O que é um Workflow na nuvem?
Um Workflow (fluxo de trabalho) é uma sequência organizada e repetível de eventos que executam processos para atingir um objetivo de negócios específico. Essas tarefas podem ser delegadas a uma pessoa ou a um software para integração com outro sistema. Transformar processos manuais em fluxos de trabalho digitais elimina formulários em papel e entrada manual de dados. Portanto, ferramentas de fluxo de trabalho em nuvem, como Flokzu, automatizam operações repetidas de maneira confiável. Além disso, como tudo é feito na nuvem, não há necessidade de fazer uma configuração complicada. Tudo o que você precisa fazer é se inscrever nos serviços Flokzu, fazer login, personalizar o workflow e usar o sistema. Portanto, há benefícios em migrar para um software de fluxo de trabalho em nuvem, mesmo que pareça um grande passo.
Se você perguntar “como faço para automatizar um workflow na nuvem?”, a resposta é simples. Para automatizá-lo, primeiro você precisa representar visualmente o fluxo do processo desenhando um diagrama que ilustra todas as tarefas envolvidas no processo e seus relacionamentos. Na Flokzu, utilizamos o padrão global conhecido como BPMN. O modelo de fluxo de trabalho BPMN torna tudo funcional. Por exemplo, você pode atribuir tarefas automaticamente aos usuários, enviar e-mails, rastrear prazos de tarefas e interagir com outros sistemas internos da empresa ou serviços baseados em nuvem.
Como cada organização possui centenas de workflow, o conjunto de fluxos de trabalho na nuvem permitirá a automação e centralização de todos eles. Além disso, uma vez que os processos estejam funcionando, será possível monitorar seu desempenho, incluindo atrasos, erros e pendências.
Benefícios de usar um software de automação de workflows
A automação do fluxo de trabalho oferece vários benefícios. São eles:
Autonomia
Sem a ajuda de especialistas externos ou equipes de TI, os usuários de negócios podem automatizar por conta própria. Por exemplo, eles podem modelar e executar seus processos e obter seus resultados diretamente, estabelecendo um workflow em um software em nuvem como o Flokzu. Isso elimina a necessidade de uma segunda equipe para analisar e entregar os detalhes específicos.
Capacite os usuários de negócios
Os aplicativos do workflow em nuvem podem ser adaptados a todos os tipos de necessidades de negócios em termos de flexibilidade. As empresas podem escolher qualquer sistema que funcione para elas e adaptá-lo às suas necessidades.
Acessível para todos
O uso pelas empresas de um sistema de gerenciamento workflow está se tornando comum. O uso dessa tecnologia reduz o número de estranhos a quem você normalmente teria que recorrer para obter ajuda ou informações, ao mesmo tempo em que a torna facilmente disponível para equipes inteiras. A automação digital do fluxo do processo (workflow) esclarece os processos que cada membro da equipe deve seguir, promovendo a responsabilização pelo trabalho e responsabilidade em cada área. Colaborar em um workflow na nuvem, onde todos estão cientes de como suas contribuições afetam o quadro geral, integra seus departamentos.
Economia de tempo e dinheiro
A automação do fluxo de trabalho (workflow) padroniza seus processos, permitindo que você conclua tarefas mais rapidamente e use menos recursos. A eficácia das equipes pode ser aumentada com a ajuda do software de fluxo de trabalho de negócios certo, o que se traduz em economia de custos. A capacidade de combinar vários programas para um processo eficiente é outra maneira pela qual a automação reduz as despesas. A maioria dos softwares de fluxo de trabalho de negócios oferecem código reutilizável (uma ferramenta de fluxo de trabalho on-line) que os usuários podem usar para projetar um processo perfeitamente adaptado às suas necessidades de negócios. Em segundo lugar, as operações são concluídas mais rapidamente, o que tem um impacto positivo nos custos graças à maior velocidade fornecida pelas plataformas de automação do fluxo de trabalho.
Atrair a melhor equipe de trabalho
A maioria dos trabalhadores não gostam de ter muitas tarefas repetitivas. Por sua vez, devido ao estresse dessas atividades tediosas, os funcionários também perdem o interesse pelo trabalho. No entanto, ao automatizar essas tarefas, você os livra do trabalho monótono e tem mais tempo para se concentrar nas responsabilidades essenciais. A satisfação do trabalhador aumenta quando os processos corporativos que não precisam ser realizados manualmente são automatizados. O engajamento dos funcionários aumenta se eles receberem tarefas mais gratificantes.
