Caso de éxito Multicontainer es el testimonio de una multinacional del área de los contenedores marítimos que adoptó la disciplina de BPM con Flokzu. Este artículo cubre la automatización y gestión de varios procesos de negocios administrativos y comerciales, realizados por personas distribuidas geográficamente en varios países.
El caso de éxito Multicontainer
Multicontainer una empresa multinacional especializada en el alquiler y venta de contenedores marítimos con oficinas y operaciones en más de 20 países, incluyendo Estados Unidos, Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, Perú, Panamá, Paraguay, Uruguay y varios países en Europa.
Lo que necesitábamos era una solución como Flokzu, porque mucho trabajo se coordinaba por teléfono, Skype, mail, pero no teníamos un lugar donde registrar la operativa diaria. Nos permitió trabajar a la distancia, recordar fácilmente qué teníamos que hacer cada día y buscar información rápidamente.
Procesos instrumentados
El proceso que mayor uso tiene es el de Registro de Oportunidades Comerciales y fue el pilar fundamental del caso de éxito Multicontainer. La información intercambiada con los potenciales clientes se registra en un formulario diseñado en Flokzu y luego sigue un proceso hasta la concreción (o no) de la venta. Los vendedores pueden estar en el campo vendiendo dos contenedores para construir un módulo vivienda, o en la gran ciudad con una operación de decenas de contenedores Dry. El proceso permite que desde la Oficina Central se conozca la operación y tomen decisiones inteligentes, considerando por ejemplo los contenedores que ingresarán en un puerto cercano.
Otro proceso es el de Facturación. Una vez que se concretó el negocio, es posible facturar ordenadamente porque toda la información relevante está en Flokzu. Considerando el país, los contenedores vendidos y otras variables, Flokzu realiza los cálculos necesarios (impuestos, conversión de monedas, etc.), facilitando facturar más rápido y reducir así tiempos y costos financieros.
Además, se implementó un proceso de Registro de Incidentes y roturas para reportar contenedores refrigerados que sufren un desperfecto. De esa forma se lleva el control de qué ocurrió, cómo se solucionó, qué costo tuvo, etc. Es muy importante en estos casos reaccionar rápido, dado que usualmente los contenedores refrigerados resguardan comida. (Te puede revisar nuestra Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento)
Otros procesos administrativos y de soporte también forman parte del caso de éxito Multicontainer, tales como «Solicitud y aprobación de pequeñas compras», «Revisión y aprobación de Inversiones», «Recepción y Atención de Quejas», etc.
3 elementos clave de Transformación Digital
El caso de éxito Multicontainer se basa en 3 pilares fundamentales, derivados de la corriente actual de Transformación Digital:
- BPM en la nube. Se necesitaba automatizar las operaciones rápidamente, en varios países, y sin complejas configuraciones. Evitar instalar software, comprar licencias perpetuas caras e implementaciones de largo aliento, fueron fundamentales. Los resultados se alcanzaron rápidamente.
- BPM sin codificar (No-Code). Programar software es caro, lleva tiempo y es difícil de mantener y evolucionar. Era claro que Multicontainer necesitaba agilidad para configurar los procesos. Pero sobre todo, para hacerlos evolucionar a medida que entraban en nuevos países. Flokzu permitió instrumentar decenas de procesos sin escribir una sola línea de código.
- Microservicios. Y para aquellas funcionalidades más complejas, Flokzu se integró con servicios provistos por sistemas legados, o las aplicaciones Web favoritas de los usuarios vía Zapier.
Funcionalidades destacadas
Muchas de las funcionalidades de Flokzu resultaron particularmente útiles para gestionar el trabajo. En especial se destacan:
- Búsquedas: se utilizan para encontrar rápidamente toda la información sobre un cliente. Toda la información ingresada en Flokzu puede ser luego buscada, incluyendo los archivos adjuntos. Esto facilitó reutilizar propuestas comerciales. Y cuando un viejo cliente llama, tener toda su información inmediatamente disponible.
Comentarios: permiten intercambiar notas sin necesidad de enviar mails entre los miembros del equipo. Cuando se requiere una opinión particular, simplemente se menciona a ese usuario en el comentario y este recibe una notificación automática. Los comentarios flexibilizan el trabajo, todos los imprevistos que surgen, las preguntas y anotaciones extra pueden plasmarse allí para que quede un registro.
Temporizadores y notificaciones: los procesos de Multicontainer están configurados para enviar recordatorios automáticos a los cargos comerciales. Así, es fácil recordar que hay que hacerle seguimiento a cierto cliente. Además, los gerentes son alertados automáticamente cuando algo importante requiere su atención.
Favoritos: las oportunidades comerciales particularmente interesantes se pueden destacar para encontrarlas más fácilmente luego.
Métricas y Reportes: toda la actividad registrada en Flokzu se plasma en un panel. Quien administra la organización puede identificar rápidamente qué comercial registró más oportunidades. También puede ver quién las cierra más rápido, cuánto vendió cada uno, etc. Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI’s), son fundamentales para tomar decisiones basadas en medidas objetivas y no percepciones subjetivas.
Mostraron interés en las cosas que dijimos. Se interesan en el cliente, en buscarle la solución, en ayudarlo para que la herramienta realmente sirva. Nos ayudaron a modelar los procesos. Hemos tenido muy buena respuesta del equipo de Flokzu.
Algunos números y beneficios desde que utilizan Flokzu
Algunos números fríos:
- +30% de concreción de oportunidades, después de formalizar y automatizar el proceso con Flokzu.
- 4 Meses Retorno de la Inversión (ROI), considerando solamente el incremento de ventas.
- +100 horas administrativas ahorradas por mes, debido al proceso de Facturación automatizado.
Al contar con Flokzu pudimos enfocar nuestro tiempo en cosas más importantes. Evitamos aquellas que no aportan valor al negocio. Principalmente, nos ayudó a ordenarnos y a ahorrar tiempo.
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
