O que é automação de processos de negócios?
Um processo de negócios é uma tarefa ou grupo de tarefas necessárias para atingir uma meta organizacional específica, como produzir um bem, recrutar novos funcionários ou atrair novos clientes. A questão então surge “o que significa automatizar?” A Automação de Processos de Negócios (BPA) usa tecnologia de ponta para executar operações de negócios com pouca intervenção humana. A Automação de Processos de Negócios costuma ser um subconjunto da disciplina BPMN. software, que torna os processos mais eficientes, quantificáveis e previsíveis.
Com a ajuda da automação de processos de negócios, as organizações podem alcançar a transformação digital. Então, o que é automação? É otimizar tempo e esforços e transformar o trabalho manual em automação digital. É utilizado para reduzir custos e aumentar a qualidade do serviço. À medida que as empresas crescem, há cada vez mais pessoas, equipes, departamentos e responsabilidades para coordenar. Portanto, automatizar seus processos significa que todas as tarefas são oficialmente modeladas e executadas em um só lugar. Isso ajuda a manter o alinhamento da equipe e a produzir KPIs (Indicadores Chave de Desempenho) que podem ser monitorados para detectar problemas antecipadamente e tomar as medidas apropriadas. Consequentemente, você combina todos os quadros de horários de seu processo manual em uma única ferramenta (uma ferramenta de automação de processos), que executará seu processo de acordo com a descrição que você forneceu e os princípios de negócios que você explicitamente declarou. A ferramenta BPM avaliará a qualidade desses processos depois de usá-los várias vezes e fornecerá KPIs que você pode usar para tomar melhores decisões.
Benefícios da automação de processos de negócios. Ser uma organização orientada para processos.
Um dos principais benefícios é a melhoria exponencial da eficiência. Ao enviar tarefas automaticamente para as pessoas encarregadas de concluí-las, você eliminará os períodos de espera e a necessidade de procurar atividades que precisam ser concluídas.
Outro benefício significativo é obter informações sobre como seus processos funcionam fora da mente das pessoas e em um único local onde são modelados usando uma notação padrão. Dessa forma, você pode supervisionar a gestão do conhecimento da empresa e torná-la acessível a qualquer pessoa da organização que dela necessite. Além disso, quando alguém sai da empresa, esse conhecimento não vai com ele, mas fica com a empresa. Por isso, é excelente que as pessoas trabalhem juntas e que todo esse conhecimento esteja centralizado e acessível, auxiliando na melhoria contínua.
O processo de automação é muito simples. Portanto, a agilidade é outra excelente vantagem da automação de processos. Ao usar uma ferramenta de automação de processos de negócios, você pode reagir rapidamente a novas demandas, como necessidades de mercado, regulamentações ou desejos do consumidor. Ao usar uma ferramenta de BPM, você pode modificar rapidamente seus processos e adaptá-los conforme necessário. Por outro lado, se seus processos forem manuais, alterar a forma como eles funcionam será demorado e trabalhoso.
A automação de processos pode liberar a equipe de tarefas de trabalho intensivo para se concentrar em tarefas mais valiosas, eliminando o trabalho tedioso e repetitivo. Isso é fundamental para manter motivadas as pessoas altamente qualificadas, que não costumam gostar de fazer trabalhos chatos e repetitivos. Não apenas do ponto de vista da produtividade, mas eles preferem que essas tarefas sejam automatizadas para que possam se concentrar nas áreas em que realmente agregam valor.
Por fim, a escalabilidade e a capacidade de prever o desempenho de suas operações são outros benefícios significativos. Se seus processos são oficialmente modelados e automatizados, você pode movê-los para outro lugar. Você pode ter certeza de que seus processos funcionarão como você espera neste novo local. Como resultado, você terá maior escalabilidade, pois poderá replicar qualquer processo e apresentá-lo às pessoas sem medo de afetar a eficiência do processo.
Como automatizar os processos de negócios? Primeiros passos
Então, você pode estar se perguntando: “Como é o processo de automação?” Aqui você encontrará as quatro etapas essenciais para automatizar um processo de negócios.
Definir o processo
Você deve construir uma representação gráfica do processo de negócios para ilustrá-lo, bem como definir as regras de negócios que regem suas tarefas.
O padrão mundial para modelagem de processos é conhecido como BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação relativamente básica, mas robusta e adaptável a todos os processos. Você pode modelar seus processos de negócios com confiança usando BPMN. Na Flokzu, fornecemos um mecanismo compatível com BPMN, que permite ler e executar o diagrama BPMN, eliminando a necessidade de códigos ou configurações complexas. Isso significa que qualquer usuário de negócios pode criar seu diagrama BPMN e executá-lo no mecanismo de processo com um único clique, sem a necessidade de conhecimento de TI.
