Todas las empresas cuentan con un proceso para gestionar compras y contrataciones. Sin importar el área de un empleado, muchas veces es necesario solicitar la compra de un producto o la contratación de un servición. Típicamente esa solicitud debe ser aprobada por distintas áreas antes de publicar un llamado.
El proceso de compras y contrataciones es similar al de Compra de insumos, pero fue pensado para aquellos casos donde el importe de la compra/contratación es mayor y debe ser evaluado con mayor detenimiento.
Ventajas de automatizar el proceso de compras y contrataciones:
- Brindar una vía formal para que los empleados puedan solicitar nuevas compras y contrataciones
- Gestionar las solicitudes en tiempo y forma, sin papeles ni traslado físico de documentos
- Quien ingresa la solicitud podrá acceder rápidamente al estado de su solcitud, ver quién la está evualuando y por qué caminos pasó (traza de auditoría)
- Se enviarán notificaciones automáticas si la solicitud es aprobada o rechazada
- Es posible extender el flujo para soportar también la evaluación y adjudicación de ofertas
El workflow del proceso es el siguiente:
Los campos del formulario son:
- Tipo de adquisición (contratación de servicio, adquisición de producto o ambos)
- Descripción de la adquisición
- Monto estimado
- Área Destino
Cada etapa del workflow debe ser asignada al usuario/rol que trabajará en ella. En este caso cualquier miembro de la organización puede ingresar una nueva solicitud.
Para ver cuál es la configuración de la plantilla, haz doble clic en cada etapa del workflow (los íconos del diagrama). Puedes cambiar las condiciones que definen el flujo haciendo soble clic en las flechas que salen de las compuertas (rombos con una X dentro).
Para poner en funcionamiento este proceso en tu organización, primero debes asignar estos roles (Finanzas, Gerencia, etc.) a usuarios. Así recibirán la tarea en su Bandeja de Entrada cuando tengan que completarla. Este video muestra rápidamente cómo importar y editar un proceso predefinido
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
