O que é uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios e como ela funciona?
Uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios (Business Process Management) é um programa de software que auxilia em todas as fases do gerenciamento de processos de negócios, ajudando você a projetar, modelar, executar, monitorar e otimizar seus processos de negócios. As ferramentas de BPM ajudam as empresas a colocar seus planos de negócios em prática. Além disso, eles permitem a integração de aplicativos e sistemas de negócios, como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e planejamento de recursos empresariais (ERP).
As empresas podem determinar quais partes do processo de negócios podem ser automatizadas ou alteradas usando ferramentas BPMS, que coletam dados e realizam análises. As ferramentas BPMS melhoram a produtividade e o moral dos funcionários automatizando atividades manuais, detectando gargalos e dando aos funcionários mais visibilidade sobre como seu trabalho se encaixa em um processo maior.
O BPMS é reconhecido como uma das tecnologias que ajudam as organizações a atingir seus objetivos de transformação digital, pois fornece ferramentas para gerenciar tanto a criação de novos processos de negócios quanto a otimização dos existentes.
Benefícios do software BPM
Redução de risco
As empresas são vulneráveis a erros organizacionais que podem prejudicar sua eficácia devido à natureza dinâmica do ambiente de negócios.
O uso de uma ferramenta BPM permite que o gerenciamento rastreie o uso de recursos, um procedimento padrão para muitos processos e sua execução. Além disso, os gerentes podem identificar ineficiências a tempo de reduzir custos ou melhorar a alocação de recursos.
Uma empresa ágil
As equipes se adaptam melhor às mudanças quando uma ferramenta BPM é implementada com sucesso em sua empresa. Eles conhecem bem seus processos e por que funcionam da maneira que funcionam, portanto, explicar o porquê e o como de uma nova mudança é fácil quando os processos são bem compreendidos.
A clareza do roteiro do processo simplifica a correção do curso. Qualquer ajuste pode ser incorporado imediatamente e é fácil de identificar.
Qualquer ajuste pode ser incorporado imediatamente e é fácil de identificar. Uma organização forte pode se adaptar à mudança. Quaisquer problemas causados por variáveis internas ou externas podem ser evitados e os resultados são muito melhorados. Surgem equipes escaláveis, competitivas e colaborativas.
Garantia de Conformidade com a Política
Várias políticas específicas da divisão e da indústria devem ser seguidas.
É possível agilizar processos e estabelecer uma estrutura para atender todas as políticas internas e externas adotando o software BPMS como solução única. Portanto, o software BPM garante que os procedimentos sejam claros e sigam os padrões estabelecidos.
Acesso controlado para dados
O acesso a dados de várias fontes é necessário para que os funcionários funcionem de forma eficaz. No entanto, isso não significa que eles devam ter acesso a tudo.
O software BPM é a ferramenta ideal para encontrar um equilíbrio saudável entre sobrecarga e deficiência de dados. Você pode ocultar o restante dos dados e restringir o acesso às informações necessárias para executar um trabalho específico.
Os usuários podem ser atribuídos a vários grupos de usuários no Flokzu seguindo as equipes. Você pode usar isso para limitar os dados que eles podem acessar e modificar.
Controle organizacional mais eficaz
Uma compreensão mais profunda dos processos de negócios pela administração reduz o risco e fortalece o controle organizacional.
Este é frequentemente o caso de médias e grandes empresas, que podem ter várias divisões e escritórios. Nesse caso, criar processos aos quais todos os funcionários devem aderir é essencial para o bom funcionamento de uma empresa. O uso de uma ferramenta de BPM torna o gerenciamento desses processos mais gerenciável.
Transformação Digital
A expressão “transformação digital” não é mais uma novidade. O uso de tecnologias e técnicas digitais para melhorar a estabilidade e a flexibilidade da organização é um aspecto crucial da transformação digital.