Ao modelar processos de negócios para automatizá-los, você precisará desenvolver vários elementos e pode usar vários artefatos. Os três elementos essenciais são:
1) As tarefas atribuídas a uma pessoa ou a outro sistema com prazo, responsabilidades e decisões a serem tomadas sobre essa tarefa.
2) As informações necessárias para este processo.
3) As regras de negócio que regerão o andamento do processo.
Automatizar o processo usando uma ferramenta BPM
Depois de modelar seu processo na notação BPMN, você deve executá-lo usando um mecanismo BPMN. Existem vários motores de processo no mercado. Por exemplo, Flokzu fornece um específico capaz de interpretar e executar o diagrama BPMN que definimos na fase anterior. Dessa forma, você pode ter certeza de que ele executará tudo o que você modelou em seu diagrama. O mecanismo de processo se encarregará de atribuir tarefas aos usuários e enviar-lhes e-mails para lembrá-los quando tiverem que terminar ou quando chegar a data de vencimento.
Além disso, o mecanismo de processo será responsável por entender as regras de negócio e tomar decisões com base nelas. Por exemplo, em um processo de requisição de compra, pode-se estabelecer que, se o orçamento for superior a US $10.000 (dólares), ele será enviado a um supervisor para uma segunda aprovação. Da mesma forma, esse mecanismo de processo será responsável por produzir o log de saída, que conterá todas as informações sobre o que aconteceu ao longo do processo, quem concluiu qual tarefa e quando.
Monitorar e otimizar o processo
Você pode começar a avaliar o desempenho desses processos assim que estiverem funcionando por duas semanas a um mês. Existem dois indicadores diferentes:
- O indicador em tempo real mostrará como seus processos estão progredindo em tempo real, incluindo quantos estão em uso, quantos usuários foram atribuídos a eles e quantos estão atrasados.
- Por outro lado, existe um indicador histórico que avaliará seus processos durante um período específico. Por exemplo, você pode verificar, do mês anterior, quais processos ainda estão em execução e quais estão em espera. Você também pode ver qual usuário executou mais tarefas naquele período.
Portanto, são os KPIs de longo prazo. Os indicadores em tempo real permitem que você reaja rapidamente para corrigir quaisquer problemas que possam surgir. Os indicadores históricos ajudam a detectar gargalos, dificuldades e melhorias de processos. Por exemplo, quando um usuário/cliente reclama que o processo está atrasado, você tem um sintoma e pode diagnosticar o problema usando os KPIs.
Introduzir um ciclo de melhoria contínua
O início de um ciclo de melhoria é possível uma vez que os KPIs e os dados necessários estejam disponíveis para identificar as falhas e as possibilidades de mudança.
Nesse momento, será especificada a melhoria desejada, o processo será modificado e o processo será introduzido na primeira etapa, que é uma representação gráfica (modelagem do processo). Isso é crucial, pois todo o processo de negócios é continuamente aprimorado como parte da disciplina de gerenciamento de processos. As pessoas não executarão muitos ciclos de atualização se demorarem muito, custar muito ou forem muito perigosos. Portanto, se eles o atualizarem, farão isso apenas uma vez.
Portanto, é crucial empregar tecnologias sem código para introduzir essa mudança de maneira fácil e rápida para determinar se elas são bem-sucedidas ou não. Se tivessem sucesso, continuaríamos com as mudanças; caso contrário, nós os reverteremos. Consequentemente, para gerenciar as versões dos processos e testar essas versões em um local seguro, precisamos novamente de uma solução.
O Flokzu, além de ser uma ferramenta no-code/low-code, oferece uma Sandbox para testar essas versões em um ambiente seguro antes de serem colocadas em uso e funcionalidades para o gerenciamento de processos em versões.
Por que você deve automatizar seus processos de negócios?
Como todos sabemos, as empresas precisam reduzir custos e simplificar seus processos, para que possam usar sistemas de automação de processos de negócios para melhorar determinados processos de negócios. Esses casos de uso podem envolver resposta automatizada, detecção de entrada e aumento de decisão.
Se você não aproveitar a automação de processos para aumentar a eficiência em um ambiente competitivo, provavelmente perderá sua vantagem competitiva e, eventualmente, seu espaço no mercado. A maioria das organizações em todo o mundo automatizam seus processos de negócios, várias das quais o fazem com o Flokzu.
A automatização dos processos de negócios também é feita para manter e atrair trabalhadores excepcionais. Portanto, você deve usar as tecnologias adequadas para evitar trabalhos tediosos e repetitivos.
