¿Cómo automatizar los procesos de negocios? La guía definitiva

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Resumen

¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

Un proceso de negocio es una tarea o grupo de tareas necesarias para cumplir un objetivo organizativo concreto, como producir un bien, integrar a nuevos trabajadores o atraer a nuevos clientes. Surge entonces la pregunta “¿qué significa automatizar?” La automatización de procesos de negocio (BPA – Business Process Automation) utiliza tecnología punta para realizar operaciones empresariales con escasa intervención humana. La automatización de procesos de negocio suele ser un subconjunto de la disciplina BPMN. Es la sustitución automatizada de la asignación y ejecución manual de actividades por un software especializado, lo que hace que los procesos sean más eficaces, cuantificables y predecibles.

Con la ayuda de la automatización de procesos de negocio, las organizaciones pueden lograr la transformación digital. Entonces, ¿qué es la automatización? Es optimizar el tiempo y los esfuerzos y transformar el trabajo manual en automatización digital. Se emplea para reducir costes y aumentar la calidad del servicio. A medida que las empresas adquieren mayor envergadura, cada vez hay más personas, equipos, departamentos y responsabilidades que coordinar. Por lo tanto, automatizar sus procesos significa que todas las tareas se modelan oficialmente y se llevan a cabo en un solo lugar. Esto ayuda a mantener la alineación del equipo y a producir KPI (Key Performance Indicators) que pueden supervisar para detectar problemas a tiempo y tomar las medidas adecuadas. En consecuencia, combinará todas las hojas de registro de su proceso manual en una única herramienta (una herramienta de automatización de procesos), que llevará a cabo su proceso según la descripción que ha proporcionado y los principios empresariales que ha indicado explícitamente. La herramienta BPM evaluará la calidad de estos procesos una vez que los haya utilizado varias veces, y le proporcionará KPIs que podrá utilizar para tomar mejores decisiones.

Beneficios de automatizar procesos de negocio. Ser una organización orientada a procesos.

Uno de los beneficios principales es la mejora exponencial en eficiencia. Al presentar las tareas automáticamente a las personas encargadas de realizarlas, eliminará los periodos de espera y la necesidad de buscar las actividades que deben completarse.

Otra ventaja significativa es conseguir que la información sobre el funcionamiento de sus procesos salga del pensamiento de las personas y se traslade a un único lugar donde se modela siguiendo una notación estándar. De este modo, podrá supervisar la gestión del conocimiento de la empresa y hacerlo accesible a cualquier persona de la organización que lo necesite. Además, cuando alguien abandona la empresa, esos conocimientos no se van con él, sino que se quedan en la empresa. Por lo tanto, es excelente para que las personas puedan trabajar juntas y que todo ese conocimiento esté centralizado y accesible, ayudando a la mejora continua. 

El proceso de automatización es muy sencillo. Por lo que la agilidad es otra excelente ventaja de la automatización de procesos. Cuando se utiliza una herramienta de automatización de procesos de negocio, se puede reaccionar rápidamente a las nuevas demandas, como las necesidades del mercado, las normativas o los deseos de los consumidores. Al utilizar una herramienta BPM, puede modificar rápidamente sus procesos y adaptarlos según sea necesario. Por otro lado, si sus procesos son manuales, cambiar su funcionamiento requerirá mucho tiempo y mano de obra.

La automatización de procesos puede liberar al personal de las tareas que requieran de mucha mano de obra para que se concentre en tareas más valiosas, eliminando los trabajos tediosos y repetitivos. Esto es crucial para mantener motivadas a las personas más cualificadas, que no les suele gustar hacer trabajos aburridos y repetitivos. No solo desde el punto de vista de la productividad, sino que prefieren que esas tareas se automaticen para concentrarse en las áreas en las que realmente ofrecen valor.

Por último, la escalabilidad y la capacidad de prever el rendimiento de sus operaciones son otras ventajas significativas. Si sus procesos están oficialmente modelados y automatizados, puede trasladarlos a otro lugar. Puede estar seguro de que los procesos funcionarán tal y como espera que lo hagan en esta nueva ubicación. Como resultado, dispondrá de una mayor escalabilidad, ya que podrá replicar cualquier proceso e introducir personas al mismo sin temor a que afecte a la eficacia del proceso. 

