Workflow en la nube

¿Qué es un workflow en la nube?

Un workflow (flujo de procesos) es una secuencia organizada y repetible de eventos que llevan
a cabo procesos para lograr un objetivo empresarial específico. Estas tareas pueden delegarse
en una persona o en un software para integrarlo con otro sistema. Al convertir los procesos
manuales en workflows digitales se eliminan los formularios en papel y la introducción manual
de datos. Por lo que herramientas de trabajo en la nube como Flokzu automatizan de forma
fiable las operaciones repetidas. Además, como todo se hace en la nube, no es necesario
establecer una configuración complicada. Basta con darse de alta en los servicios de Flokzu,
iniciar sesión, personalizar el workflow y utilizar el sistema. Por lo tanto, pasarse a un software
de flujo de procesos (workflow) en la nube aporta ventajas, aunque pueda parecer un gran
paso.

Si te preguntas «¿cómo automatizo un workflow en la nube?», la respuesta es sencilla. Para
automatizarlo, primero hay que representar visualmente el flujo del proceso dibujando un
diagrama que ilustre todas las tareas implicadas en el proceso y sus relaciones. En Flokzu,
hacemos uso del estándar global conocido como BPMN. El modelo de flujo de procesos BPMN
hace que todo sea funcional. Por ejemplo, puedes asignar automáticamente tareas a los
usuarios, enviar correos electrónicos, controlar los plazos de las tareas e interactuar con otros
sistemas internos de la empresa o con servicios basados en la nube.
Dado que cada organización tiene cientos de workflows, la suite de flujos de procesos en la
nube permitirá la automatización y centralización de todos ellos. Además, una vez que los
procesos estén funcionando, será posible supervisar su rendimiento, incluidos los retrasos, los
errores y las actividades atrasadas.

Beneficios de utilizar un software de automatización de workflows
La automatización del flujo de trabajo ofrece diversas ventajas. Entre ellas se incluyen:

Autonomía

Sin la ayuda de expertos externos o equipos de TI, los usuarios empresariales pueden
automatizar por sí mismos. Por ejemplo, pueden modelar y ejecutar sus procesos y obtener sus
resultados directamente, estableciendo un workflow en un software en la nube como Flokzu.
Esto elimina la necesidad de un segundo equipo para analizar y entregar los detalles
específicos.

Empoderar a los usuarios de negocios

Las aplicaciones de workflow en la nube pueden adaptarse a todo tipo de necesidades
empresariales en términos de flexibilidad. Las empresas pueden elegir cualquier sistema que
les funcione y pueden adaptarlo a sus necesidades.

Accesible para todos

El uso por parte de las empresas de un sistema de gestión de workflows es cada vez más
normal. El uso de esta tecnología reduce el número de personas externas a las que
normalmente tendría que recurrir para obtener ayuda o información, al tiempo que fácilmente la
pone a disposición de equipos enteros. La automatización digital del flujo de procesos
(workflow) aclara los procesos que debe seguir cada miembro del equipo, fomentando la
responsabilidad por el trabajo y la responsabilidad en cada área. Colaborar en un workflow en
la nube en el que todo el mundo es consciente de cómo sus contribuciones afectan al
panorama general, integra sus departamentos.

Ahorro de tiempo y dinero

La automatización del flujo de procesos (workflow) estandariza sus procesos, lo que permite
realizar las tareas más rápidamente y utilizar menos recursos. La eficacia de los equipos puede
aumentar con la ayuda del software de workflow empresarial adecuado, lo que se traduce en
un ahorro económico. La capacidad de combinar numerosos programas para un proceso
eficiente es otra forma en que la automatización reduce los gastos. La mayoría de los software
de workflows de negocio ofrecen código reutilizable (una herramienta de workflow en línea) que
los usuarios pueden utilizar para diseñar un proceso perfectamente adaptado a las
necesidades de su empresa. En segundo lugar, las operaciones se llevan a cabo con mayor
rapidez, lo que repercute positivamente en los costes gracias al aumento de velocidad que
proporcionan las plataformas de automatización de flujos de trabajo.

