Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR, Business Process Reengineering) – La Guía Detallada 2023

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Resumen

A medida que avanzamos en el siglo XXI, el mundo de los negocios continúa evolucionando a un ritmo asombroso. Adaptarse a este cambio continuo no se trata solo de adoptar la última tecnología, sino también de repensar fundamentalmente cómo hacemos negocios. La Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR) es una práctica esencial para las empresas que buscan mantenerse competitivas y ágiles en 2023 y a futuro.

 ¿Qué es la Reingeniería de Procesos de Negocio?

La reingeniería de procesos de negocio (BPR) es el procedimiento de repensar y reconstruir las actividades comerciales de una empresa para aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la calidad del producto o servicio.

BPR implica una reevaluación fundamental de los procesos de negocio, con el objetivo de identificar e implementar cambios que agilicen las operaciones, eliminen actividades redundantes o innecesarias y creen una organización más ágil y flexible. Generalmente implica un análisis exhaustivo de los procesos existentes, trazando su funcionamiento e identificando áreas donde se pueden realizar mejoras.

Para esto, la reingeniería de procesos primero recomendó repensar cómo opera la organización y, por lo tanto, sus operaciones, lo más profundamente posible, desafiando todas las suposiciones y tradiciones establecidas. El objetivo era mejorar el servicio al cliente, ofrecer mejores productos, reducir los costos operativos y aumentar la competitividad, incluso mediante cambios radicales .

Siendo un enfoque tan radical, fue objeto de fuertes críticas, basadas en algunos fracasos rotundos y el mal uso de la disciplina (fuente). A partir de entonces, se aceptó que “no todo lo viejo es tan malo”, y el enfoque se suavizó. Se comenzó a trabajar en la optimización de los procesos existentes, pero enfocado en la mejora continua y no en la introducción de cambios tan radicales. Este enfoque evolucionado también se conoce ahora como Gestión de Procesos de Negocio (BPM, Business Process Management).

Los beneficios de la Reingeniería de Procesos de Negocio

No existe una lista única de beneficios que la reingeniería de un proceso aporta a la organización, ya que esto dependerá de la eficiencia del proceso actual, la madurez de la organización, los beneficios esperados y el equipo de reingeniería. Pero podemos resumir en la siguiente lista, algunos de los beneficios típicos que hemos encontrado en organizaciones de todo el mundo que rediseñaron con éxito sus procesos de negocio: 

  1. Mayor eficiencia al repensar y rediseñar los procesos comerciales. Es bastante común encontrar pasos innecesarios o redundantes que se pueden eliminar, así como tareas que se pueden asignar a roles menos costosos. Si el rediseño de los procesos es acompañado por su automatización en una BPM Suite, también se reducirán los tiempos de procesamiento y los costos. 
  2. En relación al punto anterior, cuando se revisan los procesos es posible eliminar errores, aumentando la calidad del resultado del proceso, y por lo tanto los productos o servicios asociados. 
  3. Si los cambios implementados tienen éxito, aumentará la satisfacción del cliente y, finalmente, también la del proveedor. Esto último puede derivar en una reducción de costos, con un impacto directo en la competitividad y rentabilidad de la empresa. 
  4. A través del diseño de procesos de negocio, la organización también tendrá mejor adaptación al mercado, necesidades del cliente, cambios regulatorios, etc. En este sentido, el uso de herramientas no-code como Flokzu, permite que la definición inicial de BPR de los procesos sea más rápida, pero también su evolución y modificaciones, que seguramente serán necesarias en un futuro (cercano). 
  5. Por último, pero muy importante, involucrarse en un proceso de rediseño y mejora de procesos es un factor motivador clave para todo el equipo. Se sentirán empoderados para mejorar sus procesos y comprometidos, lo que seguramente potenciará su moral, satisfacción y productividad. 

Principios de Reingeniería de Procesos de Negocio

El objetivo de BPR es crear un enfoque para los procesos de negocio centrado en el cliente, apuntando a ofrecer productos o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes de la manera más eficiente y efectiva posible. Esto a menudo implica el uso de nuevas tecnologías y automatización, como por ejemplo una Suite BPM en la nube, como Flokzu, para la automatización y mejora de procesos, así como cambios en la estructura organizativa y las prácticas de gestión.

