El control de vencimientos es un proceso crítico que abarca contratos, certificaciones, seguros, licencias, mantenimientos y más. Si se gestiona con planillas, recordatorios personales o correos aislados, el riesgo de olvidos y fallos operativos es altísimo. Flokzu permite digitalizar este proceso con alertas automáticas, tareas programadas y seguimiento en tiempo real.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una empresa agroindustrial manejaba más de 250 contratos activos con clientes, proveedores y servicios tercerizados. Cada vencimiento se registraba manualmente en una planilla compartida. La carga recaía sobre un solo analista, y los errores o demoras eran comunes. En varias ocasiones, se perdieron plazos para renovar contratos claves, lo que derivó en interrupciones de servicios y penalizaciones.
Con Flokzu, crearon un flujo de control de vencimientos. Cada vez que se firma un nuevo contrato, se completa un formulario digital con todos los datos clave: nombre del documento, parte contratante, fecha de inicio y de vencimiento, responsable, tipo de contrato y archivo adjunto. Se definió una regla para que 30 días antes del vencimiento, se genere una tarea automática de revisión.
Si el responsable no actúa, el flujo escala automáticamente a su superior jerárquico. También se configuró una tarea de renovación que permite adjuntar una nueva versión del contrato y registrar la continuidad. Si el contrato debe cerrarse, se archiva automáticamente con un estado «Finalizado» y se genera un reporte.
En tres meses, la empresa pasó de gestionar contratos de forma reactiva a trabajar de forma preventiva. Se eliminaron pérdidas por vencimientos no atendidos y se mejoró la relación con proveedores estratégicos. Hoy, cada semana, la gerencia recibe un resumen automático con contratos por vencer.
Además, se usaron los reportes de Flokzu para identificar qué tipo de contratos son más propensos a vencerse sin acción, y se ajustaron las reglas para anticipar aún más los plazos críticos.
Este caso no solo mejoró el control operativo, sino que ayudó a profesionalizar el área legal y contractual sin necesidad de sumar personal.
¿Por qué automatizar el control de vencimientos?
Porque un vencimiento no atendido puede derivar en multas, interrupciones de servicio, incumplimientos legales o pérdidas de cobertura. Los errores humanos y los olvidos son inevitables en un sistema manual.
Automatizar este control con Flokzu significa registrar cada documento o contrato con su fecha de vencimiento, y configurar tareas o alertas automáticas que se disparan con anticipación. Esto asegura tiempo para actuar antes de que el problema ocurra.
¿Cómo funciona el flujo de control?
Cada documento o elemento con fecha crítica se registra en un formulario de Flokzu. Se define la fecha de vencimiento y cuántos días antes debe activarse la alerta. Automáticamente, se asigna una tarea de renovación, revisión o actualización.
El proceso también puede incluir aprobaciones internas, consultas a proveedores o generación de reportes para asegurar el cumplimiento en toda la organización.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
Envío de alertas previas, escalamiento si no se atiende a tiempo, cierre automático de procesos resueltos, actualización de estados, integración con calendarios o ERPs para registrar la renovación, y generación de reportes mensuales.
Este tipo de automatización tiene un impacto directo en la continuidad operativa, el cumplimiento legal y la eficiencia del equipo administrativo.
