La gestión empresarial (business management) es la disciplina que consiste en supervisar las operaciones, los procesos y los recursos de una empresa para alcanzar las metas y los objetivos de la organización. Implica planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos, incluidas las personas, las finanzas, los materiales y la tecnología, para lograr con eficiencia y eficacia los resultados deseados.
El papel de un gestor empresarial suele incluir la toma de decisiones estratégicas, la asignación de recursos y la creación de políticas que guíen las operaciones diarias de la empresa. La gestión de una empresa abarca varios aspectos de la administración empresarial, como las finanzas, la contabilidad, los recursos humanos, el marketing, las operaciones y la logística.
Un exitoso gestor empresarial debe tener excelentes dotes de liderazgo, capacidad de comunicación y de resolución de problemas, y habilidad para tomar decisiones acertadas. Pero no es suficiente. También debe tener conocimientos específicos del sector, incluidos los fundamentos técnicos, empresariales y comerciales (por ejemplo: comprensión de las tendencias del mercado y las necesidades de los clientes).
Principales áreas de la gestión empresarial
Existen varias áreas principales cuando hablamos sobre la gestión empresarial, entre las que se incluyen:
- Gestión estratégica: implica establecer la dirección general de la organización y elaborar planes a largo plazo para alcanzar las metas y objetivos de la empresa. Esto implica analizar el entorno externo, identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa y desarrollar estrategias para posicionarla de cara al éxito.
- Gestión financiera: implica gestionar los recursos financieros de la organización, como presupuestos, previsiones, análisis financieros y gestión de inversiones.
- Gestión de marketing: consiste en identificar y comprender las necesidades de los clientes, desarrollar y aplicar estrategias de marketing y gestionar la promoción y distribución de los productos o servicios de la empresa.
- Gestión de operaciones: implica gestionar los procesos y sistemas que producen y suministran los productos o servicios de la empresa. Incluye la gestión de la cadena de suministro, la gestión de la producción y la logística.
- Gestión de recursos humanos: implica la gestión de los empleados de la empresa, incluida la selección, contratación, formación, desarrollo, evaluación del rendimiento y retribución.
- Gestión de las tecnologías de la información: implica la gestión de la infraestructura tecnológica de la empresa, incluidos el hardware, el software y la gestión de datos, para apoyar los objetivos empresariales de la empresa.
- Gestión de riesgos: La gestión de riesgos implica identificar y gestionar los riesgos a los que se enfrenta la empresa, como los riesgos financieros, los riesgos legales y los riesgos operativos. Esto incluye el desarrollo de planes de gestión de riesgos y la aplicación de estrategias para mitigarlos.
En todas estas áreas, por supuesto, algunos procesos dirigen la operación. Por lo tanto, la disciplina de gestión de procesos de negocio puede ayudar en todas estas áreas y no se limita solo a la Tecnología. De hecho, el área de Tecnología asume un papel de apoyo, ayudando a elegir y operar la Suite BPM adecuada para que las demás áreas sean más eficientes en la ejecución de sus procesos.
Tácticas de gestión empresarial más comunes
A la hora de gestionar una empresa pueden utilizarse muchas tácticas diferentes, en función de los objetivos y retos específicos de la organización. He aquí algunas de las tácticas más comunes que hemos visto:
- Establecer metas y objetivos claros. Esto ayuda a proporcionar dirección y enfoque a la organización y permite a los directivos hacer un seguimiento del progreso y medir el éxito.
- Elaborar un plan estratégico que describa las acciones necesarias para alcanzar los objetivos. Esto ayuda a garantizar que los recursos se asignan eficazmente y que todo el mundo trabaja por los mismos objetivos.
- Comunicación eficaz, lo que incluye comunicar objetivos y expectativas, proporcionar feedback y reconocimiento, y establecer relaciones con las partes interesadas y los empleados.
- Supervisar y gestionar el rendimiento de los empleados, estableciendo normas de rendimiento, proporcionando feedback y coaching, y abordando los problemas de rendimiento con prontitud y eficacia.
- Implantar procesos y sistemas de mejora continua. Esto implica revisar y perfeccionar periódicamente los procesos y prácticas para optimizar el rendimiento y garantizar que la organización está funcionando al máximo (Sí, este es precisamente el espíritu de la Disciplina BPM, lo discutiremos más adelante).