BPR puede ser un proceso complejo y desafiante, que requiere una inversión significativa de tiempo, recursos y experiencia. Sin embargo, cuando se hace correctamente, puede beneficiar significativamente a las organizaciones, incluyendo un aumento de la productividad, mejora de la satisfacción del cliente y de la competitividad en el mercado. Sin embargo, en los últimos años, las tecnologías no-code y low-code han permitido reducir significativamente el tiempo requerido para automatizar un proceso rediseñado. Y de esta manera, los costos también se han reducido significativamente, permitiendo que los procesos, que antes eran “intocables”, se implementen en poco tiempo en una herramienta de BPM en la nube, como Flokzu. 

4 pasos de la Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR)

Las 4 fases principales de una iniciativa de reingeniería de procesos son Diagnóstico, Análisis y evaluación, Reingeniería y Evaluación. Este es un ciclo virtuoso que debe reiniciarse una y otra vez. 

Ciclo de reingeniería de procesos
Ciclo de reingeniería de procesos

Diagnóstico de problemas y oportunidades

En esta fase, se analizan los procesos de negocio actuales para identificar las áreas que necesitan mejoras. Esto implica recopilar datos sobre los procesos actuales (ya sean manuales o automatizados en un Suite BPM), comprender cómo funcionan e identificar áreas de ineficiencia, redundancia o desperdicio. 

Análisis y evaluación del proceso existente

Una vez finalizada la fase de diagnóstico, comienza la fase de análisis. Durante esta fase, se analizan los datos recogidos en la fase de diagnóstico, para identificar las causas estructurales de los problemas en los procesos actuales. La fase de análisis implica dividir los procesos actuales en sus partes componentes, identificar los cuellos de botella del proceso y analizar el flujo de trabajo (workflows) a través de la organización. Si el rendimiento del proceso se mide utilizando KPI, se cuenta con un indicador clave para detectar dónde están los problemas.

Reingeniería y rediseño de procesos

La fase de reingeniería implica rediseñar los procesos de negocio para eliminar ineficiencias, agilizar los flujos de trabajo y reducir costos. Esto puede implicar reorganizar las actividades laborales, introducir nuevas tecnologías, cambiar las responsabilidades laborales y modificar las reglas y políticas comerciales. 

Las tecnologías no-code juegan un papel clave aquí, permitiendo que los procesos se modelen, prueben e implementen rápidamente en producción. Evitar la codificación y las configuraciones complejas en el software para automatizar los procesos reduce significativamente el tiempo consumido y los costos asociados, motivando al equipo al mostrar rápidamente resultados tangibles.

Para rediseñar el proceso, se necesitará una representación gráfica y formal. Será útil discutir el proceso con su equipo y compartirlo con las partes interesadas. Ya sea que utilice el estándar mundial, BPMN, u otro, un mapa claro del nuevo proceso estará disponible para comprenderlo y discutirlo.

Finalmente, puede enviar el modelo a un motor de proceso para ejecutarlo. Este es el paso de implementación del nuevo proceso rediseñado y automatizado. Se ejecutará en un sistema de gestión de procesos de negocio (BPMS) como Flokzu. 

A continuación, se muestra un ejemplo (muy simple) de un proceso de fabricación, para gestionar los cambios de producto, modelado con el estándar BPMN en Flokzu:

Ejemplo de reingeniería de un proceso, utilizando notación BPMN

Evaluación de eficacia y correcciones

Esta es la fase final cuando se evalúan los resultados del esfuerzo de reingeniería para determinar el éxito del proyecto. La fase de evaluación supone medir el desempeño con respecto a los puntos de referencia establecidos en la fase de planificación, identificar áreas donde se necesitan mejoras adicionales y garantizar que los cambios realizados durante la fase de reingeniería sean sostenibles en el tiempo.

