La transformación digital de una empresa no termina cuando un proceso se aprueba. En muchos casos, el verdadero cuello de botella aparece después: contratos que deben imprimirse, documentos que viajan por correo, responsables que firman fuera del sistema, seguimientos manuales, versiones duplicadas y poca visibilidad sobre quién firmó, cuándo y en qué estado está cada documento.
Para resolver ese punto crítico, Flokzu incorpora capacidades de firma digital a sus flujos de trabajo mediante una integración con VaFirma, nuestro nuevo partner tecnológico. Esta alianza permite incluir la firma digital como una tarea nativa dentro de cualquier proceso modelado en Flokzu, ayudando a las organizaciones a digitalizar sus operaciones de punta a punta.
VaFirma es una solución especializada en identidad y firma digital para Latinoamérica. Su enfoque combina seguridad, experiencia de uso y alternativas de firma adaptadas a distintos documentos, canales digitales, usuarios y casos de uso.
¿Qué permite la integración entre Flokzu y VaFirma?
Con esta integración, la firma digital deja de ser una actividad externa al proceso. Ahora puede incorporarse directamente dentro del workflow, con reglas, responsables, trazabilidad y control desde Flokzu.
La integración permite:
- Adjuntar el documento directamente desde el proceso en Flokzu.
- Enviarlo a firma digital sin salir del flujo.
- Definir quiénes deben firmar.
- Seleccionar el tipo de firma requerido: simple, avanzada o biométrica.
- Agregar personas en copia.
- Hacer seguimiento del estado del documento en tiempo real.
- Visualizar si la firma está pendiente o completada.
- Registrar fecha y hora de cada firma.
Además, gracias a las plantillas de impresión de Flokzu, los documentos pueden generarse automáticamente desde la información capturada en el proceso, reduciendo carga manual, errores y pasos intermedios.
En la práctica, esto significa que un contrato, una orden de compra, una aprobación interna, un acuerdo con proveedor o un documento de RRHH puede generarse, enviarse, firmarse y quedar trazado dentro del mismo flujo.
Procesos digitales de punta a punta
Muchas organizaciones ya digitalizaron partes de sus procesos, pero todavía mantienen cortes manuales en momentos clave: imprimir un documento, enviarlo por email, esperar una firma, descargar un archivo, subirlo a otra carpeta o avisar por WhatsApp que ya fue firmado.
Esos cortes generan demoras, pérdida de control y riesgos operativos. También dificultan las auditorías, porque la evidencia queda distribuida en correos, carpetas locales, adjuntos y sistemas desconectados.
Con Flokzu + VaFirma, el proceso puede avanzar de forma continua. Desde la solicitud inicial hasta el documento firmado, todo ocurre dentro del mismo flujo. La firma puede dispararse automáticamente cuando se cumplen determinadas condiciones del proceso, por ejemplo, cuando una aprobación interna fue completada o cuando el monto de una compra supera cierto umbral.
Esto permite acelerar cierres, reducir tareas administrativas y mejorar la experiencia tanto para los equipos internos como para clientes, proveedores o colaboradores externos.
Más trazabilidad, menos seguimiento manual
Uno de los principales beneficios de integrar firma digital dentro de un BPM es la visibilidad. En lugar de consultar por correo, revisar carpetas o pedir actualizaciones manuales, los equipos pueden saber en todo momento:
- Quién ya firmó.
- Quién tiene la firma pendiente.
- Cuándo se firmó.
- En qué etapa del proceso se encuentra el documento.
- Qué historial queda asociado al expediente.
Esta trazabilidad es especialmente relevante para áreas como Legal, Finanzas, Compras, RRHH y Compliance, donde cada aprobación, firma y evidencia puede ser necesaria para auditorías internas, cumplimiento normativo o control de riesgos.
La integración también permite configurar firmantes dinámicos a partir de campos del formulario. Esto hace posible adaptar automáticamente quién debe firmar según cada caso, área, monto, tipo de documento o condición del proceso.
Tipos de firma disponibles
La alianza con VaFirma permite contemplar distintos escenarios de firma según el nivel de seguridad, experiencia de usuario y respaldo requerido por cada proceso.
Entre las alternativas disponibles se incluyen:
- Firma digital calificada con certificado en token.
- Firma digital con certificado en tarjeta criptográfica o DNI.
- Firma digital con certificado en nube.
- Firma digital sin contacto con tecnología NFC.
- Firma digital con validación de identidad biométrica facial.
- Firma digital con validación de huella dactilar.
- Firma digital autógrafa.
Este enfoque es clave porque no todos los documentos requieren el mismo tipo de firma. Algunas operaciones priorizan la máxima garantía jurídica; otras necesitan agilidad, facilidad de uso y adopción masiva. La combinación Flokzu + VaFirma permite elegir el método adecuado para cada documento, usuario, canal o caso de uso.
Casos de uso por área
Recursos Humanos
RRHH puede digitalizar documentos de contratación, acuerdos de confidencialidad, formularios de ingreso, evaluaciones de desempeño, acuerdos de objetivos, documentos de desvinculación y recibos de finiquito.
En procesos de onboarding, por ejemplo, Flokzu puede coordinar la solicitud de información, aprobaciones internas, generación de documentos y envío a firma digital. El resultado es un ingreso más ágil, ordenado y trazable.
Finanzas y Contabilidad
En Finanzas, la integración puede utilizarse para aprobaciones de pagos, transferencias, acuerdos de crédito, contratos de préstamo, declaraciones fiscales, retenciones y otros documentos asociados a transacciones financieras.