- Crear equipos sólidos es esencial para el éxito de un sistema de gestión empresarial. Esto implica crear un entorno de trabajo de apoyo y colaboración, establecer funciones y responsabilidades claras y ofrecer oportunidades para que los miembros del equipo se desarrollen y crezcan.
- Fomentar la innovación y la creatividad implica crear una cultura que apoye las nuevas ideas y la experimentación, y proporcionar recursos y apoyo a proyectos e iniciativas innovadoras.
- Identificar y gestionar los riesgos es una táctica crucial que implica evaluar las amenazas potenciales, desarrollar estrategias para mitigarlas y disponer de planes de contingencia para hacer frente a imprevistos.
Principios críticos de la gran gestión
A lo largo de los años se han identificado y debatido muchos principios de una excelente gestión. He aquí algunos principios fundamentales:
- La gran gestión debe desarrollar un canal de comunicación claro y eficaz con los empleados, las partes interesadas y los clientes. Los directivos deben ser capaces de articular sus expectativas, proporcionar retroalimentación y fomentar el diálogo. Los procesos automatizados pueden garantizar que la comunicación sea clara y coherente con los empleados y las partes interesadas, y las notificaciones y alertas automatizadas pueden garantizar que los mensajes se transmitan con prontitud y coherencia.
- Tener una visión clara del futuro de la empresa y desarrollar un plan estratégico para alcanzar esa visión es vital a la hora de dirigir un equipo. Los directivos deben ser capaces de comunicar la visión a los empleados y motivarlos para que trabajen en pos de ella. Los procesos empresariales y sus tareas deben alinearse con la visión y la estrategia de la empresa.
- Empatía e inteligencia emocional: Los grandes directivos entienden y empatizan con las perspectivas y emociones de sus empleados. Pueden establecer relaciones con sus empleados y comunicarse de forma comprensiva y constructiva. La falta de tiempo para la gestión de la empresa suele ser un impedimento para construir estas relaciones. Naturalmente, eliminar el papel, reducir los interminables hilos de correo electrónico y sustituir las tareas repetitivas por procesos automatizados ayudan a recuperar el tiempo necesario para mantener conversaciones significativas que generen confianza y relaciones.
- Asumir la responsabilidad de sus acciones y supervisar al detalle el rendimiento de los empleados son aspectos clave que permiten rendir cuentas. De este modo, los grandes directivos generan credibilidad y confianza, estableciendo expectativas claras y proporcionando feedback sobre el rendimiento. Los procesos empresariales automatizados pueden incluir KPI para facilitar el seguimiento del rendimiento y la responsabilización de los empleados por sus acciones.
- Los grandes directivos se comprometen a aprender y crecer. Detenerse es retroceder. Los grandes líderes lo saben y buscan continuamente incorporar nuevos conocimientos y habilidades para sí mismos y, lo que es más importante, para sus equipos. Naturalmente, la automatización de los flujos de procesos de evaluación de los empleados y de los procesos de solicitud, aprobación y evaluación de las inversiones en formación facilita la aplicación de una política de formación continua.
- La innovación y la creatividad son ingredientes insustituibles cuando hablamos de los fundamentos de la gestión empresarial, ya que son necesarios para resolver problemas complejos o situaciones inesperadas. Naturalmente, los mejores líderes asumen riesgos para alcanzar grandes metas. Y por el camino, se enfrentan a problemas desafiantes para los que no existe una solución obvia. En estos casos, la capacidad de innovación y creatividad del equipo son factores críticos para el éxito. Hemos visto grandes resultados automatizando procesos para gestionar ideas (para que no se pierdan), pero sobre todo, para seguir su evolución hasta que se convierten en una solución factible y eficaz.
- Todos reconocemos la importancia del trabajo en equipo y la colaboración. Los grandes líderes lo hacen posible. Generan un entorno de trabajo en el que existe confianza, objetivos compartidos, recompensas para el equipo (además de las individuales) y una retroalimentación precisa y oportuna para corregir todo lo que necesite mejorar. Los procesos empresariales son colaborativos por definición, en los que se asignan tareas a distintos miembros de la organización para alcanzar juntos uno de los objetivos empresariales. Los KPI de un proceso también sirven como alertas para tomar medidas a tiempo.