Metodologías BPR

Varias metodologías BPR se han desarrollado a lo largo de los años. Las principales razones por las que existen muchas metodologías para la reingeniería de procesos son:

  • BPR es una disciplina compleja y multifacética que implica el rediseño de procesos de negocio que pueden ser muy complejos. Además, estos procesos pueden involucrar múltiples departamentos, unidades comerciales, clientes, proveedores, máquinas y sistemas de TI. Por lo tanto, hay diferentes enfoques, cada uno con sus propias herramientas, técnicas y estrategias.
  • Diferentes industrias tienen diferentes necesidades. Por ejemplo, una metodología BPR que funciona bien en el sector industrial puede no ser adecuada para un hospital público. Por lo tanto, diferentes industrias han desarrollado sus propias metodologías BPR adaptadas a sus necesidades específicas.
  • BPR ha evolucionado con el tiempo, con nuevas metodologías y enfoques a medida que los profesionales adquieren más experiencia y conocimiento. Como resultado, hay muchas metodologías diferentes de BPR que reflejan esta evolución e incorporan nuevas herramientas y técnicas.
  • Distintos expertos tienen diferentes puntos de vista: BPR ha sido estudiado y practicado por una variedad de expertos, incluidos consultores de gestión, académicos y líderes empresariales. Cada uno de estos grupos puede tener su propio punto de vista sobre la mejor manera de abordar BPR, lo que lleva al desarrollo de diferentes metodologías.

A continuación, se describen algunas de las principales y más extendidas metodologías de reingeniería de procesos. 

Metodología de Hammer y Champy

Esta metodología fue introducida por James Champy y Michael Hammer en su libro de 1993, “Reengineering the Corporation”. Implica un rediseño radical de los procesos de negocio, enfocado en las necesidades del cliente y apoyado en nuevas tecnologías.

La Metodología Davenport

Esta metodología fue desarrollada por Thomas Davenport en su libro de 1993, “Process Innovation”. Enfatiza la necesidad de una comprensión profunda de los procesos actuales, así como el uso de herramientas analíticas para identificar áreas de mejora.

Metodología de Manganelli y Klein

Esta metodología fue introducida por Ron Manganelli y Michael Klein en su libro de 1994, “The Reengineering Handbook”. Enfatiza la importancia de involucrar a los empleados en los procesos comerciales de reingeniería, así como la necesidad de un liderazgo sólido y una visión clara para el futuro de la organización.

Metodología de Kodak

Esta metodología fue desarrollada por Eastman Kodak Company en la década de 1990 como parte de sus exitosos esfuerzos de reingeniería. Comprende un enfoque estructurado para el rediseño de procesos que incluye la identificación de las necesidades del cliente, la comparación con los competidores y el uso de equipos interdisciplinarios para rediseñar los procesos.

Otras metodologías

Las metodologías de BPR incluyen el enfoque Six Sigma, la metodología Lean y la Gestión de Calidad Total (TQM, Total Quality Management). Cada una de estas metodologías tiene su propio enfoque y sus herramientas para lograr la mejora de los procesos y la transformación organizacional.

Un ejemplo real de BPR

Ejemplos de BPR: un ejemplo concreto de BPR exitoso ampliamente utilizado en la literatura está relacionado con Ford Motor Company. Este caso expone claramente la mayoría de las facetas de BPR discutidas anteriormente. 

El caso de Ford Motor Company es sobre el departamento de compras. A principios de la década de 1990, el departamento de compras de Ford enfrentaba varios desafíos: procesos lentos, costos altos y baja satisfacción de los proveedores. El liderazgo de Ford reconoció la necesidad de una revisión importante de los procesos del departamento y recurrió a BPR como solución.

El proyecto BPR implicó un rediseño completo del proceso de compra, incluida la introducción de nuevas tecnologías, la consolidación de las funciones de compra y la adopción de un programa de desarrollo de proveedores. El proyecto también involucró una amplia capacitación y comunicación de los empleados para garantizar que todas las partes interesadas comprendieran los nuevos procesos y estuvieran de acuerdo con los cambios.

Los resultados del proyecto BPR fueron impresionantes. Ford fue capaz de reducir el tiempo del ciclo de compra en un 70%, logrando una entrega más rápida de las piezas a las líneas de producción. El proyecto también redujo el número de empleados del departamento de compras en un 30%, lo que resultó en un importante ahorro de costos. La satisfacción del proveedor aumentó del 35% al 85%, y los defectos del proveedor se redujeron en un 90%.