Atraer al mejor equipo de trabajo

A la mayoría de los trabajadores les molesta tener demasiadas tareas repetitivas. A su vez,
debido a la tensión de estas actividades tan tediosas, los empleados también pierden interés
por su trabajo. Sin embargo, al automatizar estas tareas, se les libera del trabajo monótono y
disponen de más tiempo para concentrarse en las responsabilidades esenciales. La
satisfacción de los trabajadores aumenta cuando se automatizan los procesos corporativos que
no necesitan llevar a cabo manualmente. El compromiso de los empleados aumenta si se les
asignan tareas más gratificantes.

Escalabilidad

Las herramientas de gestión de procesos de workflow en línea facilitan muchísimo el
crecimiento de una organización. La mayoría de las empresas luchan por seguir el ritmo del
aumento de la demanda de algunos bienes y servicios, ya sea por no contratar suficiente
personal o por no invertir en equipos adecuados.
La automatización de los workflows puede ayudar a gestionar más eficazmente los trabajos y
los flujos de trabajo en lugar de ampliar las costosas oficinas o adquirir nuevos equipos para
completar el trabajo. Por ejemplo, cuando necesite ampliar las operaciones de su empresa, las

soluciones de automatización de workflows pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos con una
mejor gestión del tiempo y un mayor énfasis en los procesos fundamentales de la empresa.
El software de flujo de procesos empresarial está hecho especialmente para que las empresas
amplíen rápidamente sus operaciones. En lugar de contratar más empleados o comprar nuevos
equipos, muchas veces la solución más inteligente sería invertir en este tipo de software en la
nube.

¿Qué problema resuelve un workflow en nube?

A menudo, las personas de una organización necesitan compartir información para realizar sus
respectivas tareas. El flujo continuo de tareas puede impedir el crecimiento de una organización
si se vuelve demasiado desordenado. Además, esto puede terminar afectando la atención al
cliente. Naturalmente, las posibilidades del caos aumentan cuando las personas se arriesgan a
perder tiempo buscando información, enviando correos electrónicos, WhatsApps o llamando
por teléfono para recibir la información que necesitan para realizar su tarea.
Los correos electrónicos, las hojas de cálculo y WhatsApp son sólo algunos ejemplos de
procedimientos manuales que suelen degradar el rendimiento y la competitividad de una
organización, lo que reduce sus posibilidades de éxito.

Sin embargo, un sistema de gestión de workflows como Flokzu resuelve estos problemas por
completo. Los usuarios disponen de un único lugar (su bandeja de entrada) donde reciben
todas las tareas que deben realizar, todos los datos pertinentes y todos los archivos adjuntos
(ya sean PDF, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel o comentarios de otros
miembros del equipo que hayan trabajado previamente). De este modo, estarán en mejores
condiciones de terminar la tarea con rapidez y precisión una vez que hayan recibido toda la
información necesaria.

Compartir información, documentos y plazos es esencial para mejorar la eficacia del proceso y,
por tanto, de la organización. La colaboración entre trabajadores asíncronos y distantes es otra
cuestión resuelta.

Los workflows en la nube reducen la molestia de ir de un lado a otro para obtener los datos
esenciales, ya sea al otro lado del pasillo o de la nación, permitiendo una cooperación más
fluida y un trabajo más eficaz. Las partes interesadas pueden colaborar con otros participantes
en la cadena de procesos sin tener que cambiar entre interfaces o programas de mensajería.
Las herramientas de workflow en línea aseguran que la información adecuada le llega a la
persona adecuada en el momento oportuno, independientemente de su ubicación física,
gracias a la lista de comprobación digital, el flujo de procesos automatizado y la documentación
centralizada.

Software de automatización de Workflows

Vamos a ver algunos casos de uso cotidiano o áreas en las que podemos automatizar
workflows con Flokzu en la nube.

