La validación de facturas recibidas es uno de los procesos más críticos en el área financiera. Involucra revisar que los comprobantes cumplan con las condiciones pactadas, que estén correctamente emitidos y que correspondan a pedidos efectivamente entregados o servicios prestados. Cuando este proceso se gestiona por correo o planillas, los errores se multiplican, los pagos se demoran y la trazabilidad desaparece. Con Flokzu, este flujo se automatiza, asegurando validaciones ordenadas, documentación correcta y control completo desde la recepción hasta la aprobación.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una empresa del rubro farmacéutico recibía más de 500 facturas por mes de distintos proveedores. Las facturas llegaban por correo o en papel, y eran revisadas manualmente por el equipo de cuentas a pagar. Muchas veces se generaban errores por facturas duplicadas, datos incompletos o montos que no coincidían con la orden de compra. Esto generaba atrasos en los pagos, reclamos de proveedores y pérdida de credibilidad interna.
Implementaron en Flokzu un proceso en el que cada factura es registrada en un formulario digital, incluyendo proveedor, número de factura, monto, orden de compra vinculada, fecha de emisión y vencimiento. El sistema verifica automáticamente si ese número de factura ya fue ingresado, si existe una orden de compra asociada, y si el monto coincide con lo aprobado.
Si todo está correcto, el flujo continúa hacia revisión contable y aprobación financiera. Si falta información o hay una diferencia, se asigna automáticamente una tarea al solicitante original para resolver el error. Las tareas tienen plazos definidos, y si no se resuelven en tiempo, se escalan.
Con esta automatización, la empresa redujo los errores de carga en un 90 %, y logró pagar en fecha el 100 % de las facturas válidas. También mejoró la relación con proveedores clave y liberó al equipo contable de tareas repetitivas.
¿Por qué automatizar la validación de facturas?
Porque este proceso involucra múltiples validaciones que, si se hacen manualmente, generan demoras, errores y conflictos. Es común que una factura llegue sin orden de compra, con un monto distinto al acordado o sin respaldo de recepción.
Flokzu permite estandarizar la forma en que se recibe y procesa cada factura, asegurando que toda la información necesaria esté en un solo lugar. Además, cada paso queda registrado, con responsables definidos y visibilidad completa del estado de la factura.
¿Cómo funciona el flujo en Flokzu?
Todo comienza con la carga de una nueva factura en el sistema. Puede hacerlo el proveedor mediante un formulario público, o un responsable interno desde su bandeja. Se completan todos los datos y se adjunta el archivo correspondiente (PDF, XML, etc.).
El sistema verifica automáticamente si la factura ya existe y si hay una orden de compra vinculada. Si no la hay, se detiene el proceso y se notifica al solicitante. Si hay coincidencia, se continúa hacia revisión contable. Esta etapa permite validar impositivamente los datos y confirmar que el proveedor esté registrado correctamente.
Una vez validada, la factura pasa a la etapa de aprobación de pago, que puede incluir una o más firmas, según el monto o proveedor. Finalmente, se marca como lista para registrar en el ERP o sistema contable correspondiente.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
- Validación automática de campos obligatorios (CUIT, número de factura, orden de compra)
- Verificación de duplicados
- Asignación de tareas a revisores contables según proveedor o monto
- Alertas por vencimiento de plazo de revisión
- Generación de reportes de facturas ingresadas, pendientes y aprobadas
- Integración con ERP para registrar las facturas aprobadas automáticamente
¿Qué beneficios genera este flujo automatizado?
Reduce errores de carga, acelera los tiempos de revisión, evita pagos duplicados o erróneos y garantiza que cada factura cumpla con el circuito de control antes de ser aprobada. También mejora la relación con proveedores, ya que se puede responder rápidamente sobre el estado de cada factura.
Además, el equipo contable gana tiempo para tareas de mayor valor, como análisis de gastos o conciliaciones. Y la dirección financiera puede ver en tiempo real qué facturas están pendientes, qué montos están comprometidos y qué pagos se aproximan.
