Plantilla de proceso listo importar y utilizar en Flokzu. Un proceso predefinido para automatizar el reembolso de gastos de los empleados. Puede ser utilizado para todo tipo de gastos: traslados, alojamiento, viajes, insumos, etc.
Ventajas de automatizar este proceso:
- Elimina retrasos al completarse de forma automática en vez de manual.
- Mejora el cumplimiento de las políticas de reembolso de la organización.
- Reduce el tiempo del ciclo de reembolso.
- No implica ningún papeleo, más rápido, económico y libre de errores.
- Puede ser ejecutado desde cualquier lugar, desde un dispositivo móvil.
El workflow de reembolso de gastos
En Flokzu puedes ajustar el workflow del proceso de reembolso de gastos para atender tus necesidades particulares. Este template ya incluye una definición inical, que te servirá para comenzar más rápido. El diagrama inicial en notación BPMN es: :
El formulario del proceso
De la misma forma que con el workflow, este template ya incluye los campos del formulario típicos de un proceso de reembolso de gastos. Estos son:
- Nombre empleado
- Departamento
- Fecha desde
- Fecha hasta
- Descripción
- Total a reembolsar
Los empleados completan los campos y adjuntan los recibos, facturas o boletas. Al iniciar el proceso, crea una nueva solicitud de reembolso donde toda esta información está almacenada en un único lugar. Además pueden añadir información adicional en la Pestaña Comentarios de la instancia de proceso.
Quien revisa la solicitud puede aprobarla inmediatamente, rechazarla o solicitar más información. Puede especificar el tipo de información que falta ingresando un comentario en la instancia de proceso. Luego la instancia de proceso vuelve al Iniciador (el empleado que ingresó la solicitud en primer lugar). Este ciclo puede repetirse cuantas veces sea necesario hasta que esté toda la información necesaria para justificar los gastos.
El sistema notificará automáticamente en caso de que la solicitud de rendición de viáticos o gastos sea aprobada (o rechazada) mediante las Tareas de Envío de Mail.
Es posible modificar el workflow para aplicar las políticas de la organización. Por ejemplo, si los gastos mayores a 200 USD deben pasar por la aprobación del supervisor, el workflow se vería así:
En este ejemplo puedes dividir el flujo en caso de que los gastos sean mayores a 200 USD con la siguiente condición:
Para conocer más acerca de definir condiciones según los valores de un campo, puedes ver este video.
Guardar borrador de la rendición de viáticos
Si estás usando un formulario público para que cualquier persona de tu organización pueda iniciar el proceso de reembolso de gastos, entonces también puedes activar la función de Borrador.
Un caso de uso típico sería:
- El usuario va a almorzar, al finalizar, inicia el proceso de reembolso de gastos y carga en la tabla de gastos rendidos el costo del almuerzo.
- Guarda en Borrador.
- Flokzu le envía un correo electrónico con un link para retomar la solicitud de reembolso en otro momento.
- El usuario a la noche cena, accede a su mail, hace click en el link y agrega el gasto de la cena a la misma solicitud de reembolso.
- Repite el procedimiento tantas veces como sea necesario.
- Al finalizar su viaje, envía la solicitud (termina el borrador). La solicitud inmediatamente inicia el workflow definido.
Activar el proceso en tu cuenta
Recuerda que este y todos nuestros procesos de la Biblioteca tienen roles genéricos (Todos los Usuarios, Administrador, etc.) para la asignación de las tareas. Puedes editarlo para que se adapte a tu organización, crear roles y asignar nuevos usuarios, agregar o eliminar campos al formulario e incluso modificar el workflow. Este video muestra rápidamente cómo importar y editar un proceso predefinido:
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
