¿Qué es un motor de flujo de procesos BPMN? Modelar y automatizar en 1 clic

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Resumen

Un Motor BPMN, o Motor de Ejecución de Procesos expresados en la notación BPMN, es capaz de interpretar la especificación de un proceso de negocio expresado en BPMN y ejecutar los símbolos de dicho estándar.  

BPMN es un método universalmente aceptado para formalizar y describir cómo funcionan los procesos de negocio, lo que significa que un proceso de negocio completo puede describirse utilizando esta notación. ¿Cómo? La notación incluye símbolos que permiten representar gráficamente el proceso. A continuación, un motor de flujo de procesos (también llamado workflow) BPMN puede interpretar y llevar a cabo ese proceso implementando las funciones relacionadas con cada símbolo del estándar. Normalmente, un motor BPMN es un componente de una suite BPM.

La importancia de que BPMN sea un estándar

El uso de los flujos de procesos BPMN se ha generalizado. Hoy en día, sirve como estándar de la industria para describir las operaciones corporativas. Por lo tanto, casi cualquier persona familiarizada con los procesos puede comprender uno especificado en el flujo de procesos BPMN.

Un flujo de procesos BPMN es un estándar muy sencillo y básico, por lo que puede utilizarlo para compartir información sobre sus procesos con el resto de su empresa y con sus socios, proveedores y clientes. Además, BPMN es fácil de comprender porque está pensado para usuarios empresariales y no para programadores o empleados de TI muy técnicos.

Además, BPMN protege el conocimiento de la empresa, transfiriéndolo de los pensamientos de las personas a una representación formal -el diagrama BPMN- cuando se modela un proceso. De este modo, puede codificar el proceso y difundirlo para no tener que depender de una sola persona que lo conozca. También puede interactuar e intercambiarlo con otros sin necesidad de depender de una sola persona. Un ejemplo típico del mundo real es el proceso de incorporación en RRHH, en el que hay varias obligaciones para garantizar que el nuevo empleado pueda desempeñar su trabajo. Por ejemplo, debe firmar el contrato, conocer a su supervisor, recibir formación y firmar otros papeles. Por lo tanto, puede formalizar todas las actividades implicadas en la incorporación de un nuevo empleado en un único diagrama BPMN y, a continuación, ejecutar esos procesos utilizando el mejor motor de flujo de procesos para garantizar que cada nuevo empleado realice las acciones necesarias.

Automatiza los procesos de negocio de principio a fin

Esto es la capacidad de automatizar procesos de principio a fin, y todo lo que hay en medio. Por lo que puede ocuparse de tareas desatendidas y transacciones de gran capacidad automatizando sus procesos empresariales. 

La automatización de principio a fin significa que todas las partes, incluidos clientes y proveedores, pueden participar. Cuando modela procesos de principio a fin en el flujo de procesos BPMN, describe todas las etapas, acciones y servicios que necesita incluir en un único diagrama que puede discutir con su equipo, compartir con sus proveedores y, lo que es más importante, ejecutar y operar utilizando el motor de flujo de procesos.

Los elementos BPMN más útiles para la ejecución de procesos

El estándar BPMN incluye más de 100 elementos y variaciones para un modelado de proceso. Aunque es sumamente adaptable y robusto, resulta difícil de aprender y comprender cada uno de los elementos para los usuarios de negocio. Sin embargo, los elementos esenciales utilizados en un diagrama BPMN son fáciles de entender. 

Nuestro equipo en Flokzu tiene más de 20 años de experiencia en la industria de la gestión de procesos de negocio, automatizando todo tipo de procedimientos administrativos en grandes empresas, organizaciones gubernamentales y medianas y pequeñas empresas. Basándonos en nuestra experiencia, hemos seleccionado un conjunto de 10 elementos BPMN prácticos que se aplican al 95% de las actividades administrativas. Lo hacemos porque es más sencillo y rápido comprender cómo funcionan diez elementos, que utilizar y aprender más de los cien que hay disponibles. Con solo aprender estos elementos, podrá empezar a utilizar su plataforma en cuestión de minutos u horas, en lugar de semanas o meses. Puedes arrastrar estos elementos del conjunto al diagrama y funcionarán. 

