Las cotizaciones personalizadas en Manufactura pueden ser un dolor de cabeza para las empresas de dicha industria. Fabricar productos no estándar suele ser difícil, implicando salir de la operación y cadena de producción estándar. Debido a ello, estimar los precios, las fechas de entrega, y enviar presupuestos especiales para productos personalizados requiere la colaboración entre varias áreas. Estos flujos de trabajo (workflows) pueden insumir mucho más tiempo del esperado, generando sobrecostos y eventualmente perdiendo la oportunidad de venta.
En este artículo presentamos una solución a este problema que ha demostrado ser muy efectiva. La idea fundamental es contar con un proceso formal, trazable y con vencimientos en sus tareas, para asegurar que las cotizaciones a medida sean construidas y enviadas en tiempo y forma.
Cotizaciones personalizadas en Manufactura.
El funcionamiento básico propuesto para atender de la mejor forma las solicitudes de cotización a medida o personalizadas se basa en:
- Permitir que los clientes soliciten las cotizaciones mediante un formulario público. En este formulario ya especificarán todos los detalles de la cotización especial. También indicarán la fecha de entrega deseada, así como todos los elementos adicionales necesarios para construir la cotización.
- Contar con un flujo de trabajo (workflow) para analizar, construir, enviar al cliente y eventualmente ajustar la propuesta personalizada. Este workflow contará con alertas para asegurar el cumplimiento de los plazos.
Formulario propio de su sitio web
Si ya cuenta con un formulario en su sitio web en el que recibir los pedidos, es posible integrarlo con el proceso de cotización a medida. Simplemente ese formulario existente, debe enviar la información de los campos a Flokzu. Para ello, se utiliza API Pública de Flokzu, que permite iniciar una nueva instancia de proceso (en este caso una nueva cotización personalizada).
Embeber el formulario público en su sitio web
Otra posibilidad, es embeber el formulario público de Flokzu en su propia página web. Cuando se configura el formulario público, se genera un código HTML estándar, que se puede insertar en cualquier página. De esta forma, se preserva toda la identidad y funcionamiento de su sitio web, y al mismo tiempo se obtiene la funcionalidad del formulario público inmediatamente.
El proceso de emitir una cotización a medida
Cada empresa de manufactura tiene un proceso diferente para emitir cotizaciones a medida. Siendo así, es vital que el proceso pueda ser ajustado a sus necesidades particulares.
Flokzu es una de las principales (sino la principal) Suite BPM low-code / no-code del mundo. Esto significa que no requiere programación o configuraciones técnicas complejas para modelar y automatizar procesos. Y por ende, permite que cada empresa ajuste sus procesos a sus necesidades de forma simple y ágil.
A continuación se presenta un ejemplo de un proceso de emisión de cotizaciones personalizadas. El estándar BPMN para el modelado del proceso lo hace fácilmente legible y comprensible.
Beneficios
Al automatizar este proceso de emisión de cotizaciones a medida para clientes de empresas de Manufactura se obtienen los siguientes beneficios:
- Se reducen errores al comprender las necesidades, dado que las mismas son expresadas directamente por el cliente, con mayor nivel de detalle. Es posible en el formulario público definir campos y archivos adjuntos obligatorios para obtener toda la información relevante.
- Menor costo comercial, dado que la especificación de la necesidad la realiza el cliente.
- Asegurar que cada solicitud de cotización sea reaspondida al cliente, sea con una propuesta o la explicación de por qué es inviable.
- Asegurar que se cumplen los tiempos para cada etapa de construcción de la propuesta, y generar alertas en caso contrario.
- Generar un repositorio único y centralizado con todas las solicitudes de cotización, y las propuestas relacionadas.
- Generar indicadores de rendimiento del proceso (KPI) para medirlo objetivamente y mejorarlo.
Conclusiones
Recibir la solicitud y emitir una cotización a media en una industria de manufactura es una actividad clave del negocio. Y también es compleja de gestionar y responder en tiempo por la cantidad de personas y áreas que puede involucrar.
Automatizar este proceso con Flokzu permite recibir las solicitudes con un formulario público. A partir de allí, es posible dar seguimiento a la emisión de la propuesta y asegurar que se cumplan los plazos deseados.
Decenas de empresas de manufactura y otros rubros han automatizado este proceso con nuestra tecnología. Y lo han adaptado a sus propias necesidades, generando ventajas competitivas sostenibles.
Le invitamos a conocer más de estas experiencias. En una reunión de una hora, que puedes agendar aquí, construiremos juntos un proceso completo para gestionar de forma mucho más eficiente las cotizaciones personalizadas en su empresa.
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