Workflow de Solicitud de Vacaciones. Tommy y Clerius [Cap 8]

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Resumen

Llegó el momento de descansar, así que Tommy y Clerius pensaron en instrumentar un workflow de solicitud de vacaciones. Este flujo de trabajo servirá para que las realicen su solicitud de licencia, y éstas se revisen y aprueben de forma ordenada y planificada.

Workflow de Solicitud de Vacaciones. Recepción y aprobación de licencias para el personal.

Workflow de solicitud de vacaciones

El flujo de trabajo para solicitar y aprobar vacaciones (o licencias) es uno de los ejemplos típicos de automatización de procesos. Pero no por ello es menos importante. Y tampoco está bien resuelto en todas las organizaciones.

Tommy, que de ambos socios, siempre fue el más práctico y orientado a tareas, pensó en el tema y le dijo a Clerius:

Este problema tiene que estar ya resuelto por miles de organizaciones. No reinventemos la rueda. Tomemos un proceso que ya haya funcionado para otras empresas, ajustemos a nuestras necesidades, y resolvamos el asunto rápido.

Clerius estuvo de acuerdo. Sin dudarlo, accedió a la biblioteca de procesos, de Flokzu BPM en la nube. Y allí encontró un proceso predefinido para la solicitud de vacaciones.

El proceso ya estaba definido, aunque era un poco simple de más para las necesidades de CleTo Inc. El diagrama BPMN era el siguiente:

Ejemplo simple de workflow de solicitud de vacaciones en Flokzu BPM en la nube.

Aprovechando las características no-code / low-code del motor BPMN que provee Flokzu, pudo agregar más actividades al proceso. Las probó inmediatamente, y realizó los ajustes necesarios.

Recepción amigable de las solicitudes

Clerius, siempre pensando en la comodidad de su equipo y en que las herramientas de trabajo sean las adecuadas, comentaba a Tommy:

Me encanta el nuevo workflow de solicitud de vacaciones. Pero no podemos pedir que todos tengan usuario y contraseña para pedir vacaciones una vez al año. Es muy incómodo. No lograremos que adopten el nuevo proceso.

Tommy investigó, y concluyó que la funcionalidad de formularios públicos, le permitiría que iniciaran el workflow de solicitud de licencia sin requerir autenticación (usuario y contraseña). Así configuró rápidamente el formulario para recibir las solicitudes:

Formulario público para la recepción de solicitud de vacaciones en Suite de Flokzu Workflow y BPM.

No sólo eso, sino que también encontró la funcionalidad de participantes externos, que le permite pedir información adicional al solicitante, a mitad del proceso.


Concluyendo…

El workflow de solicitudes de licencias es tan importante como lo son las vacaciones propiamente dichas. Ordenar este proceso ayuda a que la organización pueda planificar las ausencias mejor. Y los empleados cuentan con un instrumento amigable para solicitar, dar seguimiento, y conocer la resolución sobre su pedido.

Este es un proceso típico de ejemplo de aplicación de workflow en la nube. Pero también es un caso de gran relevancia para la operación de la organización. Y por supuesto, con impacto directo en la satisfacción de los empleados.

Una solución de software que permita instrumentar el flujo de trabajo de aprobación de licencias en muy poco tiempo, y sin requerir conocimientos técnicos, agrega un valor diferencial al negocio.

En este, como en otros procesos relevantes, la recomendación es aceptar la la invitación gratuita de probar el servicio Premium de Flokzu. En sólo unas horas, podrás validar el proceso funcionando, ajustarlo a tus necesidades y si todo va bien, habilitarlo para toda la organización.



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Sobre el autor

Felipe Demassi

Felipe Demassi

Soy un Ingeniero Industrial apasionado por la mejora continua y la eficiencia operativa. Mi formación académica se complementa con cursos en programación, informática, marketing digital y ciencias empresariales. Esta sólida base me permite abordar desafíos empresariales y tecnológicos desde una perspectiva generalista. En mi rol actual como líder del equipo de Customer Success en Flokzu, mi objetivo principal es asegurarme que nuestros clientes aprovechen al máximo nuestro producto y servicio para que alcancen sus objetivos de negocio. Para lograrlo, desempeño las siguientes funciones: Trabajo en la definición de la estrategia del equipo, diseñando una operativa que garantice que nuestros clientes obtengan el máximo valor de nuestra plataforma. Superviso las operaciones y subequipos, incluyendo el onboarding de clientes, soporte, y formación continua. Desarrollo de Procesos Internos: Defino y desarrollo procesos internos, asegurando su correcta implementación y buscando constantemente formas de mejorarlos para optimizar la experiencia del cliente. Análisis de Métricas: Recopilo y analizo métricas clave relacionadas con el uso del producto, satisfacción del cliente, retención y crecimiento, así como del rendimiento del equipo. Coordinación con otros equipos: Colaboro estrechamente con otros departamentos de la empresa y coordino acciones conjuntas que beneficien a nuestros clientes. Durante mi tiempo en Flokzu, mi equipo logró resultados notables, incluyendo un aumento significativo en la retención de clientes y la obtención del reconocimiento "Best Customer Support 2022" otorgado por Software Advice. Antes de asumir mi rol en el equipo de Customer Success, mi experiencia en Flokzu se centró en el equipo de servicios. Durante mi tiempo como analista de procesos, lideré la gestión de proyectos de implantación del software, brindé consultoría en procesos, capacitación y soporte al cliente, y actué como intermediario entre el cliente y otros sectores de la empresa.

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