Workflows relacionados con Recursos Humanos

Podemos descubrir varios workflows que pueden automatizarse y mejorarse en Recursos
Humanos. Los departamentos de RRHH suelen carecer de herramientas informáticas y
software para sus procesos internos. A menudo utilizan correos electrónicos, documentos de
Word y otros dispositivos similares, pero necesitan una aplicación especializada para gestionar
sus procesos.

Por ejemplo, en el proceso de contratación, podemos empezar con una solicitud en un
formulario público en el sitio web de la organización, seguida de todos los flujos para hacer la
entrevista, solicitar información, hacer una propuesta y firmar el contrato hasta que la persona
está efectivamente contratada. Una vez que se contrata a una persona, se activan otros
procesos para que la persona se convierta en un empleado formal.

Hay varias instancias en las que se debe ingresar la información de la persona recién
contratada, desde configurar la nómina hasta el correo electrónico. En lugar de hacerlo
manualmente, cada empleado rellenará un único formulario que enviará automáticamente sus
datos a todos los destinos requeridos. También puede crear un proceso básico de
incorporación para ayudar a los nuevos contratados a completar sus primeras actividades,
como leer documentos, completar otros formularios y desarrollar sus habilidades. Esto les
ayudará a conectar con la gente y leer los materiales necesarios (por nombrar algunos).
Del mismo modo, podemos automatizar los procesos de offboarding para, por ejemplo,
devolver material de oficina y firmar papeles. Las cuentas y el acceso del empleado también
podrían desactivarse rápidamente cuando este proceso se encuentra automatizado.
Puede automatizar sus workflows para agilizar el proceso administrativo, vinculado a las
solicitudes de vacaciones. Así garantizas que todos estén al tanto de cuándo los empleados se
toman tiempo libre. Por ejemplo, el empleado rellena un formulario público, que se enviará
automáticamente a la dirección de su superior para su aprobación. Si lo aprueban, la
información se enviará automáticamente al sistema de RR.HH. para actualizarlo todo, desde la
nómina hasta el calendario empresarial.

Pedido de Presupuesto para área

Las aprobaciones presupuestarias son fundamentales para la planificación financiera. Permiten
a las organizaciones gestionar sus finanzas y hacer planes a largo plazo. Este proceso
aprovecha varias funciones del sistema de gestión de workflows, como disponer de una
ventana formal para solicitar un presupuesto y garantizar que todo se recibe a tiempo.

Inspección de cuentas o garantías

Por ejemplo, puede utilizar una lista (checklist) para comprobar si los precios de
comercialización son correctos y, si son incorrectos, iniciar un proceso para solucionar el
problema lo antes posible.

La inspección de cuentas de clientes o de garantías es otro ejemplo de uso frecuente. Por
ejemplo, puede activar este proceso una vez al año para examinar a los clientes clave. Si algo
es incorrecto, iniciará una serie de actividades para reducir los riesgos y solucionar el
problema.

Atención a puntos de venta y distribuidores

Para este proceso, necesita el mejor software de automatización de workflows para recopilar,
gestionar y procesar de forma sencilla y rápida las miles de solicitudes que recibirá de ellos.
La automatización de este proceso aumentará significativamente la productividad de la sede, al
tiempo que ofrecerá a los distribuidores y puntos de venta un servicio mucho mejor.
Aplicar a un crédito o préstamo

El proceso de solicitar un crédito o un préstamo puede ser largo e ineficaz para los bancos. Las
comprobaciones de antecedentes, créditos o fraude forman parte de un proceso de varios
pasos en el que se analizan datos a través de muchas plataformas.

Los documentos para las solicitudes de préstamos y tasaciones se envían a menudo como
archivos PDF agrupados en correos electrónicos. Las tareas manuales más críticas son la
extracción de datos de las solicitudes, la validación con varios documentos de identidad y la
evaluación de la solvencia. La extracción inteligente de datos y la automatización de varios
procesos manuales pueden lograrse utilizando workflows en la nube, con capacidades de
inteligencia artificial (IA). Las herramientas de workflow en línea gestionan cada solicitud de
forma coherente, rápida y precisa.