Os colaboradores pesquisam as melhores opções para suas equipes e criam soluções, potencializando a transformação digital. O uso de plataformas de BPM sem código, como Flokzu, é crucial em suas tentativas de transformação digital.
Colaboração aprimorada
A dificuldade de transferência de processos entre escritórios ou divisões é algo que muitas organizações precisam de ajuda, pois afeta a colaboração dentro de uma organização.
A comunicação do processo é aprimorada com as ferramentas de BPM, pois todos têm acesso às suas visualizações. Além disso, usando a abordagem descrita na ferramenta, quem procura um colega responsável por uma etapa específica do processo pode localizá-lo rapidamente.
Comparação das melhores ferramentas de BPM
| Ferramenta BPM | Interface intuitiva | Acessibilidade | Melhor para resolver tarefas complexas | Ferramenta low code/No code | Teste grátis |
 | Sim | Sim | Sim | Sim | Sim |
 | Sim | Sim | insuficiente | Sim | Sim |
 | Sim | Não | Sim | Não | Sim |
 | Não | Não | Sim | Não | Sim |
 | Não | Sim | insuficiente | Sim | Não |
Bizagi | Sim | Não | Sim | Não | Sim |
 | Não | Não | Sim | Não | Não |
 | Sim | Sim | insuficiente | Sim | Sim |
 | Não | Não | Sim | Sim | Sim |
 | Não | Não | Sim | Sim | Sim |
As 10 principais ferramentas de BPM
Flokzu
Flokzu tem um design amigável com um motor robusto que fornece ao usuário um ambiente simples e produtivo.
Ele oferece uma interface de arrastar e soltar fácil de usar, onde você pode definir prazos, notificações e regras de negócios em qualquer estágio do seu processo. Além disso, o Flokzu é uma solução SaaS (Software as a Service) e, sendo uma ferramenta em nuvem, você evita altos preços de instalação. Além disso, é um software low-code/no-code, assim qualquer usuário empresarial pode automatizar seus processos sem a necessidade de conhecimentos de informática.
Você pode acessar uma biblioteca de processos pré-criados e prontos para o mercado para começar a automatizar sua organização rapidamente. Você não precisa de nenhum conhecimento de TI; Basta criar um formulário público e o fluxo de trabalho a seguir e colocar seu processo em funcionamento.
Depois de automatizar seus processos, você pode coletar dados e analisá-los. Como? Com métricas em tempo real e relatórios personalizados. Você pode enviar ou receber automaticamente esses relatórios sempre que precisar. Isso permite que você encontre possíveis gargalos e melhorar constantemente seus processos.
Kissflow
Kissflow é um sistema BPM baseado em nuvem adequado para empresas de todos os tamanhos. Além disso, auxilia na otimização do trabalho, monitoramento, gerenciamento, criação de aplicativos, customização de formulários, etc. O Kissflow possui um painel personalizado que permite determinar o andamento do seu projeto visualmente, sem a necessidade de código. O painel também fornece acesso a ferramentas de relatórios que permitem verificar KPIs, configurar relatórios ad hoc, exportar dados, realizar análises de dados e muito mais. Além disso, você tem acesso em tempo real a todas as estatísticas e dados. O sistema vem com 50 aplicativos de negócios pré-instalados, como pagamento de fornecedor, reembolso de quilometragem e muito mais.
No entanto, a ferramenta apresenta algumas desvantagens, incluindo uma interface de usuário desatualizada, dificuldades na exportação de dados para e-mail pessoal e incapacidade de acessar ordens de compra antigas para limpeza ou revisão.
ProcessMaker
ProcessMaker é um programa de gerenciamento de processos de negócios (BPM) de baixo código que ajuda você a projetar e automatizar workflows, formulários e processos corporativos. Ele fornece um construtor e modelador de arrastar e soltar para criar sua tarefa e caminho de projeto, pontos de decisão, formulários e muito mais. Você também pode incluir seus formulários, usuários de negócios e conexões de dados no fluxo de trabalho para melhorar a cooperação.