¿Cómo automatizar procesos de negocio? Primeros pasos

Entonces, se preguntará: “¿Cómo es el proceso de automatización?”. Aquí encontrará los cuatro pasos esenciales para automatizar un proceso de negocio.

Definir el proceso

Debe construir una representación gráfica del proceso empresarial que lo ilustre, además de definir las reglas empresariales que rigen sus tareas.

El estándar global para el modelado de procesos se conoce como BPMN (Business Process Model and Notation) es una notación relativamente básica pero robusta y adaptable a todos los procesos. Puede modelar con confianza sus procesos de negocio utilizando BPMN. En Flokzu, proporcionamos un motor compatible con BPMN, que permite leer y ejecutar el diagrama BPMN, eliminando la necesidad de aplicar código o configuraciones complejas. Esto implica que cualquier usuario de negocio puede construir su diagrama BPMN y luego ejecutarlo en el motor de procesos con un solo clic sin necesidad de conocimientos de TI.

Definir el proceso

Cuando modele procesos de negocio para automatizarlos, deberá desarrollar varios elementos y podría emplear diversos artefactos. Los tres elementos esenciales son: 

1) Las tareas asignadas a una persona o a otro sistema con un plazo, responsabilidades y decisiones a tomar en esta tarea. 

2) La información necesaria para este proceso.

3) Las reglas de negocio que regirán el progreso del proceso.

Automatizar el proceso usando una herramienta BPM

Una vez modelado el proceso en notación BPMN, debe ejecutarlo mediante un motor BPMN. Existen varios motores de procesos en el mercado. Por ejemplo, Flokzu proporciona uno específico capaz de interpretar y ejecutar el diagrama BPMN que definimos en la fase anterior. De esta forma, puedes estar seguro de que realizará todo lo que hayas modelado en tu diagrama. El motor de procesos se encargará de asignar tareas a los usuarios y de enviarles correos electrónicos para recordarles cuándo tienen que terminar o cuándo ha llegado la fecha de vencimiento.

Además, el motor de procesos se encargará de comprender las reglas de negocio y tomar decisiones basadas en ellas. Por ejemplo, en un proceso de solicitud de compra, se puede establecer que si el presupuesto es superior a 10.000 dólares, se envíe a un supervisor para una segunda aprobación. Del mismo modo, este motor de procesos será responsable de producir el registro de salida, que contendrá toda la información sobre lo que sucedió a lo largo del proceso, quién completó qué tarea y cuándo.

Monitorear y optimizar el proceso 

Puede empezar a evaluar el rendimiento de estos procesos una vez que estén preparados y lleven funcionando entre dos semanas y un mes. Existen dos indicadores diferentes: 

  • El indicador en tiempo real mostrará cómo progresan sus procesos en tiempo real, incluyendo cuántos están ahora en uso, cuántos usuarios se les han asignado y cuántos están atrasados. 
  • Por otro lado, existe un indicador histórico que evaluará sus procesos durante un periodo específico. Por ejemplo, puede comprobar, del mes anterior, qué procesos siguen en marcha y cuáles están en espera. También puede observar qué usuario realizó más tareas en ese periodo. 

Se trata, pues, de KPIs a largo plazo. Las indicaciones en tiempo real le permiten reaccionar rápidamente para rectificar cualquier problema que pueda surgir. Los indicadores históricos le ayudan a detectar cuellos de botella, dificultades y mejoras del proceso. Por ejemplo, cuando un usuario/cliente se queja de que el proceso se retrasa, usted tiene un síntoma, y puede diagnosticar el problema utilizando los KPIs.

Introducir un ciclo de mejora continua 

El inicio de un ciclo de mejora es posible una vez que se dispone de los KPI y de los datos necesarios para identificar los fallos y las posibilidades de cambio.

En ese momento, se especificará la mejora deseada, se modificará el proceso y se introducirá el proceso en la primera etapa, que es una representación gráfica (modelización del proceso). Esto es crucial, ya que el proceso empresarial completo se mejora continuamente como parte de la disciplina de gestión de procesos. La gente no ejecutará muchos ciclos de mejora si lleva demasiado tiempo, cuesta demasiado o es demasiado peligroso realizarlo. Entonces, si lo mejoran, solo lo harán una vez.