A realidade é que, se não automatizar seus processos de negócios, perderá uma vantagem competitiva tanto no mundo exterior quanto em seu rendimento completo, fazendo com que crescer exponencialmente seja mais fácil para você no futuro.
Exemplos de automação de processos de negócios
Mais uma vez, surge a pergunta: “Quais processos de negócios devemos automatizar?” Aqui estão vários exemplos de automação em organizações de diferentes setores. Em nossos exemplos, focaremos em aspectos administrativos, que são aplicáveis a diferentes setores.
Registro de faturas
Pode ser tedioso e sujeito a erros rastrear manualmente várias faturas toda semana, mês ou quinzenalmente. Ao automatizar esse processo de negócios, você pode garantir que seus fornecedores recebam seus pagamentos no prazo e agilize o processamento de faturas.
Quando uma fatura é recebida, o primeiro passo é autorizá-la, o que envolve verificar o fornecedor, o valor, a existência de um pedido de compra válido, etc. E se for aprovado, irá para a próxima fase do processo, como o pagamento da fatura. O fornecedor receberá então um e-mail confirmando o pagamento da fatura. Ao automatizar este processo, preservam-se os dados relativos à fatura e às pessoas a ela atribuídas.
Incorporação de trabalhadores
A contratação de pessoal envolve muitos procedimentos, embora possa parecer simples. São várias as atividades envolvidas, como preenchimento de formulários de informações dos funcionários, organização de cursos de integração e treinamento, agendamento de reuniões, abertura de contas bancárias, coleta de documentação necessária e nomeação de mentores.
Sem automação, o processo pode se tornar caótico, levando a uma papelada interminável, tarefas perdidas, insatisfação dos funcionários e baixa produtividade. No entanto, quando a automação de processos de negócios é usada para integração de funcionários, a transição é perfeita, a equipe certa é mantida informada e o status do processo é visível.
Atenção ao Cliente
A experiência do cliente gira em torno de como eles são atendidos. Portanto, seu tratamento deve ser excelente. Lidar com as solicitações do consumidor inclui a triagem de consultas, distribuí-las aos agentes de suporte ao cliente e responder a seus e-mails e mensagens.
Um dos pré-requisitos é preencher um formulário on-line usando o formulários públicos de Flokzu. Depois de o consumidor submeter a sua candidatura online, esta pode ser automaticamente enviada para a área correspondente, tornando o processo mais eficiente e preciso. Assim você poderá controlar melhor as solicitações, ver em que status estão e verificar se foram atendidas.
Vendas / CRM
Em um cenário perfeito, a equipe de vendas passa a maior parte do tempo prospectando e conversando com clientes em potencial, potencializando seus pontos fortes. No entanto, pode acontecer que eles gastem muito tempo em tarefas que podem ser tediosas. Por exemplo, registro de chamadas, arquivamento e transferência para a equipe de implementação são os principais candidatos à automação.
Os workflows digitais permitem que a equipe passe mais tempo com os clientes e menos na entrada manual de dados. Por sua vez, ajuda-os a manterem-se organizados e a não perderem oportunidades. Um bom exemplo é o processo de Registro de Oportunidades Comerciais, aqui você poderá centralizar as informações sobre em que estágio está cada uma das oportunidades comerciais, qual foi a última proposta apresentada. Além de poder gerar relatórios e estatísticas para melhorar cada instância com os clientes.
Gestão de redes sociais
Seria melhor ter cuidado ao automatizar seu departamento de Marketing, pois sua marca é vital para o seu negócio. Aqui, a automatização é imprescindível para acompanhar todo o material que a sua organização produz, através dos diferentes canais digitais.
Flokzu permite atribuir tarefas, agendar e enviar alertas, podendo, por sua vez, integrar-se com um grande número de ferramentas específicas da área, para uma melhor gestão das comunicações entre múltiplas plataformas.
Registro de gastos
Manter o registro de despesas automatizado o torna mais organizado e limpo. Porque? Porque tudo fica registrado na nuvem, com informações detalhadas sobre as pessoas e áreas envolvidas em cada gasto. Por sua vez, permite gerar relatórios para comparar com momentos passados ou diferentes departamentos. Assim, você obtém informações detalhadas e informações de macro simultaneamente. No entanto, se você já utiliza uma ferramenta para realizar este tipo de tarefas, é provável que ela possa ser integrada à ferramenta BPM:
Conciliação contábil
Estabeleça automaticamente novas contas de ERP, divida tarefas, torne visíveis os dados pós-certificação e forneça transparência em todo o processo.