Além disso, o ProcessMaker oferece um painel compatível com SLA que permite que você veja os dados do processo imediatamente. Além disso, permite criar e distribuir gráficos e relatórios que incluem todos os tipos de dados relacionados ao negócio para toda a sua equipe. Um mecanismo de validação de processo também está incluído no ProcessMaker para validação visual de erros de processo e verificação de sintaxe BPMN.
Infelizmente, como o produto é centrado no desenvolvedor e muitos recursos essenciais e práticos exigem codificação complicada, é difícil implementar alterações e melhorias rapidamente. O menu do usuário não é claro e é difícil encontrar opções importantes.
Nintex
Nintex é uma ferramenta de BPM low-code que planeja, organiza e controla visualmente os processos de negócios da sua empresa. Além disso, fornece automação robótica de processos, formulários digitais e automação de fluxo de trabalho para diversas divisões e setores de negócios. Você também pode adicionar widgets personalizados ao seu painel e marcar atividades e procedimentos relevantes. Por sua vez, você pode melhorar seus processos de negócios usando cooperação corporativa e feedback em tempo real.
Além disso, oferece opções para configurar rapidamente as partes interessadas e aprovar alterações com um único clique. Você também pode configurar assinaturas e alertas necessários diretamente do painel.
No entanto, a comunicação é ruim quando um workflow falha. Por exemplo, o remetente não é informado. Um fluxo de trabalho com falha não pode ser iniciado novamente imediatamente. Por exemplo, se um formulário de 50 campos com 25 etapas falhar na etapa 24 por qualquer motivo, será necessário recomeçar.
Zoho Creator
Zoho Creator é uma plataforma de criação de aplicativos de baixo código que permite aos usuários criar formulários personalizados, processos de design e gerar páginas informativas. O Zoho é simples e possui uma interface de usuário gráfica intuitiva. Você pode localizar o que precisa no aplicativo com muito pouca informação.
Independentemente de seus objetivos ou nível de conhecimento de codificação, o Zoho Creator oferece uma plataforma de BPM para ajudá-lo na transformação digital de sua empresa. Construtores de processo simples, editores de código e modelos pré-construídos estão todos incluídos no ambiente que o Zoho oferece. Você pode escolher entre uma biblioteca de modelos disponíveis no programa para formatar seu trabalho do jeito que você quiser. O aplicativo também é apoiado por uma base de usuários considerável que está disposta a ajudar novos usuários a se apossar do programa. Atualizações regulares e alguns dos mais rígidos padrões de segurança protegem o serviço baseado em nuvem.
Como o programa foi desenvolvido usando AJAX, ele pode ocasionalmente agir de forma diferente do que o usuário esperaria. O botão Voltar em navegadores e aplicativos não permite que você avance uma etapa como seria de esperar. O software é adequado para pequenas e médias empresas, mas não pode lidar com processos de negócios complexos.
Bizagi
Bizagi oferece criação de sistema de aplicativo automatizado de baixo código e redesenho de processo sofisticado. Para dar ainda mais liberdade às equipes de projeto, a Bizagi também oferece uma opção de nuvem. Esse recurso permite que as equipes criem interfaces de usuário exclusivas para vários segmentos de clientes e regiões geográficas. As empresas também podem usar o modelador para registrar processos de negócios em um repositório de nuvem centralizado que funciona como uma biblioteca pública. As equipes podem gerenciar projetos BPM de qualquer tamanho e complexidade graças à excelente escalabilidade da plataforma. Além disso, mais de 130 conexões pré-criadas e ferramentas de integração estão acessíveis para ajudar a acelerar o processo de design e desenvolvimento.
Devido à tendência da plataforma para o desenvolvimento de aplicativos oportunistas, os usuários podem não conseguir criar centros de competência de processos de negócios robustos ou requisitos de governança de processos. Além disso, faltam algumas ferramentas para oferecer gerenciamento de casos complicados.