- Las dos últimas características a destacar son la resiliencia y la adaptabilidad. La resiliencia permite a los grandes directivos enfrentarse a los retos y levantarse una y otra vez ante el fracaso hasta alcanzar el éxito. Pero para que la resiliencia funcione, el líder debe tener una gran flexibilidad para adaptarse a situaciones y contextos inesperados. Los líderes suelen verse obligados a tomar decisiones en situaciones inciertas y complejas, con muy poca información. Pero los grandes líderes son flexibles y ágiles para cambiar de postura si se equivocan y adaptarse rápidamente. Herramientas sin código como Flokzu son ejemplos de instrumentos que los líderes pueden utilizar para adaptarse rápidamente. Modificar un proceso en minutos y desplegarlo a todos los usuarios les permite responder con éxito a cambios imprevistos en el mercado, el equipo, la normativa, etc.
En general, una gran gestión requiere una combinación de habilidades, rasgos y prácticas que permitan a los directivos liderar con eficacia, establecer relaciones sólidas y alcanzar sus objetivos. Una suite BPM es una valiosa herramienta al servicio de la gestión empresarial. Al mismo tiempo, los procesos automatizados pueden ayudar a los directivos a mejorar la comunicación, alinear las tareas con los objetivos estratégicos, aumentar la responsabilidad y promover la innovación y la creación de equipos. Los directivos pueden centrarse más en la planificación estratégica, la formación de los empleados y la obtención de resultados, automatizando las tareas repetitivas y los procesos administrativos.
Relación entre gestión empresarial y BPM
La gestión empresarial y la gestión de procesos empresariales (BPM) son conceptos estrechamente relacionados, como ya hemos comentado anteriormente, pero tienen enfoques diferentes.
La gestión empresarial es la práctica general de dirigir y coordinar las operaciones y recursos empresariales para alcanzar las metas y objetivos de la organización. Implica varias funciones, como la planificación estratégica, la organización, la dotación de personal, la dirección y el control de los recursos, como se ha descrito anteriormente.
Por otro lado, el BPM identifica, automatiza y mejora los procesos empresariales de una organización para optimizar la eficiencia, reducir costes y mejorar la calidad. Implica identificar los procesos de negocio, modelarlos (utilizando una notación estándar como BPMN), automatizarlos y ejecutarlos (utilizando un motor de procesos), analizar su rendimiento mediante indicadores (KPI) y realizar las mejoras necesarias para optimizarlos y obtener mejores resultados.
En resumen, el BPM es un subconjunto de la gestión empresarial, que se centra específicamente en mejorar y gestionar los procesos dentro de una empresa. Un BPM eficaz puede ayudar a una empresa a alcanzar sus objetivos con mayor eficiencia y eficacia, lo que constituye un componente crucial del éxito de la gestión empresarial.
En general, la gestión empresarial y el BPM van de la mano, ya que la gestión empresarial proporciona la dirección estratégica de una empresa y ayuda a garantizar que los procesos de la empresa estén optimizados para alcanzar sus objetivos.
¿Se necesitan procesos empresariales automatizados en todas las áreas de la gestión empresarial?
No, los procesos empresariales automatizados no son específicamente necesarios en todas las áreas de la gestión empresarial. La decisión de automatizar un proceso empresarial debe basarse en las necesidades, metas y objetivos específicos de la organización y en la disponibilidad de soluciones tecnológicas adecuadas.
La automatización puede ser beneficiosa en áreas como la gestión financiera, la gestión de operaciones y la gestión de la cadena de suministro, donde los procesos repetitivos basados en reglas pueden automatizarse fácilmente. Por ejemplo, la automatización de procesos financieros como las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar puede mejorar la eficiencia y la precisión, reducir errores y retrasos y proporcionar una mayor visibilidad del rendimiento financiero.
Del mismo modo, la automatización puede ser beneficiosa en áreas como la gestión de Recursos Humanos, donde las herramientas automatizadas pueden ayudar a agilizar procesos como la contratación, la incorporación y la gestión del rendimiento.
