta meses. Piense por ejemplo en un proceso de diseño y lanzamiento de un nuevo producto en una empresa de manufactura, que involucra las áreas de ingeniería, marketing, comercial, financiero, atención al cliente, etc.
Justamente, en estos procesos reales y complejos, es cuando se obtienen los mayores beneficios de la automatización y la colaboración de las personas. Se asegura que las tareas son asignadas y los plazos de ejecución controlados. No hay tareas que queden olvidadas o sin realizar. Se tienen indicadores de tiempos insumidos a nivel del proceso, de cada etapa, y de cada colaborador.
Y lo más importante, se pueden instrumentar cambios en el proceso, de forma inmediata (sin programar), generando una nueva versión del proceso. Se prueba esa versión en el Sandbox, sin poner en riesgo los procesos del ambiente productivo. Y si todo funciona bien, desplegarla en producción con un solo click.
En este artículo, se ilustra con mayor detalle la aplicación de una Suite de BPM en la nube a procesos complejos de organizaciones reales.
¿Cómo participan los usuarios del proceso?
El concepto de “Bandeja de Entrada” (“Inbox” en inglés), centraliza todas las instancias de proceso sobre las que el usuario debe trabajar y completar sus tareas pendientes. Esta bandeja de entrada le permite filtrar por proceso (considerando que puede tener tareas de varios procesos), ordenar por prioridad, identificar las fechas de vencimiento de cada una etc
En el funcionamiento más básico, el usuario accede a una instancia de proceso que le fue asignada, y dispondrá de diferentes botones para tomar las decisiones que correspondan en esta tarea. Estas decisiones fueron definidas al momento de modelar el proceso. Generalmente, cada una de estas decisiones llevará el proceso por un camino diferente. Flokzu permite además utilizar lógica de primer orden para evaluar las condiciones (por ejemplo: “Autorizó Y Monto < 1000”).
Este funcionamiento es muy importante, porque oculta la complejidad de la lógica del negocio al usuario. Así, cada usuario sólo debe preocuparse por completar correctamente su tarea, y es el motor de procesos el encargado de evaluar todas las condiciones y definir las siguientes etapas. Como corolario, es mucho más fácil cambiar las reglas de negocio y asegurar su cumplimiento inmediato.
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¿Cuál es el futuro de estas tecnologías?
La consultora tecnológica Gartner predijo en
este artículo (Abril de 2021) que el mercado global
para tecnologías que permitan la hiperautomatización alcanzará los 600 billones de dólares en 2022. El pilar fundamental de estas tecnologías
es la Gestión y Automatización de Procesos de Negocios, sobre las que se montan otras como la inteligencia artificial.
También menciona que la hiperautomatización permite a las organizaciones identificar, examinar y automatizar rápidamente el mayor número posible de procesos mediante el uso de tecnologías como las suite de BPM en la nube, las plataformas de bajo código (low-code), la robotización de tareas repetitivas (RPA), la inteligencia artificial (IA) y los asistentes virtuales.
En el mediano plazo, Gartner espera una reducción de los costos operativos del 30%, combinando las tecnologías de hiperautomatización con el rediseño de los procesos.
En este camino de digitalización total e hiperautomatización de procesos, las herramientas que son al mismo tiempo amigables y poderosas para soportar procesos reales como Flokzu, se convierten en pilares fundamentales sobre los que construir toda la estrategia digital de cada organización.
También menciona que la hiperautomatización permite a las organizaciones identificar, examinar y automatizar rápidamente el mayor número posible de procesos mediante el uso de tecnologías como las suite de BPM en la nube, las plataformas de bajo código (low-code), la robotización de tareas repetitivas (RPA), la inteligencia artificial (IA) y los asistentes virtuales.
En el mediano plazo, Gartner espera una reducción de los costos operativos del 30%, combinando las tecnologías de hiperautomatización con el rediseño de los procesos.
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