IBM BPM-Software
BPM é uma plataforma completa para gerenciamento de processos de negócios. Ele oferece um conjunto completo de ferramentas para criar, testar e implantar processos de negócios, além de total transparência e compreensão para gerenciar esses processos. Ele segue o padrão BPM. Além disso, o BPM possui um poderoso construtor de formulários que você pode usar para criar praticamente qualquer formulário que desejar. Permite a criação de aplicativos com muitos recursos personalizáveis.
Além disso, é oferecido um gerenciador de administração capaz. Com ele, você poderá gerenciar cada instância de processo, monitorar seus processos de negócios de registro em um repositório de nuvem centralizado que funciona como uma biblioteca pública. As equipes podem gerenciar projetos BPM de qualquer tamanho e complexidade graças à excelente escalabilidade da plataforma. Além disso, mais de 130 conexões pré-criadas e ferramentas de integração estão disponíveis para ajudar a acelerar o processo de design e desenvolvimento.
Progresso, decida se as tarefas estão ou não atrasadas e crie seus próprios relatórios, alertas, limites e outras necessidades de gerenciamento de processos. Ele também possui recursos de análise de dados que você pode usar para aprofundar seus dados e criar gráficos e relatórios personalizados.
Por outro lado, não se destina a usuários corporativos, mas deve ser usado por cientistas da computação. Basicamente, você precisa ter experiência em TI para usar o aplicativo. Ele foi construído pensando nos desenvolvedores, por isso requer muito treinamento e esforço.
Wrike
Wrike é um sistema de gerenciamento de processos de negócios que permite organizar e priorizar seus negócios. Ele também ajuda a simplificar e padronizar as atividades operacionais com o uso de modelos e ferramentas de controle de tempo. O painel em tempo real do Wrike e os recursos de relatórios personalizados facilitam a comunicação das metas e do progresso do projeto. Você receberá análises de projetos personalizados e em tempo real. Além disso, fornece recursos de gerenciamento de portfólio.
No entanto, os usuários não podem alterar a cor, o plano de fundo ou qualquer outro elemento visual de tarefas e projetos no Wrike. Além disso, é difícil de manusear e tem uma longa curva de aprendizado. Na verdade, leva algum tempo para um novo usuário aprender o básico e começar a programar corretamente.
Appian
Appian é um software de BPM low-code que auxilia no desenho, execução, gerenciamento, otimização e automação de seus processos. Além disso, permite conectar e atualizar seu sistema atual, realizar migração de dados e visualizar dados em uma única interface.
Graças aos próprios recursos de design do Appian, você pode criar código uma vez e acessá-lo nativamente em qualquer dispositivo. Com arrastar e soltar, ele permite que você crie soluções baseadas em processos e incorpore o processo em aplicativos existentes. A execução de um processo de negócios orientado a dados requer a capacidade de monitorar e avaliar as demandas do mercado. Além disso, use análise preditiva e análise histórica para encontrar problemas e corrigi-los antes que surjam.
No entanto, o componente de relatórios Appian BPM não oferece muita versatilidade em termos de impressão e relatórios. Além disso, nem todos os navegadores podem usá-lo corretamente, o que pode ser um problema para alguns usuários.
Tibco
Tibco BPM Enterprise é uma plataforma de automação de processos digitais nativa da nuvem com recursos ágeis e escaláveis de low-code, RPA e IA. Os usuários podem facilmente formalizar processos, simplificar procedimentos operacionais e acompanhar o desempenho da equipe com recursos abrangentes de gerenciamento de casos e modelagem visual de dados de casos.