En suma, el proyecto BPR ayudó al departamento de compras de Ford a ser más eficiente, rentable y centrado en el cliente, y contribuyó al proceso interno de la empresa y, en general, a su éxito en la industria automotriz altamente competitiva.

¿Cuándo se debe considerar la BPR?

La reingeniería de procesos de negocio es una iniciativa importante que requiere tiempo, recursos e inversiones significativas. Como tal, debe considerarse en situaciones en las que existe una fuerte necesidad de mejora de procesos y transformación organizacional. Aquí hay algunas situaciones en las que BPR puede ser apropiado:

  • Cuando se necesita una mejora radical en un proceso. Esto puede deberse a que los procesos existentes son obsoletos, ineficientes o no pueden satisfacer las necesidades del cliente. 
  • Cuando es necesario reducir costos: Cuando se pierde competitividad debido a los costos de los procesos, es hora de rediseñar los procesos y eliminar los costos innecesarios mediante la eliminación de pasos, la automatización de procesos con herramientas de BPM como Flokzu y la optimización de los flujos de trabajo.
  • Cuando es necesario mejorar la calidad de los productos o servicios identificando y eliminando fuentes de error e ineficiencias en los procesos.
  • Cuando es necesario responder a cambios en la demanda, competencia o regulaciones. Es en estos casos que BPR se combina con tecnologías no-code para implementar estos cambios con agilidad. 
  • Cuando es necesario integrar nuevas tecnologías en los procesos, identificar nuevas formas de utilizar la tecnología para automatizar y agilizar los flujos de trabajo.

En general, BPR debe considerarse cuando existe una fuerte necesidad de mejora significativa de los procesos y transformación organizacional, y cuando existe la voluntad de invertir el tiempo, los recursos y el esfuerzo necesarios para lograr estos objetivos.

Errores comunes a evitar

Implementar un proyecto exitoso de reingeniería de procesos puede ser una tarea desafiante. Se presentan algunas dificultades comunes que en Flokzu hemos visto en diferentes compañías en todo el mundo: 

  • El equipo de liderazgo debe estar totalmente comprometido con el proyecto BPR y comunicar la importancia del proyecto al resto de la organización. Si el equipo de liderazgo no está completamente comprometido, el proyecto puede fallar.
  • La comunicación y la capacitación son fundamentales para el éxito de un proyecto de BPR. Todas las partes interesadas deben estar informadas sobre el proyecto, sus objetivos y su impacto potencial en la organización. También se debe proporcionar una capacitación adecuada para garantizar que los empleados estén preparados para los nuevos procesos.
  • La resistencia al cambio es un obstáculo frecuente en los proyectos de BPR. Para evitar esto, es esencial involucrar a los empleados en el proyecto desde el principio y comunicarles los beneficios del proyecto. El uso de herramientas intuitivas de reingeniería de procesos de negocio con una interfaz de usuario simple, como Flokzu, facilitará la adopción de nuevas tecnologías, reduciendo la resistencia. Una vez que los usuarios vean el valor de las nuevas herramientas, liderarán con el ejemplo facilitando la adopción en toda la organización.
  • Los proyectos de BPR siempre deben centrarse en las necesidades del cliente. De no ser así, los procesos pueden resultar ineficientes y no satisfacer las necesidades del cliente.
  • Utilizar tecnologías equivocadas. Si estamos buscando mostrar resultados rápidos, embarcarse en proyectos de desarrollo de software personalizados no es una buena idea. Preferir tecnologías no-code le permitirá iterar mucho más rápido y entregar resultados rápidamente.
  • La cultura organizacional juega un papel importante en el éxito de un proyecto BPR. Para tener éxito, el proyecto debe alinearse con la cultura y los valores de la organización.
  • Los proyectos de BPR pueden llevar mucho tiempo y ser complejos. Plazos poco realistas pueden llevar a una implementación apresurada y posibles fallas. Es esencial establecer un cronograma realista para el proyecto y garantizar que todas las partes interesadas estén al tanto. Una vez más, el uso de herramientas no-code, probadas en todo el mundo y listas para ser utilizadas, reduce los tiempos y los riesgos del proyecto.
  • Es importante establecer métricas para medir el éxito del proyecto BPR. Sin una medición y evaluación adecuadas, puede ser difícil determinar el impacto del proyecto e identificar áreas de mejora.