Sin embargo, en otras áreas como la gestión estratégica y la gestión de marketing, la necesidad de automatización puede ser menos crítica, ya que estas áreas pueden requerir más flexibilidad y creatividad en la toma de decisiones. Aunque la tecnología puede ser útil en estas áreas, puede que no sea necesario automatizar todos los aspectos de la empresa.
Estilos de gestión
Antes hemos hablado de la definición de gestión. Ahora es el momento de hablar de los distintos estilos de gestión empresarial. El estilo de gestión adecuado para una situación determinada depende de varios factores, como la cultura de la organización, la naturaleza del trabajo que se realiza y las necesidades y preferencias de cada empleado. He aquí algunos de los estilos de gestión más comunes:
- Autocrático: el directivo toma todas las decisiones y tiene el control total de la organización. Este estilo puede funcionar bien en situaciones en las que hay que tomar decisiones con rapidez. Sin embargo, también puede ahogar la creatividad y la innovación.
- Democrático: el directivo implica a los empleados en la toma de decisiones y fomenta la comunicación abierta y la retroalimentación. Este estilo ayuda a crear equipos sólidos y fomenta el sentido de propiedad entre los empleados.
- Laissez-faire (dejar hacer): el directivo proporciona una orientación mínima y deja que los empleados tomen sus propias decisiones. Este estilo es útil en situaciones en las que los empleados están muy cualificados y motivados. Sin embargo, también puede dar lugar a una mayor necesidad de dirección y responsabilidad.
- Transformacional: el directivo inspira y motiva a los empleados para que desarrollen todo su potencial. Este estilo puede ser eficaz para fomentar la creatividad y la innovación, pero requiere un alto grado de inteligencia emocional y habilidades de comunicación.
- Transaccional: el directivo fija expectativas claras y ofrece recompensas o castigos en función del rendimiento. Este estilo puede ser eficaz para alcanzar objetivos a corto plazo, pero puede no serlo tanto para crear equipos fuertes y fomentar el crecimiento a largo plazo.
- Servicial: el directivo se centra en atender las necesidades de los empleados y ayudarles a alcanzar sus objetivos. Este estilo puede ayudar a crear equipos fuertes y fomentar un sentimiento de lealtad y compromiso, pero requiere un alto grado de empatía e inteligencia emocional.
Por supuesto, el estilo de gestión más eficaz depende de dos elementos clave. Por un lado, las necesidades y objetivos específicos de la organización. Y por otro, depende de los puntos fuertes y débiles de cada directivo y empleado. Algunos directivos muy hábiles pueden adaptar su estilo de gestión a las necesidades de la organización y sus empleados, pero no es el caso más común.
¿Cuál de estos estilos es más útil para automatizar y formalizar los procesos empresariales?
La automatización y formalización de los procesos empresariales puede ser útil en cualquier estilo de gestión, dependiendo de la naturaleza del trabajo que se realice y de las necesidades específicas de la organización. Sin embargo, algunos estilos de gestión pueden ser más propicios a la automatización y formalización que otros.
Por ejemplo, en un estilo de gestión transaccional, donde el rendimiento se mide en base a expectativas claras y recompensas o castigos, la formalización y automatización de los procesos de negocio puede ayudar a asegurar que el rendimiento se sigue con precisión y coherencia utilizando KPI objetivos que se miden automáticamente por el BPM Suite.
En un estilo de gestión de servicio, en el que la atención se centra en atender las necesidades de los empleados y crear equipos sólidos, la formalización y automatización de los procesos empresariales puede ayudar a garantizar que los empleados dispongan de las herramientas necesarias para tener éxito. Especialmente en situaciones en las que los empleados están distribuidos en diferentes lugares o trabajan en diferentes proyectos.
La importancia de delegar en la gestión empresarial
Poder delegar es un aspecto clave de la gestión eficaz y suele citarse como una de las características fundamentales de los grandes directivos. La delegación permite a los directivos aprovechar las habilidades y conocimientos de los miembros de su equipo, distribuir la carga de trabajo de forma más eficaz y centrarse en tareas de mayor nivel que requieren su atención. También ofrece oportunidades a los empleados para desarrollar sus habilidades, asumir nuevos retos y aumentar su compromiso y satisfacción laboral.