Tibco fornece análises em tempo real e inteligência operacional de alto nível, incluindo inteligência de processo BAM (em AMX BPM), inteligência de negócios BAM, descoberta de dados visuais e análise preditiva (em Spotfire e R), processamento de regras de negócios (em AMX Decisions), CEP dois – plataformas de análise de fluxo (Business Events e StreamBase) e outros recursos. Para uma ampla variedade de aplicativos IoT e de negócios digitais exigentes, o TIBCO oferece suporte aprimorado ao gerenciamento de casos e diferentes abordagens para criar tipos avançados de BPM orientado a eventos. Essas soluções combinam regras de negócios, CEP e AMX BPM.
Embora o portfólio de produtos da TIBCO seja poderoso, a maioria dos projetos de BPM de pequeno a médio porte são extremamente complexos e caros, a menos que exijam análises intensas ou interação em tempo real entre vários aplicativos ou SaaS. Seus fracos recursos para criar aplicativos de alta produtividade significam que ele também é menos bem-sucedido em projetos conduzidos por usuários corporativos.
Funcionalidades importantes das ferramentas de processos de negócios
Dependendo dos aspectos críticos que seu negócio precisa, você precisará selecionar a plataforma de BPM ideal para suas necessidades. Aqui estão alguns dos principais recursos do software BPMS que podem contribuir para o sucesso de suas iniciativas de gerenciamento de processos de negócios:
Modelagem gráfica do processo
O fluxograma do processo é o fator mais importante a ser considerado ao escolher um software de BPM. Os usuários corporativos devem registrar e criar o fluxo do processo em um mecanismo de fluxo de trabalho. No caso de ferramentas específicas, os processos devem ser implementados por meio de código. Embora um modelo de codificação fornece controle total sobre o fluxo do processo, ele pode ser complicado. No entanto, você pode criar e iniciar processos facilmente com uma ferramenta que permite criar workflows visualmente ou graficamente de maneira acessível a qualquer usuário comercial. Dessa forma, a ferramenta não exige um alto nível de conhecimento técnico de seus usuários.
Implantação com um clique
Outro recurso útil é a implantação com um clique. É difícil colocar seu processo em produção depois de modelá-lo? É por isso que é importante poder implantar o processo em vários ambientes, como teste, pré-produção e produção, com um único clique de botão.
Integração com outros sistemas
Você precisa de uma solução de BPM que possa se integrar a outros sistemas de software essenciais. Porque? Porque sem o recurso de integração, você terá que mover manualmente muitos dados para frente e para trás, basicamente eliminando os benefícios da automação. Consequentemente, as ferramentas de gerenciamento de processos de negócios (BPM) são mais úteis com integrações fortes.
O sistema BPM deve estar conectado com todos os outros sistemas da sua empresa para aumentar a produtividade da equipe. Além disso, os processos e atividades centrados no cliente estão se tornando cada vez mais importantes à medida que o cenário de negócios muda. A razão para isso são os desejos em constante mudança dos consumidores, que, se satisfeitos, podem levar a clientes dedicados que lhe trarão grandes benefícios.
Gestão ágil de processos
Tanto a flexibilidade quanto a variabilidade do software de processos de negócios são aprimoradas pela agilidade. Uma mudança no ambiente de trabalho pode tornar necessário modificar seus processos de negócios estabelecidos. Portanto, é essencial ter uma ferramenta de modelagem de processos de negócios que permita editar e melhorar seu fluxo de trabalho e processos de maneira fácil e rápida.
Modelagem eficiente de processos sem código
Os sistemas BPM fornecem às organizações maneiras práticas de simplificar seus processos. Automatizar processos de negócios era uma tarefa difícil antes do desenvolvimento de plataformas sem código. Apenas web designers e especialistas em TI foram capazes de realizá-los. Agora que existem plataformas sem código, os usuários corporativos podem criar aplicativos e implantar processos e formulários de forma independente. Agora eles podem automatizar rapidamente seus processos sem a necessidade de toda a equipe de TI. Aqui é essencial usar uma ferramenta que tenha uma interface amigável, um fluxo de trabalho visual e funções de relatórios simples.
