Workflow na Nuvem

Um workflow é um conjunto de atividades, orquestradas e repetíveis, que são executadas para atingir um requisito ou objetivo de negócios.

O que é um pacote de Workflow na nuvem?

É um software avançado, que permite automatizar um fluxo de trabalho completo. E faz isso 100% na nuvem, para que você não precise se preocupar em instalar ou configurar software. Basta ir ao site da Flokzu e usa-lo.

Para automatizar Workflows na nuvem, a primeira coisa é modelá-lo graficamente (usando o padrão internacional BPMN). Em seguida, o mecanismo Workflow, de acordo com o modelo BPMN, coloca tudo para funcionar: distribui tarefas aos usuários, envia e-mails automaticamente, controla os prazos de cada tarefa e se comunica com outros sistemas internos da organização ou na nuvem. Considerando que dentro de uma organização existem muitos fluxos de trabalho, o pacote Cloud Workflow permitirá automatizar todos eles.

It is an advanced software, which allows you to completely automate an entire workflow. And it does it 100% in the cloud, so you don't have to worry about installing or configuring software. You simply log on to the Flokzu website and use it.

To automate cloud workflows, the first thing is to graphically model the workflow (using the international BPMN standard). Then, the Workflow engine, according to the BPMN model, puts everything to work: distributes tasks to users, sends mails automatically, controls the deadlines of each task and communicates with other internal systems of the organization or in the cloud. Considering that within an organization there are many workflows, the Cloud Workflow suite will allow automating all of them.

Once the processes are running, the Cloud Workflow Suite will allow you to measure their performance, to find failures, delays and thus implement improvements. Key performance indicators (KPI's) are these objective measurements of how your process is performing. Instead of making decisions based on perceptions, such as "this process always takes too long", you will be able to make them based on objective data of timing at each stage and each person's workload.

Last, but not least, is the fact that you can implement changes quickly. Here again, the low-code and no-code features allow you to test those improvements you have identified in minutes in the Sandbox (without affecting the processes that are in production), and if everything works well, create a new version of the process and make it available to users with just one click.

Uma vez que os processos estejam funcionando, o Workflow Suite na nuvem permitirá medir sua execução, encontrar falhas, atrasos e assim implementar melhorias. tirá medir sua execução, encontrar falhas, atrasos e assim implementar melhorias. Os Indicadores Chave de Desempenho (KPI's) são essas medidas objetivas do desempenho do seu fluxo de trabalho. Em vez de tomar decisões com base em percepções, como “um processo desses sempre leva muito tempo”, você poderá tomá-las com base em dados objetivos de tempos em cada etapa e carga de trabalho de cada pessoa.

Por último, mas não menos importante, é o fato de poder implementar mudanças rapidamente. Aqui, novamente, os recursos low-code e no-code permitem que essas melhorias que você identificou possam testá-las em minutos no Sandbox (sem afetar os fluxos que estão em produção), e se tudo funcionar bem, crie uma nova versão do processo e disponibilizá-lo aos usuários com apenas um clique.

Várias pessoas em nossa organização devem trocar informações e documentos, a fim de completar sua parte do trabalho. Esse fluxo constante de tarefas pode se tornar caótico, a ponto de impedir o crescimento da organização. Também pode afetar o atendimento ao cliente. E, naturalmente, aumenta os custos quando as pessoas perdem tempo procurando informações ou solucionando problemas de tarefas manuais. Esses fluxos de trabalho manuais, sejam eles realizados por meio de e-mails, planilhas (Excel), Whatsapp, etc., fragilizam o funcionamento da organização, sua competitividade e, portanto, reduzem suas chances de sucesso.

Several people in our organization must exchange information and documents in order to complete their part of the job. This constant flow of tasks can become chaotic, to the point of impeding the growth of the organization. It can also affect customer service. And naturally, it increases costs when people waste time searching for information or resolving manual task errors. These manual workflows, whether done through emails, spreadsheets (Excel), Whatsapp, etc., weaken the organization's performance, its competitiveness and thus reduce its chances of success. Sometimes, they even threaten its survival.

Flokzu's Suite solves the problem completely, it allows you to define and use each workflow in the cloud, without requiring programming or complex configurations. This is why Flokzu is said to be a low-code / no-code tool. Through Flokzu, users have a single place (their inbox), where they receive all the tasks they need to perform. But they also receive the necessary context for each task, all the relevant information (in form fields), as well as attachments (PDFs, Words, Excels), or comments from other colleagues who have worked previously, and the deadline or maximum time available to complete the task.

In this way, the organization's workflows are remarkably organized, and at the same time, people's productivity increases significantly, allowing them to focus on the tasks where they really add value, leaving the software to perform the repetitive tasks.

Às vezes, eles até ameaçam sua sobrevivência.

O Flokzu Suite resolve completamente o problema, permitindo que cada workflow seja definido e utilizado na nuvem, sem necessidade de programação ou configurações complexas. É por isso que o Flokzu é considerado uma ferramenta low-code/no-code. Por meio do Flokzu, os usuários obtêm todas as tarefas que precisam fazer em um só lugar (sua caixa de entrada). Além disso, eles recebem o contexto necessário para cada tarefa. Isso inclui todas as informações relevantes (nos campos do formulário), bem como arquivos anexos.