Los grandes directivos comprenden la importancia de delegar y saben identificar las tareas que pueden delegarse en otros, seleccionar a las personas adecuadas en las que delegar y proporcionar la orientación y el apoyo necesarios para garantizar que la tarea se complete con éxito. También son capaces de equilibrar la delegación con niveles adecuados de supervisión, responsabilidad y control para garantizar que las tareas delegadas se ajustan a los objetivos y normas de calidad de la organización.
Sin embargo, delegar no siempre es fácil, y requiere un nivel de confianza, comunicación y colaboración entre los directivos y los miembros de su equipo. Los grandes directivos saben establecer relaciones con sus empleados y crear una cultura de confianza y responsabilidad que fomente la delegación y permita a los empleados asumir la responsabilidad de su trabajo.
Los contras de delegar y cómo superarlos
Delegar puede ser una forma eficaz de gestionar la carga de trabajo, desarrollar las capacidades de los empleados y promover una cultura de confianza y responsabilidad dentro de una organización. Sin embargo, delegar también puede tener sus inconvenientes:
- Falta de control: Cuando los directivos delegan tareas en otros, pueden tener la sensación de que están perdiendo el control sobre el trabajo y pueden dudar a la hora de desprenderse de tareas de las que tradicionalmente han sido responsables. Una suite BPM y los procesos automatizados pueden proporcionar a los directivos una visión clara y centralizada de todas las tareas delegadas, garantizando que siguen teniendo el control del trabajo. Los gestores pueden seguir el progreso de las tareas y recibir notificaciones cuando éstas se completan, lo que puede ayudarles a gestionar su carga de trabajo de forma más eficaz.
- Malentendidos y errores: Delegar requiere una comunicación clara y un entendimiento compartido de las expectativas, los plazos y las normas de calidad. Si el jefe y el empleado no tienen un entendimiento común, pueden producirse malentendidos y errores. Los procesos automatizados pueden proporcionar un enfoque estándar y bien definido para completar tareas, gestionar fechas de vencimiento y emitir alertas, reduciendo la posibilidad de malentendidos y errores.
- Desarrollo de los empleados: Aunque delegar puede ayudar a desarrollar las habilidades y la confianza de los empleados, también puede hacer que se sientan abrumados o sin apoyo si no reciben suficiente orientación o recursos. Unos procesos bien documentados y automatizados pueden proporcionar a los empleados el marco y la orientación necesarios para completar las tareas con éxito. El sistema puede incluir las mejores prácticas, ejemplos, materiales de formación e instrucciones paso a paso, que pueden ayudar a los empleados a desarrollar sus habilidades y su confianza.
- Inversión de tiempo: Delegar requiere tiempo y esfuerzo, ya que los directivos tienen que invertir en formación, comunicación y seguimiento para asegurarse de que el trabajo se hace correctamente. Esto puede suponer un reto para los directivos que ya tienen mucho trabajo. Al automatizar los procesos, los directivos pueden reducir el tiempo necesario para delegar y gestionar las tareas. En lugar de dedicar tiempo a supervisar el progreso y proporcionar orientación, los directivos pueden confiar en BPM Suite para garantizar que las tareas se completan correctamente y según lo previsto.
- Riesgo de delegación: Ciertas tareas no pueden delegarse debido a su importancia y gravedad, por lo tanto, siempre existe el riesgo de delegar la tarea equivocada o delegar en la persona equivocada, lo que podría dar lugar a errores, problemas de calidad o incluso pérdidas financieras. Al definir procesos y funciones claros en una suite BPM, los directivos pueden garantizar que las tareas se asignan a las personas adecuadas y se completan correctamente.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la gestión?
La gestión es el acto de organizar, motivar, dirigir y controlar los recursos informativos, financieros, físicos y humanos de una organización con el fin de lograr sus objetivos con eficacia y éxito.
¿Cuál es el principal objetivo de los gestores empresariales?
El principal objetivo de los gestores empresariales es aumentar los beneficios y añadir valor para los accionistas de la empresa. Esto implica establecer objetivos, elaborar planes y hacer un seguimiento de los progresos. Para obtener los resultados necesarios, también se esfuerzan por crear y mejorar operaciones y procedimientos y gestionar el personal y los recursos.
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