¿Por qué automatizar la gestión de viáticos?
Porque es un proceso que se repite con alta frecuencia, involucra múltiples actores y suele estar lleno de errores, demoras o informalidades. Los colaboradores suelen enviar correos, mensajes o planillas sin control ni estructura clara, lo que genera demoras, reclamos y falta de trazabilidad.
Automatizar el proceso con Flokzu permite estandarizar las solicitudes, definir roles de aprobación, centralizar la documentación y tener visibilidad total del estado de cada viático, desde la solicitud hasta el reembolso o pago.
¿Cómo funciona normalmente la gestión de viáticos sin automatización?
En la mayoría de las empresas, los empleados envían correos o planillas informales con sus gastos, o solicitan anticipos sin un proceso formal. Muchas veces los comprobantes se extravían, las solicitudes quedan sin aprobar por días o no hay una forma clara de saber quién tiene que autorizar cada paso.
Esto genera un cuello de botella administrativo y aumenta el riesgo de errores, fraudes o duplicaciones. Además, el seguimiento manual consume tiempo y recursos, tanto para el solicitante como para el área de administración.
¿Cómo se estructura el proceso de viáticos en Flokzu?
Todo empieza con un formulario digital, accesible desde cualquier dispositivo. En él, el usuario carga los datos de su solicitud: motivo del viaje, fechas, destino, gastos estimados o realizados, y puede adjuntar los comprobantes correspondientes. También puede indicar si necesita un anticipo o simplemente reportar gastos ya realizados.
Una vez enviado, el proceso se ejecuta automáticamente según el flujo definido: revisión por el supervisor, validación del monto, aprobación del área de finanzas o contabilidad, y pago. Cada tarea se asigna automáticamente a quien corresponda, según las reglas del proceso.
¿Qué reglas o condiciones pueden aplicarse en el flujo?
Podés definir condiciones según monto, tipo de gasto, jerarquía o urgencia. Por ejemplo, si el viático supera determinado valor, puede requerir doble aprobación. O si el destino es internacional, se puede incluir una revisión adicional por parte de RRHH o legales.
También se pueden configurar rutas específicas según el área de la empresa o el tipo de evento, así como timers que aseguren que ninguna tarea quede pendiente más allá de cierto plazo. Todo esto se hace visualmente, sin programación, desde el modelador de Flokzu.
¿Qué tareas se pueden automatizar dentro del proceso?
Muchas de las tareas administrativas se pueden resolver automáticamente: envío de alertas, validaciones de campos, control de duplicados, envío de correos al usuario sobre el estado de su solicitud, o generación de reportes mensuales.
Incluso se pueden aplicar fórmulas dentro del formulario para calcular automáticamente montos por día, aplicar topes por tipo de gasto o generar comentarios automáticos cuando falta información clave. También es posible integrar Flokzu con sistemas externos para registrar el gasto o emitir el pago correspondiente.
¿Cómo mejora el control y la trazabilidad del proceso?
Con Flokzu, cada solicitud de viático tiene un identificador único y un historial completo. Podés saber quién la inició, quién la revisó, qué decisiones se tomaron y cuándo se aprobó o rechazó. Todo queda registrado automáticamente, sin intervención manual.
Esto permite auditar fácilmente cualquier solicitud, responder dudas internas o externas y mejorar la transparencia del proceso. Además, podés ver en tiempo real cuántas solicitudes están en curso, cuáles están retrasadas y quién tiene la tarea pendiente.
¿Qué impacto tiene en la experiencia del colaborador?
Es positivo y concreto. Los usuarios pueden iniciar su solicitud desde el celular o la computadora, cargar comprobantes fácilmente y seguir el estado en tiempo real desde su bandeja de tareas. Ya no necesitan enviar correos ni preguntar a quién tienen que enviarle la planilla.
Además, reciben notificaciones claras cuando su solicitud avanza, es aprobada o requiere corrección. Esto elimina la incertidumbre y mejora la relación con el área administrativa, que también se beneficia de un flujo más ordenado y previsible.
¿Qué reportes pueden generarse para este proceso?
Podés configurar reportes por período, por usuario, por tipo de gasto o por área solicitante. También se pueden crear gráficos para visualizar qué sectores hacen más solicitudes, qué destinos son más frecuentes o cuánto se gasta en promedio por viático.
Estos reportes pueden compartirse automáticamente con RRHH, dirección o finanzas, y usarse como insumo para planificación de viajes, análisis de presupuestos o revisión de políticas de gastos. Todo esto se hace desde el módulo de reportería integrado en Flokzu.
¿Cuánto tiempo toma implementar este proceso en Flokzu?
Generalmente, menos de una semana. El flujo de viáticos es uno de los más rápidos de modelar y poner en marcha, porque los formularios son simples y las reglas son claras. Con el apoyo del equipo de Flokzu, podés tener el proceso en producción en pocos días.
Una vez funcionando, es muy fácil iterar sobre él: agregar campos, ajustar condiciones o mejorar reportes. Además, es un excelente punto de partida para sumar otros procesos relacionados, como anticipos de viaje, rendiciones o gestión de transporte.
¿Por qué Flokzu es ideal para automatizar viáticos?
Porque combina facilidad de uso, rapidez de implementación y capacidad de escalar. No necesitás programar ni depender de terceros: vos mismo podés ajustar el flujo según las políticas de tu empresa. Además, podés usar formularios públicos, integrarte con Google Sheets o conectar el flujo con tu sistema contable.
Flokzu te permite ordenar un proceso crítico, con impacto directo en la eficiencia, el cumplimiento y la experiencia de los usuarios. Y lo hace de forma segura, trazable y escalable.