(PDFs, Words, Excels), ou comentários de outros colegas que trabalharam anteriormente, e o prazo ou tempo máximo disponível para concluir essa tarefa.

Desta forma, os fluxos de trabalho na organização são notavelmente organizados e, ao mesmo tempo, as pessoas aumentam sua produtividade, permitindo que se concentrem nas tarefas onde realmente agregam valor, deixando o software realizar tarefas repetitivas.

Solicitação de crédito ou empréstimo

Este processo típico das entidades financeiras pode ser automatizado e utilizado a partir de qualquer agência, permitindo que todos tenham acesso às informações atualizadas e, assim, prestar um melhor atendimento ao cliente. Nesse processo, são reunidas todas as informações necessárias, como aprovações, autorizações e observações. Quando o processo estiver concluído, você terá uma trilha de auditoria completa que fornecerá informações precisas.
Workflows relacionados com Recursos Humanos

A gestão de todos os formulários e documentos de RH através do Whatsapp ou e-mail é muito ineficiente e cria uma sensação de falta de profissionalismo. Processe com a mesma ferramenta de treinamento em determinados procedimentos ou tecnologias médicas, avisos de faltas imprevistas, solicitações de remanejamento ou mudança de turno, solicitação de novas vagas ou avaliações 360º.
Pedido de orçamento por área

Muitas vezes uma área específica precisa solicitar um determinado orçamento para resolver determinada situação. Normalmente, esse seria um processo longo e confuso, sem uma trilha de auditoria real de quem tomou qual decisão. Ou mesmo qual é o resultado dessa decisão. Ter esse processo formalmente modelado permitirá que você garanta um alto grau de controle antes de comprometer quaisquer recursos em um local que não precise deles. Ou, pelo contrário, atender a assuntos importantes em tempo hábil, otimizando tempo e eficiência.
Inspeção de contas ou garantias

Agende a revisão de uma carteira de ativos (seguros de automóveis, casas, etc.), e ela será executada automaticamente após um determinado período. Você pode esquecer o seu planejamento e colocar esse processo no piloto automático. Além disso, seguir um processo formal e documentado fornecerá clareza e capacidade de auditoria para cada tarefa. Outro benefício de automatizar formalmente seus processos é que você pode medir o desempenho de toda a organização. Utilizando os KPI's e ados objetivos que a Flokzu disponibiliza, será mais fácil e rápido melhorar o desempenho da empresa.
Atenção a pontos de vendas e distribuidores

É vital para a empresa que os pontos de venda e distribuidores enham uma maneira fácil de solicitar material de marketing, amostras, móveis, etc. Você pode automatizar facilmente esses processos com uma ferramenta no-code/low-code. Sem consultoria externa, você pode modelar os processos como achar melhor.

Quais benefícios terei?

Vivemos em um contexto global de hiper automação, onde o software é deixado para fazer o maior número de tarefas possível. A automatização de workflows com Flokzu Workflow in the Cloud faz parte desta tendência, sendo um elemento chave para a eficiência da organização e, consequentemente, para a sua sobrevivência, competitividade e crescimento. Existem muitos benefícios, entre todos, os que se destacam:

Melhorar os resultados da organização

dada maior produtividade das pessoas e redução de custos associados a tarefas manuais e repetitivas.

Atrair e reter os melhores empregados

por não se sobrecarregarem com tarefas chatas, e que possam focar naquelas que agregam mais valor.

Melhor atenção aos clientes

uma vez que a informação flui e está disponível para o informar, os prazos de cada tarefa são respeitados e os produtos e serviços são entregues atempadamente.

Maior cumprimento de normas

uma vez que os fluxos funcionam conforme definido, sem se desviar do seu desenho.

Escalabilidade

ao ter os fluxos de trabalho formalizados, você pode aumentar a produção e o número de pessoas e tudo continuará funcionando.

Acesso a novos mercados

a digitalização total das operações facilita a captação de novos clientes de outras regiões ou nichos de atuação.

Trabalho remoto e assíncrono

Ser 100% digital permite que seja remoto. Que cada tarefa inclua seu contexto permite trabalhar em momentos diferentes (de forma assíncrona). Os KPIs permitem que você se concentre nos resultados (por não poder "ver" o trabalho das pessoas).

Autonomia

Modele seus processos de acordo com as necessidades da empresa e adapte-os como quiser. Com a tecnologia low-code / no-code você pode automatizar qualquer processo sem conhecimento de TI ou consultoria externa.

Espaço de trabalho colaborativo

Configure sua equipe para trabalhar em um processo específico ou gerencie um departamento de negócios. Essa ferramenta permite o trabalho em equipe colaborativo, remoto e assíncrono, garantindo resultados.

A renomada consultoria de tecnologia Gartner afirma que a hiper automação continuará se posicionando como uma das principais tendências tecnológicas para 2021, assente como um pilar fundamental na automação de processos e fluxos de trabalho, e ali construindo outras tecnologias baseadas em inteligência artificial. Notavelmente, em seu relatório de abril de 2021, o Gartner prevê que,até 2024, as organizações reduzirão os custos operacionais em 30%, ombinando tecnologias de hiper automação com processos operacionais projetados.

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