Esto ayuda a reducir tiempos de aprobación, evitar intercambios manuales y conservar evidencia completa dentro del expediente del proceso.
Legal
Los equipos legales pueden gestionar contratos comerciales, acuerdos de confidencialidad, contratos de licencia, notificaciones oficiales, autorizaciones, consentimientos y comunicaciones formales.
La ventaja está en centralizar el ciclo completo: generación del documento, revisión, aprobación, firma y trazabilidad posterior.
Ventas y Marketing
En procesos comerciales, Flokzu + VaFirma permite enviar propuestas, acuerdos de precios, contratos de ventas, acuerdos de distribución, contratos de servicios, condiciones comerciales y términos de servicio.
Para equipos comerciales, esto puede traducirse en cierres más rápidos y menor fricción administrativa entre la aprobación de una propuesta y la firma del cliente.
Logística y Compras
Compras y Logística pueden aplicar firma digital en órdenes de compra, acuerdos con proveedores, contratos de suministro, términos de pago y recepción de mercancías o servicios.
La firma queda integrada al proceso, evitando que el cierre documental dependa de correos paralelos o archivos dispersos.
Atención al Cliente y Soporte
En áreas de soporte, la integración puede utilizarse para acuerdos de nivel de servicio, contratos de soporte técnico, devoluciones, reclamaciones, reembolsos, solicitudes de asistencia e intervenciones de mantenimiento.
Esto permite formalizar acuerdos con clientes y conservar evidencia dentro del flujo de atención.
Compliance y Auditoría
Compliance y Auditoría pueden digitalizar la firma de políticas internas, códigos de conducta, manuales, procedimientos, informes de auditoría y declaraciones de cumplimiento normativo.
Para organizaciones reguladas, esta trazabilidad facilita la supervisión, el control interno y la preparación de auditorías.
¿Por qué esto es relevante para empresas en Latinoamérica?
En muchas empresas de la región, los procesos todavía combinan sistemas digitales con pasos manuales. Una solicitud puede iniciarse en una plataforma, aprobarse por correo, firmarse en PDF, almacenarse en una carpeta compartida y reportarse en una planilla. Cada corte aumenta la posibilidad de demoras, errores, duplicación de información y pérdida de evidencia.
La integración entre Flokzu y VaFirma responde a una necesidad concreta: automatizar procesos completos, con firma digital incorporada, sin obligar a los equipos a salir del flujo de trabajo.
VaFirma aporta experiencia regional en firma e identidad digital, con foco en las necesidades técnicas y regulatorias de los mercados latinoamericanos. Flokzu aporta la capacidad de modelar, automatizar, medir y optimizar procesos de negocio sin necesidad de programar.
Juntas, ambas soluciones permiten avanzar hacia operaciones más simples, controladas y escalables.
También lo presentamos en un webinar
Para quienes quieran ver la integración en contexto y profundizar en sus posibilidades, compartimos el webinar realizado junto a VaFirma:
Ver webinar: https://www.youtube.com/watch?v=tD3gHqDEJ1Y
Este contenido es una buena oportunidad para conocer casos de uso, criterios de implementación y formas concretas de incorporar firma digital dentro de procesos ya existentes.
Key Takeaways
- Flokzu incorpora firma digital mediante su integración con VaFirma.
- La firma digital puede agregarse como una tarea nativa dentro de cualquier workflow.
- Los documentos pueden generarse desde Flokzu, enviarse a firma y quedar asociados al expediente del proceso.
- La integración permite seguimiento en tiempo real del estado de firma, responsables, fecha y hora.
- Aplica a procesos de RRHH, Finanzas, Legal, Ventas, Compras, Soporte, Compliance y Auditoría.
- El principal valor está en eliminar cortes manuales entre aprobación, firma y archivo documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la integración entre Flokzu y VaFirma?
Es una integración que permite incorporar firma digital dentro de los flujos de trabajo modelados en Flokzu. De esta forma, los documentos pueden enviarse a firma, ser firmados y quedar trazados dentro del mismo proceso.
¿Qué tipos de firma permite utilizar?
La integración contempla firmas simples, avanzadas y biométricas desde Flokzu. VaFirma también ofrece alternativas como firma con certificado en token, tarjeta criptográfica, certificado en nube, NFC, biometría facial, huella dactilar y firma autógrafa.
¿Se puede generar el documento automáticamente desde Flokzu?
Sí. Mediante las plantillas de impresión de Flokzu, es posible generar documentos automáticamente a partir de los datos del proceso y luego enviarlos a firma digital.
¿Qué áreas pueden usar esta integración?
Puede aplicarse en RRHH, Finanzas, Legal, Ventas, Compras, Logística, Atención al Cliente, Soporte, Compliance y Auditoría.
¿Qué beneficios aporta frente a enviar documentos por email?
Permite centralizar el proceso, reducir seguimiento manual, registrar estados de firma, conservar evidencia, evitar versiones dispersas y mejorar la trazabilidad para auditorías.
¿Tu empresa todavía aprueba en un sistema, firma en otro y hace seguimiento por email?
Con Flokzu + VaFirma puedes automatizar tus procesos de punta a punta, incorporando firma digital, trazabilidad y control en un mismo flujo de trabajo.
Agenda una demo y descubre cómo integrar firma digital a tus procesos de negocio con Flokzu.
