Automação BPM de Baixo Código/Sem Código Impecável

Automação de Gerenciamento de Projetos

Flokzu oferece um portfólio de processos para Automação de Gerenciamento de Projetos. Isso significa que quando você cria uma conta Flokzu, os processos descritos aqui serão pré-configurados para você.

Este portfólio de processos de trabalho pode não estar 100% alinhado com os procedimentos atuais do projeto, mas graças às funcionalidades de baixo código/não código da Flokzu, ajustes podem ser facilmente feitos pelo administrador do sistema interno ou até mesmo por você mesmo, independentemente de você ter conhecimento de TI ou não.

Levando seu jogo para o próximo nível

Os projetos exigem interações multidisciplinares frequentes e complexas, que por sua vez têm impacto direto no desempenho, custo e cronograma. A experiência mostra que projetos com processos automatizados são um divisor de águas.
As empresas de engenharia e EPC normalmente têm seus próprios sistemas de entrega e processos de trabalho, mas não têm controles sobre as interações e transações dos funcionários, que podem ser milhares ao longo de um projeto. Este simples fator humano é a principal causa de projetos de baixo desempenho que não alcançam os KPIs de referência.
Isso pode ser comparado a uma cidade sem semáforos, contra uma cidade equipada com sistemas inteligentes de controle de tráfego.

Redução da duração dos processos de entrega:

As sequências de tarefas do processo, por exemplo, solicitando cotações ou revisando modelos 3D, são automatizadas com controles de tempo e alarmes, garantindo a entrega no prazo.

Consistência e uniformidade na entrega:

Muitos fluxos de trabalho automatizados carregam documentação e modelos pré-formatados para que as tarefas sejam repetidas consistentemente ao longo do projeto.

Maior responsabilidade:

Nenhuma tarefa é deixada desacompanhada. O sistema permite a redesignação dentro de cada instância de processo pelo participante designado. Além disso, usuários aprovados ou o administrador podem reatribuir tarefas por períodos longe do escritório, férias, etc.

Acompanhamento dos processos de trabalho:

O painel em tempo real permite que o gerente de projeto seja informado das instâncias dos processos em andamento, seu status e, mais importante, dos atrasos ou bloqueios que requerem atenção.

Aumento da produtividade e realização de métricas de progresso:

Todos os participantes poderão completar suas tarefas a tempo, o que resultará em uma operação mais eficiente.

Maior reputação e retorno dos negócios através da melhoria contínua de suas operações:

O painel histórico fornece informações úteis sobre o desempenho do fluxo de trabalho para permitir melhorias no conteúdo e funções do fluxo de trabalho.

Recrutamento de pessoal de Engenharia

(esforço e configuração de uma grande equipe)

Da mesma forma, este processo requer a entrada de todas as disciplinas de engenharia para definir os níveis de recursos, ou seja, trabalhos e horas correspondentes. Um erro comum é deixar de validar os orçamentos de homem-hora, nos dois sentidos, em entregas e pessoal.

Revisão dos principais documentos

Esse processo permite que qualquer membro do projeto inicie um processo de revisão de documentos e selecione revisores para fornecer comentários ou aprovações. Há muitos ciclos de fluxo de trabalho disponíveis que permitem itinerários para entrada multidisciplinar.

Inspeção no local

(processo altamente repetível)

As inspeções das instalações ocorrerão com frequência durante o Ciclo de Aquisição. As não conformidades devem ser agilizadas e resolvidas de forma rápida e eficiente para evitar atrasos no projeto. As interações comerciais e técnicas entre o inspetor da planta, o engenheiro de projeto e o departamento de compras são simplificadas com este processo.

Solicitação de orçamento - Suprimentos

(processo multidepartamental e altamente repetitivo)

Esse processo é um dos mais críticos na entrega de projetos, pois é sensível à qualidade, cronograma e custo, altamente repetitivo e envolve o envolvimento de vários departamentos. Há complexidade adicional com o processo de revisão e aprovação com vários backups disponíveis. O fluxo de trabalho é projetado com prática industrial intensiva.

Avaliação de risco de projeto

(processo multi deporte e repetível)

A avaliação de risco é a pedra angular de qualquer projeto para cumprir com os KPIs. É feito com todos os departamentos de projetos, no início e repetido em intervalos regulares durante o curso do projeto. É uma paisagem dinâmica e os riscos evoluem dependendo das etapas do projeto. Esse fluxo de trabalho fornece estrutura para implementar uma estratégia abrangente de mitigação de riscos de projetos.

Escopo de trabalho (configuração do projeto com múltiplas interações)

Não há linha de base do projeto sem um escopo de trabalho. Esse processo fornece um fluxo de trabalho através do qual todos os contribuintes farão suas contribuições de forma estruturada e oportuna. A documentação especializada está associada ao fluxo de trabalho para completar este documento-chave.