Conclusiones

Podemos concluir que la Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR) es una metodología que las organizaciones pueden utilizar para mejorar radicalmente (o no tanto) sus procesos de negocio, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. BPR implica cuatro fases principales: Diagnóstico, Análisis, Reingeniería y Evaluación.

Hay varias metodologías de BPR, incluyendo Hammer/Champy, Davenport, Manganelli y Kodak, y la selección de la metodología adecuada depende de las necesidades y objetivos de la organización.

La implementación de un proyecto exitoso de BPR requiere compromiso de liderazgo, comunicación efectiva y capacitación, enfoque en el cliente, atención a la cultura organizacional, plazos realistas y medición y evaluación adecuadas. No abordar estos factores puede dar lugar a errores comunes que pueden obstaculizar el éxito del proyecto.

Es clave elegir las herramientas de automatización de procesos adecuadas. El uso de una Suite BPM no-code, como Flokzu, probada en todo el mundo y muy ágil, le permitirá mostrar resultados rápidamente y reducir los riesgos asociados con el desarrollo de software y el uso de herramientas tradicionales complejas.

En general, BPR puede ser una herramienta poderosa para las organizaciones que buscan mejorar sus procesos, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente, pero para lograr el éxito se requiere una planificación y ejecución cuidadosa, elección de las herramientas de software adecuadas y evaluación continua.

Preguntas frecuentes 

¿Qué es la Reingeniería de Procesos de Negocio?

La reingeniería de procesos de negocio (BPR) se refiere a un rediseño radical de los procesos centrales de una organización para mejorar sustancialmente la productividad, la eficiencia y la calidad. El enfoque BPR implica repensar fundamentalmente los procesos comerciales, descartar antiguos métodos ineficientes y construir nuevas formas de realizar las mismas tareas, a menudo aprovechando las tecnologías modernas. Es una iniciativa estratégica para mejorar la satisfacción del cliente y los resultados comerciales al transformar la forma en que se completa el trabajo.

¿Cuáles son las 3 R de la Reingeniería de Procesos de Negocio?

Las 3 R de la Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR) son Reingeniería, Rediseño y Reconstrucción. Estas son etapas clave en el ciclo de BPR. La “reingeniería” implica identificar y analizar los procesos actuales que necesitan mejoras. El “rediseño” es la etapa de repensar y remodelar estos procesos para una eficiencia y efectividad óptimas. Por último, la etapa de “reconstrucción” es donde se implementan los procesos rediseñados, transformando la forma en que opera la organización para lograr mejoras significativas en el rendimiento.

¿Por qué es importante BPR?

La reingeniería de procesos de negocio es vital porque ayuda a las organizaciones a lograr avances significativos en su eficiencia, productividad y calidad de servicio. Al repensar y rediseñar los fundamentos de los procesos comerciales, BPR elimina ineficiencias y redundancias, fomentando operaciones optimizadas. Puede conducir a ahorros de costos, mejora de la satisfacción del cliente y ventaja competitiva. Al adaptarse a los entornos empresariales cambiantes a través de BPR, las organizaciones pueden mantenerse relevantes, innovadoras y por delante de sus competidores en el mercado dinámico actual.

¿Cuál es el beneficio de BPR?

Los beneficios de la reingeniería de procesos de negocio son múltiples. Permite a las empresas mejorar drásticamente la eficiencia operativa al tiempo que reduce los gastos y mejora la calidad del servicio. Al eliminar procesos innecesarios y agilizar los flujos de trabajo, BPR puede mejorar la productividad y acelerar los tiempos de respuesta. Además, puede aumentar la satisfacción del cliente a través de una mejor prestación de servicios. Al facilitar la innovación, BPR también puede ayudar a las empresas a obtener una ventaja competitiva, haciéndolas más ágiles y receptivas a las cambiantes condiciones del mercado.

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Luciano Elduayen

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