Ferramentas poderosas para elaborar relatórios
É fundamental poder criar relatórios e gráficos sobre dados importantes sem precisar exportá-los para outro programa. Uma ferramenta de relatório integrada pode ajudá-lo a rastrear os principais indicadores de desempenho (KPIs) e criar gráficos personalizados precisos que você pode usar para avaliar a eficácia dos processos e pessoas. Você pode monitorar seus processos atrasados e vencidos, bem como processos vencidos. Considere este um dos principais recursos do software BPM, pois pode reduzir significativamente o trabalho manual e fornecer dados críticos para otimizar continuamente sua organização.
Como escolher a melhor ferramenta de BPM para o seu negócio
A melhor ferramenta BPM depende sempre das necessidades da sua organização. Na maioria dos casos, uma solução de BPM sem código e baseada em nuvem com a capacidade de atribuir o gerenciamento de um único processo a um determinado grupo de usuários é necessária se você deseja que os usuários em sua empresa possam projetar seus processos de maneira independente . Com esse tipo de ferramenta, você verá resultados rapidamente. Com Flokzu, um pequeno investimento lhe dá grandes resultados. Teste Flokzu agora!
Conclusão
O gerenciamento de processos de negócios é o caminho do futuro e muitas empresas já iniciaram sua transformação digital. Escolher a ferramenta de BPM ideal com as funcionalidades necessárias para as necessidades do seu negócio pode ser difícil, pois existem tantas opções no mercado. Lembre-se dos elementos-chave a serem procurados: sem código, fácil de usar e capaz de integrar-se a outras ferramentas. Lembre-se do objetivo: aumentar a velocidade e a eficiência de seus processos de negócios com o software de gerenciamento de processos de negócios.
Perguntas mais frequentes
O que é uma ferramenta de BPM?
Uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios (BPM) oferece suporte no design, modelagem, execução, monitoramento e otimização de processos de negócios em todos os estágios do gerenciamento de processos de negócios.
Qual é a melhor ferramenta de BPM?
Cada usuário tem necessidades diferentes; portanto, a melhor ferramenta nunca é a melhor para todos. No entanto, é verdade que existe uma solução que pode ser melhor para vários fins. Por exemplo, se você precisa de agilidade para melhorar seus processos digitalmente, uma solução BPM sem código como Flokzu é a melhor opção. No entanto, se você deseja uma solução altamente personalizada para especialistas em TI, deve usar um pacote de BPM tradicional orientado ao desenvolvedor.
Quais são os 3 tipos de BPM?
As soluções de BPM podem ser classificadas de acordo com a função que desempenham. As três categorias de gerenciamento de processos de negócios são as seguintes:
- BPM centrado em documentos
Em um BPM centrado em documentos, o documento principal serve como base para todo o processo. O objetivo é que o documento seja aprovado, enviando-o para vários aprovadores ao longo do fluxo de trabalho. Portanto, usando um BPM centrado em documentos, você pode esquecer de enviar e receber seus documentos por e-mail.
- BPM centrado en el humano
Os processos realizados em grande parte por pessoas se enquadram na categoria de BPM centrado no ser humano. Eles geralmente envolvem muitas atividades e permissões diferentes. Consequentemente, recursos como a interface do usuário, temporização, alertas e monitoramento devem ser fáceis de usar.
3. BPM com foco na integração
Um BPM com foco na integração visa garantir que os dados fluam livremente pela rede de ferramentas de software. Ele se concentra na integração de vários sistemas de computador. Como resultado, menos trabalho manual é necessário e a produtividade é aumentada usando um conjunto automatizado e integrado de ferramentas.
O que significa um BPM ágil?
Essa abordagem de processo de negócios permite que sua empresa automatize algumas de suas atividades diárias, ao mesmo tempo em que permite novas entradas inesperadas e oferece uma estrutura para lidar com elas.
