Las solicitudes de fondos internos son habituales en organizaciones que manejan cajas chicas, proyectos descentralizados o gastos operativos imprevistos. Sin automatización, estas solicitudes se pierden entre correos y planillas, con riesgo de fondos no justificados. Flokzu permite ordenar y automatizar este proceso, asegurando validaciones y control financiero.
¿Cómo se aplica en un caso real de uso?
Una cadena de clínicas privadas procesaba más de 100 solicitudes de fondos al mes para pequeñas compras y reparaciones urgentes. Cada sede enviaba sus pedidos por correo al área administrativa central, donde se aprobaban o rechazaban sin registro claro. Las planillas de control se desactualizaban y los reclamos internos eran constantes.
Implementaron en Flokzu un flujo donde cada sede ingresa su solicitud en un formulario digital con datos obligatorios: monto, motivo, área, responsable, urgencia, y adjunto si aplica. El sistema valida automáticamente la completitud y asigna la tarea al jefe de sede.
Tras la aprobación interna, la solicitud pasa al área financiera para validación y liberación de fondos. Si supera un monto predefinido, pasa por una validación extra de dirección financiera. Todo el proceso queda registrado y con plazos definidos.
Lograron reducir de 5 días a 24 horas el promedio de aprobación. El control presupuestal mejoró y las áreas supieron siempre en qué estado estaba cada solicitud.
¿Por qué automatizar las solicitudes de fondos internos?
Porque asegura orden, validaciones estructuradas y elimina seguimientos manuales. También evita errores, solicitudes incompletas o sin justificación, y permite visibilidad de los fondos entregados.
¿Cómo funciona el flujo en Flokzu?
El usuario inicia la solicitud completando el formulario. Según el monto o tipo de gasto, el flujo determina cuántas aprobaciones son necesarias. Cada tarea tiene responsable y plazo.
Cuando se aprueba, el sistema registra el compromiso presupuestal y avisa al área financiera para la entrega de fondos.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
- Validaciones de monto y campos obligatorios
- Escalado automático si no se aprueba en tiempo
- Alertas a los aprobadores y al solicitante
- Generación de reportes automáticos por sede, área o tipo de gasto
- Actualización automática del saldo disponible
¿Qué beneficios obtiene finanzas?
Mayor control sobre la entrega de fondos, visibilidad de compromisos presupuestales y reducción de tiempos de gestión. También mejora la trazabilidad y transparencia interna.
