UCU - Flokzu

Universidad Católica del Uruguay

Uruguay

Perfil del Cliente

Instalada en Montevideo y en varias ciudades del interior, la Universidad Católica del Uruguay (UCU) es la universidad privada más antigua del país y la más extendida geográficamente.

Desde el momento de su nacimiento, la Universidad Católica del Uruguay se impuso el reto de ser una opción diferente en la enseñanza universitaria. Eso la llevó a trabajar en áreas previamente desatendidas y a jugar un papel innovador en el desarrollo de nuevos métodos educativos y en la evangelización de la cultura. Hoy, con ocho mil estudiantes en sus aulas y varias decenas de programas académicos en ejecución, vive una etapa de consolidación y se enfrenta al desafío de dar respuesta a los nuevos requerimientos de la sociedad uruguaya.

2013

Año en el que comenzó nuestra colaboración

+8.000

estudiantes

3

Campus en el país

1882

año de creación

Contexto

Cuando comenzó la instrumentación de INTEGRADOC (ahora llamado Flokzu on-premise) en la Universidad Católica del Uruguay, el papel era ser el principal soporte de sus procesos para el ingreso y contratación de docentes y otros cargos. Sin embargo, también existían otros procesos que podían ser mejorados, y que fueron siendo automatizados gradual y posteriormente. En todos ellos, las capacidades de gestión documental de nuestra herramienta fueron claves.

Transformación digital

Cientos de papeles debían ser trasladados, lo que era un problema en sí por su volumen. Se requería personal y carritos para hacerlo. Ahora todos estos documentos son digitales.

Reducción de tiempos

Aumento de productividad. Reducción de tiempos insumidos en recibir y completar las tareas asignadas a cada persona.

Ahorro de recursos

Cada postulación, especialmente las académicas, implicaba la impresión de cientos de hojas (curriculums), tiempo dedicado a su archivado y traslado.

Reducción de huella ambiental

Reducción de la huella ambiental (papel, insumos, energía). En el primer año de uso, se ahorraron 47.500 hojas impresas (nota periodística)

Reducción de riesgo

Eliminación de riesgos de deterioro y pérdida de los documentos impresos.

Capacitación

Se implantó nuestro software BPM junto a un equipo interno de la UCU, quienes con gran compromiso por la mejora interna de los procesos, rápidamente tomo autonomía en el uso de la herramienta. Es importante notar que en este equipo no había programadores, sino profesionales de otras áreas que conocían muy bien los procesos de la universidad, y que adoptaron la notación BPMN.