Por lo tanto, es crucial emplear tecnologías no-code para introducir este cambio fácilmente y determinar rápidamente si tienen éxito o no. Si tuvieran éxito, continuaríamos con los cambios; si no, los revertiríamos. En consecuencia, para gestionar las versiones de los procesos y probar dichas versiones en un lugar seguro, volvemos a necesitar una solución.

Flokzu, además de ser una herramienta no-code / low-code, ofrece un Sandbox para probar dichas versiones en un entorno seguro antes de ser puestas en uso y funcionalidades para la gestión de procesos en versiones.

¿Por qué deberías automatizar tus procesos de negocio?

Como todos sabemos, las empresas deben reducir costes y simplificar sus procesos, por lo que pueden utilizar los sistemas de automatización de procesos de negocio para mejorar determinados procesos empresariales. Estos casos de uso pueden implicar respuesta automatizada, detección de entrada y aumento de decisiones.

Si no aprovecha la automatización de procesos para aumentar la eficacia en un entorno competitivo, lo más probable es que pierda su ventaja competitiva y, con el tiempo, su espacio en el mercado. La mayoría de las organizaciones de todo el mundo han automatizado sus procesos empresariales, varias de las cuales lo hacen con Flokzu.

La automatización de los procesos de negocio también se hace para mantener y atraer a trabajadores excepcionales. Por lo tanto, debe emplear las tecnologías adecuadas para evitar trabajos tediosos y repetitivos. 

La realidad es que, si no automatiza sus procesos de negocio, perderá una ventaja competitiva tanto en el mundo exterior como en su rendimiento completo, haciendo que crecer exponencialmente sea más fácil para usted en el futuro.

Ejemplos de automatización de procesos de negocio

Una vez más, cabe preguntarse: “¿Qué procesos de negocio debemos automatizar?”. He aquí varios ejemplos de automatización en organizaciones de diferentes rubros. En nuestros ejemplos nos centraremos en los aspectos administrativos, que son aplicables a diferentes industrias.

Registro de facturas

Puede resultar tedioso y propenso a errores hacer un seguimiento manual de varias facturas cada semana, mes o quincena. Al automatizar este proceso empresarial, puede asegurarse de que sus proveedores reciben sus pagos a tiempo y agilizar la tramitación de las facturas.

Cuando se recibe una factura, el primer paso es autorizarla, lo que implica comprobar el proveedor, el importe, la existencia de una orden de compra válida, etc. Y si se aprueba, pasará a la siguiente fase del proceso, como puede ser el pago de la factura. El proveedor recibirá entonces un correo electrónico confirmando el pago de la factura. Al automatizar este proceso, se conservan los datos relativos a la factura y a las personas asignadas.

Incorporación de trabajadores

La contratación de personal conlleva muchos trámites, aunque pueda parecer sencilla. Hay varias actividades implicadas, como rellenar los formularios de información de los empleados, organizar cursos de iniciación y formación, concertar reuniones, crear cuentas bancarias, reunir la documentación necesaria y designar mentores.

Sin la automatización, el proceso puede volverse caótico y provocar un papeleo interminable, la omisión de tareas, la insatisfacción de los empleados y una baja productividad. Sin embargo, cuando se utiliza la automatización de procesos de negocio para la incorporación de empleados, la transición es fluida, se mantiene informado al personal adecuado y el estado del proceso es visible.

Atención al Cliente

La experiencia del cliente gira en torno a cómo es atendido. Por tanto, su trato debe ser excelente. Manejar las solicitudes de los consumidores incluye clasificar las consultas, distribuirlas a los agentes de atención al cliente y responder sus correos electrónicos y mensajes.

Uno de los requisitos previos puede ser rellenar un formulario online utilizando los formularios públicos de Flokzu. Una vez que el consumidor haya enviado su solicitud en línea, se podrá enviar automáticamente al área que corresponda, haciendo el proceso más eficiente y acertado. Así podrás controlar mejor las solicitudes, ver en qué estado están y controlar si han sido resueltos. 

Ventas / CRM

En un escenario perfecto, el equipo comercial dedica la mayor parte de su tiempo a la prospección y a entablar conversaciones con potenciales clientes, aprovechando así sus puntos fuertes. Sin embargo, puede suceder que dediquen demasiado tiempo a tareas que pueden resultar tediosas. Por ejemplo, el registro de llamadas, el archivado y el traspaso al equipo de implementación son candidatos principales para la automatización. 