Melhores práticas ao automatizar processos de negócios
Nesta seção, veremos as três principais boas práticas de negócios:
- Mantenha a complexidade e o valor comercial sob controle. Ao selecionar o primeiro processo a automatizar, deve-se escolher aquele que agregue valor à organização. Não adianta dedicar todo o trabalho a um processo que não vai fazer diferença. Ao mesmo tempo, o processo deve ser fácil, pois levará muito tempo e será muito arriscado se você falhar. Portanto, é preciso encontrar um equilíbrio e selecionar um processo que agregue real valor à empresa sem ser excessivamente complexo.
- De acordo com a regra 80-20, toda organização tem algumas atividades que exigem 80% do esforço, despesa e tempo totais. No entanto, representam apenas 20% da receita total. Você tem que focar no fluxo central do processo e não nas partes mais complicadas.
80% das demandas são atendidas concentrando-se no fluxo fundamental. No entanto, digamos que você se concentre em instâncias complexas. Nesse caso, cobrirá apenas 20% dos casos, o que consumirá 80% do seu tempo. Portanto, é muito melhor se concentrar no fluxo regular do processo. Quando todos estiverem satisfeitos com o processo automatizado, você pode continuar adicionando a complexidade que esqueceu de incluir nos primeiros encontros.
- Criar os benefícios mínimos viáveis do processo. Coloque o protótipo nas mãos das pessoas o mais rápido possível, para que você possa ver como funciona e obter feedback. Obviamente, serão necessárias ferramentas de baixo código / sem código, como Flokzu, pois permitirá concluir os processos rapidamente e colocá-los em produção com um único clique.
Como o BPA está relacionado ao gerenciamento de processos de negócios (BPM)?
As ferramentas BPM e BPA visam melhorar a rotina, automatizando tarefas e processos previsíveis. Assim, as organizações poderão fornecer melhores bens e serviços aos consumidores, aumentando a produtividade e reduzindo custos e erros.
No entanto, apesar de terem objetivos comparáveis, às tecnologias BPM e BPA usam estratégias diferentes para alcançá-los. O BPA é uma tática para melhorar processos individuais, enquanto o BPM adota uma ampla perspectiva de negócios. A automação de processos de negócios pode ser usada para monitorar e melhorar continuamente a eficácia dos processos quando aplicada em uma prática de BPM. No entanto, eles também podem trabalhar de forma independente. As ferramentas BPM e BPA podem ser usadas separadamente de um sistema integrado de automação de negócios para aumentar a produtividade e a lucratividade. A combinação de BPA e BPM tem potencial para ser muito eficaz, pois o BPM descreve e fornece uma estrutura para todas as atividades de negócios que serão mapeadas e automatizadas.
Descubra o que mais você pode fazer com Flokzu
Com Flokzu, você pode automatizar seus negócios, compartilhar seus processos e colaborar com uma equipe para melhorá-los. Além disso, você pode implantar esses processos com um único clique para colocá-los em produção rapidamente. Se você precisar testar melhorias em seu processo, poderá fazê-lo em um Sandbox. Além disso, ao liberar uma nova versão do processo, você pode optar por migrar as instâncias existentes para a versão mais recente ou mantê-las em execução com a versão antiga do processo.
Ao utilizar uma ferramenta como o Flokzu, você também pode criar relatórios que contenham informações relevantes para a Administração ou qualquer usuário do sistema e agendá-los para serem enviados a pessoas específicas de forma regular.
Perguntas frequentes
Quais processos de negócios você deve automatizar?
Concordamos que seria preferível ter menos tarefas tediosas em nosso trabalho diário. Portanto, usar a automação de processos de negócios para automatizá-los seria uma boa solução.
Aqui estão os processos mais populares para automatizar:
- Incorporação de trabalhadores
- Suporte ao cliente
- Vendas
- Registro de despesas
Como você automatiza um processo de negócios?
Aqui está um passo a passo simples:
- I. Escolha uma ferramenta que o ajudará a obter os resultados desejados.
- II. Encontre os processos que você precisa automatizar
- III. Descreva seu fluxo de trabalho e inicie seu processo
- IV. Monitore e otimize o processo
- V. Introduz um ciclo de melhoria contínua
Por que você deve automatizar seus processos de negócios?
Simplificando, a automação de processos de negócios elimina os gargalos que causam desperdício de produtividade e dinheiro. Como resultado, todos os aspectos da organização se beneficiaram de uma maior eficiência e economia de esforço e dinheiro resultantes da automação de seus processos.
Quais são as três maneiras de automatizar um processo?
Existem três técnicas para automatizar um processo:
- I. Automatize tarefas específicas.
- II. Automatize todo um processo.
- III.Empregar software e tecnologia para automatizar um processo.