Escopo de serviços (configuração do projeto com múltiplas interações)

Muitos profissionais do projeto deixarão de fornecer um Escopo ou Serviço separado ou incluirão esse conteúdo dentro do Escopo do Trabalho. Esse processo permite que essas diferentes definições de escopo de projeto, essenciais para o programa de Gestão de Mudanças, sejam baseadas separadamente.

Revisão de modelos 3D (processo multidisciplinar e repetível)

A revisão do modelo 3D é um processo altamente participativo que requer a contribuição repetível de todas as disciplinas de engenharia, bem como membros da equipe. As várias etapas de revisão estão incluídas no fluxo de trabalho, assim como as iterações e sequências de aprovação.

Onboarding (processo repetível)

O RH está muito familiarizado com o onboarding de novos funcionários dentro de uma empresa. No entanto, os funcionários podem ser transferidos para um projeto específico e o onboarding do projeto nem sempre receberá a mesma atenção. Esse processo está relacionado ao projeto e envolve acesso e segurança, visita e orientação do escritório, configuração de TI, treinamento, reuniões com supervisor e mentor, acompanhamento de RH, etc.

Pacotes de aquisição (configuração e monitoramento do projeto)

O Registro de Pacotes de Aquisição é derivado do Plano de Execução e Aquisição de Projetos. Contém todos os pacotes de aquisição de suprimentos, contratos e serviços. Sua criação é um importante esforço multipartidário com muitos colaboradores. Esse processo permite que todos os participantes designados façam suas contribuições em várias iterações. O Registro de Pacotes de Compras se tornará a base para o planejador de cronogramas de compras.

Relatório de Expedição do Workshop (processo altamente repetitivo e multidepartamental)

Esse processo é fundamental para o cronograma do projeto e permite feedback de Fornecedores e Subpesdices envolvidos na fabricação de equipamentos e materiais adquiridos. O emissor da oficina fornece relatórios regulares de status de progresso para a equipe do projeto que, por sua vez, avalia os impactos contra o cronograma. As não conformidades e mitigações são transmitidas ao Departamento de Compras, que gerencia os aspectos do negócio.

Pedido de cotação - Contrato (processo altamente repetitivo e multidepartamental)

Este é provavelmente um dos processos de entrega de projetos mais importantes. Cristaliza os esforços de engenharia no escopo da instalação, desenhos, especificações, controles de qualidade, limites de bateria, etc. Muitos departamentos estão envolvidos, por exemplo, engenharia, compras, construção, controle de projetos, controle de qualidade, gerenciamento de projetos, cliente, etc. Este processo de trabalho tem todos os componentes para garantir uma produção consistente e de qualidade.

Consulta ao cliente (processo repetitivo e multidepartamental)

Qualquer projeto encontrará a necessidade de esclarecer diversos elementos do escopo de trabalho ou serviços, bem como a necessidade de Documentação do Cliente, por exemplo, documentação da planta existente, estudos, análise de solo, etc. Esse processo de trabalho permite um procedimento formal, estruturado e simplificado para atingir os objetivos de transparência, controle da gestão de mudanças, contribuições contratuais, entrega oportuna, etc.

Pedido de Prêmio de Aquisição (processo altamente repetível e multidepartamental)

Este processo confirma ao Fornecedor selecionado, o escopo, desenhos e especificações acordados. Como nos processos anteriores, a maioria dos departamentos de projetos participa como colaboradores, revisores ou aprovadores.

Solicitação de alteração de pedido (processo repetitivo e multidepartamental)

Esse processo de trabalho reúne, em sequências adequadas, todos os colaboradores associados a alterações no escopo ou atributos de ordens ou contratos previamente emitidos.

Análise de ofertas e recomendações (processo altamente repetitivo e multidepartamental)

Os principais atores nesse processo de trabalho são os departamentos de Engenharia, Compras e Controles de Projetos, com uma sequência de aprovação que envolve todos os stakeholders em Gestão de Projetos.

Autorização de viagem para projetos (processo altamente repetitivo e multidepartamental)

É claro que as empresas têm processos internos para gerenciar pedidos de viagem. No entanto, as políticas de controle e aprovação de viagens de projetos podem ser diferentes. Esse processo é projetado para tais solicitações de aprovação dentro do ambiente do projeto, bem como para a troca de documentação, como itinerário de viagem, reservas, etc.

Aprovação de relatórios de despesas (processo altamente repetitivo e multidepartamental)

A justificativa é a mesma do processo de trabalho anterior e as aprovações do Relatório de Despesas são baseadas em projetos.

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