Los workflows digitales permiten al equipo dedicarle más tiempo a los clientes, y menos a la introducción manual de datos. A su vez, los ayuda a mantenerse organizados y no perder oportunidades. Un buen ejemplo es el proceso de Registro de Oportunidades Comerciales, aquí podrá centralizar la información sobre en qué etapa se encuentra cada una de las oportunidades comerciales, cuál fue la última propuesta presentada. Además de poder generar reportes y estadísticas para mejorar cada instancia con los clientes. 

Gestión de redes sociales

Lo mejor sería actuar con cautela a la hora de automatizar su departamento de Marketing, ya que su marca es vital para su negocio. Aquí, la automatización es una necesidad para mantenerse al día con todo el material que su organización produce, a través de los diferentes canales digitales.

Flokzu le permitirá asignar tareas, planificar y enviar alertas A su vez, se puede integrar con un gran número de herramientas específicas del área, para gestionar mejor las comunicaciones a través de muchas plataformas.

Registro de gastos

Mantener automatizado el registro de gastos lo convierte en algo más organizado y prolijo. ¿Por qué? Porque todo queda registrado en la nube, con información detallada de las personas y áreas involucradas en cada gasto. A su vez, le permite generar reportes para comparar con momentos pasados o diferentes departamentos. Así obtiene información detallada e información macro en simultáneo. Sin embargo, si ya utilizas una herramienta para llevar a cabo este tipo de tareas, lo más probable es que se pueda integrar con la herramienta BPM: 

Conciliación contable

Establece automáticamente nuevas cuentas ERP, divide las tareas, haz que los datos posteriores a la certificación sean visibles y da transparencia en todo el proceso.

Mejores prácticas al automatizar procesos de negocio

En esta sección analizaremos las tres buenas prácticas empresariales principales:

  1. Mantener bajo control la complejidad y el valor empresarial. Al seleccionar el primer proceso que se va a automatizar, hay que elegir uno que aporte valor a la organización. No tiene sentido dedicar todo el trabajo a un proceso que no va a marcar la diferencia. Al mismo tiempo, el proceso debe ser sencillo, ya que llevará demasiado tiempo y será demasiado arriesgado si falla. Por tanto, hay que encontrar un equilibrio y seleccionar un proceso que añada valor real a la empresa sin ser excesivamente complejo.
  1. Según la regla del 80-20, toda organización tiene algunas actividades que exigen el 80% del esfuerzo, el gasto y el tiempo totales. Sin embargo, solo representan el 20% de los ingresos totales. Hay que centrarse en el flujo central del proceso y no en las partes más complicadas. 

El 80% de las demandas se satisfacen concentrándose en el flujo fundamental. Sin embargo, supongamos que se centra en las instancias complejas. En ese caso, solo cubrirá el 20% de los casos, lo que le ocupará el 80% de su tiempo. Por lo tanto, es mucho mejor concentrarse en el flujo regular del proceso. Cuando todo el mundo esté satisfecho con el proceso automatizado, puedes seguir añadiendo la complejidad que olvidaste incluir en los primeros encuentros.

  1. Cree los beneficios mínimos viables del proceso. Pon el prototipo en manos de la gente lo antes posible, para que puedas ver cómo funciona y recabar opiniones. Obviamente, se necesitarán herramientas low-code / no-code como Flokzu, ya que te permitirá completar los procesos rápidamente y ponerlos en producción con un solo click. 

¿Cómo se relaciona BPA con la gestión de procesos de negocio (BPM)?

Tanto las herramientas BPM como BPA pretenden mejorar la rutina, automatizando tareas y procesos predecibles. Así las organizaciones podrán suministrar mejores bienes y servicios a los consumidores, aumentando la productividad al tiempo que se reducen costes y errores..