Además, mediante el uso de un workflow en la nube, puede mandar automáticamente
actualizaciones y notificaciones solicitando más información.

Casos de estudio de automatización de workflows

Por flujo de trabajo administrativo entendemos información compuesta de actividades, muchas
de las cuales son realizadas por personas que evalúan datos y documentos y toman

decisiones. No existe ningún proceso corporativo que funcione completamente solo; la mayoría
de los workflows deben intercambiar información y datos con otros sistemas.
En Flokzu, ofrecemos una API robusta para interactuar con dichos sistemas utilizando servicios
web estándar. Para que la información se comparta entre ellos, también nos conectamos a
muchas otras aplicaciones en línea de Twitter, como Instagram. Esto significa iniciar un nuevo
proceso en Flokzu desde un hotspot o trailer de Instagram o ir en sentido contrario y enviar
información desde Flokzu a un equipo de ventas en Twitter o hotspot.

Precios

Debemos tener en cuenta dos factores principales cuando hablamos de precios en la industria
del workflow:

• Precio del software: el coste de compra o alquiler del software de workflow empresarial.
• Costes de los servicios profesionales asociados al funcionamiento del sistema de
  gestión de workflows.

Los sistemas de workflow empresarial tradicionales y antiguos eran costosos en términos de
las licencias y los servicios profesionales necesarios para hacerlos funcionar. La mayoría de los
sistemas de workflow empresarial son robustos y difíciles de usar. Por lo tanto, para hacer
funcionar este tipo de herramientas se necesita un servicio profesional con profundos
conocimientos.

Como resultado, este tipo de soluciones de workflow tiene unos costes totales de propiedad
más elevados que una solución de software no-code (sin código), ya que requiere licencias
adicionales y tiempo de configuración. En cambio, con un software en la nube sin código, el
precio es mucho más accesible. Los usuarios empresariales pueden crear sus propios
procesos de negocio en solo unos minutos. Simplemente tienen que iniciar sesión y empezar a
modelar.

Puede ver el precio de Flokzu en nuestro sitio web, todos los planes son sencillo de entender. Solo cobramos por lo que puedes comprender, no hay sorpresas.
Si tienes alguna pregunta sobre nuestros precios, ponte en contacto con nosotros.

Descubre qué más puedes hacer con Flokzu:

La mejor manera de aprender sobre un workflow en la nube es utilizándolo. Proporcionamos
varios materiales para ayudarte a aprender rápidamente y empezar a modelar tu primer
proceso. Tenemos un curso Udemy gratuito, una base de conocimientos completa y tutoriales.
También ofrecemos una biblioteca con magníficas plantillas de workflows que puede

implementar en la nube en cuestión de minutos. Así, en lugar de empezar desde cero, puedes
utilizar un proceso establecido que ha ayudado a miles de clientes. Utilícelo como punto de
partida y modifíquelo para adaptarlo a sus necesidades.

Si te gustaría recibir más ayuda, nuestros expertos en procesos están aquí para reunirse contigo y ayudarte a poner en marcha su primer proceso.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un workflow en la nube?

Los workflows (flujos de procesos) en la nube transforman los procesos manuales en flujos de
trabajo digitales, ubicados en la nube, que eliminan gran parte del trabajo manual, a la vez que
automatizan de forma fiable las tareas repetitivas.

¿Qué se entiende por workflow?

Un workflow muestra cómo las personas realizan sus procesos de principio a fin. Por lo tanto,
las fases y estados de un proceso conforman un workflow (flujo de procesos).

¿Cómo se activa un workflow en la nube?

Todo lo que tienes que hacer es: registrarte en Flokzu, iniciar sesión, personalizar tu workflow y
lanzar tu proceso.

¿Cómo se crea un workflow?

El primer paso es describir gráficamente el workflow mediante la creación de un diagrama que
muestre cada tarea involucrada en el proceso y cómo se relacionan entre sí.

• Establece los límites.
• Determine los elementos.
• Crea la secuencia de eventos.
• Examina los traspasos.
• Racionalice el proceso.