Estos diez elementos son:

  1. la tarea del usuario, que modela el contacto humano; 
  2. la tarea de servicio, que modela la interacción con el sistema; 
  3. la pasarela inclusiva, que permite encaminar numerosas tareas para que las realicen simultáneamente varias personas en paralelo;
  4. la pasarela exclusiva;
  5. Temporizadores;
  6. temporizadores no interruptivos que permiten iniciar un nuevo token de las mismas instancias de proceso, como escribir una alerta;
  7. eventos condicionales;
  8. evento de inicio;
  9. evento de finalización;
  10. las flechas que ilustran cómo procede el flujo.

La interpretación y ejecución de un modelo BPMN

¿Qué es un motor de flujo de procesos BPMN? Ya hemos hablado de él anteriormente, pero es capaz de entender una representación gráfica de un proceso de negocio que incluye varios símbolos como tareas de usuario, temporizadores, pasarelas, etc.

La interpretación y ejecución de un modelo BPMN

Lo interesante de un motor de flujo de procesos online es que, además de interpretar lo modelado, también puede ejecutarlo en el mundo real, es decir, generando instancias de procesos.

Cuando se emplea un motor BPMN no-code (sin código) como Flokzu, se minimiza el tiempo de comercialización del proceso. Además, al utilizar funciones sin código, no necesita un equipo de TI ni conocimientos técnicos para diseñar y automatizar dichos procedimientos. En otras palabras, avanzará más rápido y responderá mucho mejor a la evolución del mercado. Además, el motor de procesos BPMN también producirá KPIs.

Intégrate con sus aplicaciones heredadas y web

Al pensar en su objetivo y proceso, un diagrama BPMN no puede imaginarse aislado del resto del sistema tecnológico. Es probable que haya que incluir componentes externos en esta tecnología. La interacción de un proceso con servicios y sistemas externos, tales como CRM y sistemas de RRHH, también debe ser modelada cuando se crea un proceso en un workflow BPMN.

Flokzu soporta los métodos de integración de procesos que usted puede describir en el diagrama BPMN de varias maneras diferentes. En primer lugar, puede utilizar el elemento de tarea de servicio en el diagrama de flujo de procesos BPMN para construir la integración del sistema utilizando servicios web estándar de la industria. Por ejemplo, puede transferir datos del proceso al ERP para producir una factura. Luego, una vez completada la factura, el ERP puede utilizar el mismo servicio web o uno diferente para enviar el número de factura a Flokzu.

Zapier es un elemento más para vincular tu proceso con el sistema interno. Con Zapier, podrás integrar tu solución BPM con miles de aplicaciones populares sin escribir una línea de código.

Descubre qué más puedes hacer con Flokzu

Con Flokzu, puedes crear nuevas versiones del proceso y probarlas usando el sandbox. Este es un ambiente seguro donde puedes probar tu workflow BPMN antes de implementarlo. Flokzu gestionará la migración automática de la instancia del proceso a la versión más nueva del mismo solo si lo deseas. Si no funciona, el proceso puede continuar como estaba antes. Cuando tienes muchas versiones coexistiendo, puedes gestionar tu workflow BPMN usando estas características altamente avanzadas y efectivas.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es un flujo de procesos BPMN?

Business Process Modeling Notation (BPMN) es una técnica de diagrama de flujo que representa las fases de un proceso de negocio de principio a fin. Proporciona una representación visual del intrincado flujo de operaciones empresariales y de la información necesaria para completar un proceso, lo que resulta esencial para la gestión de procesos de negocio.

¿En qué se diferencia BPMN de un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es un diagrama que muestra cómo ocurre algo. Lo más frecuente son los procesos de negocio y/o los flujos de datos de una organización. Los diagramas de flujo pueden variar en complejidad, ilustrando decisiones, operaciones concurrentes, documentos de datos y una variedad de otras cosas, o pueden ser tan esenciales como una lista de acciones y/o eventos en un flujo secuencial.

BPMN es solo un tipo de diagrama de flujo. Te permite modelar visualmente cada etapa de un proceso de negocio, desde el principio hasta el final. En la mayoría de los casos, puede utilizarse para generar flujos de procesos en una plataforma de automatización.

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Sobre el autor

Luciano Elduayen

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