Sin embargo, a pesar de tener objetivos comparables, las tecnologías BPM y BPA emplean distintas estrategias para alcanzarlos. BPA es una táctica para mejorar procesos individuales, mientras que BPM adopta una perspectiva empresarial amplia. La automatización de procesos de negocio puede utilizarse para supervisar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos cuando se aplica dentro de una práctica de BPM. Sin embargo, también pueden funcionar de forma independiente. Las herramientas BPM y BPA pueden utilizarse por separado de un sistema integrado de automatización de negocio para aumentar la productividad y la rentabilidad. La combinación de BPA y BPM tiene el potencial de ser muy eficaz, ya que BPM describe y ofrece un marco para todas las actividades empresariales que serán mapeadas y automatizadas.

Descubre qué más puedes hacer con Flokzu

Con Flokzu, puede llevar a cabo la automatización del negocio, compartir los procesos y colaborar en ellos con un equipo para mejorarlos. Además, puedes desplegar dichos procesos con un solo click para ponerlos en producción rápidamente. Si necesitas probar mejoras de tu proceso, puedes hacerlo en un Sandbox. Además, cuando lanzas una nueva versión del proceso, puedes elegir migrar las instancias existentes a la última versión o mantenerlas funcionando con la versión anterior del proceso.

Al utilizar una herramienta como Flokzu, también puedes crear informes que contengan información relevante para Management o para cualquier usuario del sistema y programarlos para que se envíen a personas concretas con una determinada regularidad.

Preguntas Frecuentes

¿Qué procesos de negocio debería automatizar?

Estamos de acuerdo en que sería preferible tener menos tareas tediosas en nuestro trabajo diario. Por lo tanto, utilizar la automatización de procesos de negocio para automatizarlas sería una buena solución.

Estos son los procesos más populares para automatizar:

  • Incorporación de trabajadores
  • Atención al cliente
  • Ventas
  • Registro de gastos

¿Cómo se hace una automatización de un proceso de negocio?

Aquí presentamos un paso a paso sencillo:

  • I. Elige una herramienta que te ayude a obtener los resultados que deseas.
  • II. Encuentra los procesos que necesitas automatizar 
  • III. Describe tu workflow y lanza tu proceso
  • IV. Supervise y optimice el proceso
  • V. Introduce un ciclo de mejora continua

¿Por qué debería automatizar sus procesos de negocio?

En pocas palabras, la automatización de los procesos de negocio elimina los cuellos de botella que provocan el despilfarro de productividad y dinero. Como resultado, todos los aspectos de la organización se beneficiarían de una mayor eficiencia y un ahorro de esfuerzos y dinero fruto de la automatización de sus procesos.

¿Cuáles son las tres formas de automatizar un proceso?

Existen tres técnicas para automatizar un proceso:

  • I. Automatizar tareas concretas.
  • II. Automatizar un proceso completo.
  • III.Emplear software y tecnología para automatizar un proceso.
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Sobre el autor

Juan Moreno

Juan Moreno

Sou empreendedor, fundador e investidor em empresas de tecnologia desde 2001, com uma visão B2B e foco em tecnologias inovadoras. Sobre o que falo? Concentro-me em tecnologia da informação aplicada como ferramenta de eficácia e eficiência em organizações reais. Em particular, especializo-me em digitalização e gestão de processos de negócios, envolvendo aspectos de automação de processos, inteligência artificial e ferramentas no-code. Sempre aplico uma abordagem pragmática, priorizando a aplicação efetiva das tecnologias em empresas reais. Minha trajetória: Sou Engenheiro de Informática, tenho um doutorado em Engenharia de Software e um MBA. Sou professor universitário desde 2002, atualmente leciono em cursos de graduação, pós-graduação e conferências. Como empreendedor, fundei 5 empresas de tecnologia e sou investidor anjo em outras. Sou ganhador do Prêmio Nacional de Inovação, com dezenas de publicações acadêmicas e dois livros. Meu papel na Flokzu: Atualmente, desempenho o papel de Chief Strategy Officer, onde cuido da estratégia de médio e longo prazo do produto e da empresa. Parte do meu trabalho é avaliar tendências tecnológicas e sua incorporação para garantir que a Flokzu se torne cada vez mais útil para nossos clientes. Também envolve entender a realidade e as necessidades dos nossos clientes para assegurar uma combinação perfeita com o que a Flokzu oferece. Finalmente, também faz parte do meu trabalho evangelizar a disciplina de Gestão de Processos de Negócios e as tecnologias no-code em todo o mundo, através de publicações, conferências, oficinas ou cursos completos.

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