Escalabilidade
As ferramentas de gerenciamento dos processos workflow on-line facilitam muito o crescimento de uma organização. A maioria das empresas luta para acompanhar o aumento da demanda por alguns bens e serviços, porque não contrata pessoal suficiente ou não investe no equipamento certo.
A automação do workflow pode ajudá-lo a gerenciar trabalhos e fluxos de trabalho com mais eficiência, em vez de expandir escritórios caros ou comprar novos equipamentos para concluir o trabalho. Por exemplo, quando você precisa expandir suas operações de negócios, as soluções de automação do workflow podem ajudá-lo a atingir suas metas com melhor gerenciamento de tempo e maior foco nos principais processos de negócios.
O software de fluxo de trabalho de negócios é feito especialmente para as empresas escalarem rapidamente suas operações. Em vez de contratar mais funcionários ou comprar novos equipamentos, muitas vezes a solução mais inteligente seria investir nesse tipo de software em nuvem.
Qual problema um workflow na nuvem resolve?
Muitas vezes, as pessoas em uma organização precisam compartilhar informações para realizar suas respectivas tarefas. O fluxo contínuo de tarefas pode atrapalhar o crescimento de uma organização se ficar muito confuso. Além disso, isso pode acabar afetando o suporte ao cliente. Naturalmente, as chances de caos aumentam quando as pessoas correm o risco de perder tempo procurando informações, enviando e-mails, enviando mensagens de WhatsApp ou ligando para receber as informações de que precisam para realizar seu trabalho.
E-mails, planilhas e WhatsApp são apenas alguns exemplos de procedimentos manuais que muitas vezes degradam o desempenho e a competitividade de uma organização, reduzindo suas chances de sucesso.
No entanto, um sistema de gerenciamento de workflow como o Flokzu resolve completamente esses problemas. Os usuários têm um único local (sua caixa de entrada) onde recebem todas as tarefas que precisam realizar, todos os dados relevantes e todos os anexos (sejam eles PDFs, documentos do Word, planilhas do Excel ou comentários de outros membros). equipe que já trabalhou anteriormente). Dessa forma, eles poderão concluir a tarefa com mais rapidez e precisão depois de receber todas as informações necessárias.
Compartilhar informações, documentos e prazos é essencial para melhorar a eficiência do processo e, portanto, da organização. A colaboração entre trabalhadores assíncronos e remotos é outro problema resolvido.
Os workflows na nuvem reduzem o incômodo de ir e vir para obter dados essenciais, seja no corredor ou em todo o país, permitindo uma cooperação mais suave e um trabalho mais eficiente. As partes interessadas podem colaborar com outros participantes na cadeia de processo sem ter que alternar entre interfaces ou programas de mensagens.
As ferramentas do workflow on-line garantem que a informação certa chegue à pessoa certa no momento certo, independentemente de sua localização física, graças à lista de verificação digital, fluxo de processo automatizado e documentação centralizada.
Software de automação de Workflows
Veremos alguns casos de uso diário ou áreas nas quais podemos automatizar fluxos de trabalho com o Flokzu na nuvem.
Workflows relacionados com Recursos Humanos
Podemos descobrir vários fluxos de trabalho que podem ser automatizados e melhorados em Recursos Humanos. Os departamentos de RH geralmente carecem de ferramentas e software de TI para seus processos internos. Eles costumam usar e-mails, documentos do Word e outros dispositivos semelhantes, mas precisam de um aplicativo especializado para gerenciar seus processos.
Por exemplo, no processo de contratação, podemos começar com uma solicitação em formulário público no site da organização, seguindo todos os fluxos para fazer a entrevista, solicitar informações, fazer uma proposta e assinar o contrato até que a pessoa seja efetivamente contratada. Uma vez que uma pessoa é contratada, outros processos são acionados para que a pessoa se torne um empregado formal.
Existem vários casos em que as informações de uma pessoa recém-contratada precisam ser inseridas, desde a configuração da folha de pagamento até o e-mail. Em vez de fazê-lo manualmente, cada funcionário preencherá um único formulário que enviará automaticamente seus dados para todos os destinos solicitados. Você também pode criar um processo básico de integração para ajudar os novos contratados a concluir suas primeiras atividades, como ler documentos, preencher outros formulários e desenvolver suas habilidades. Isso os ajudará a se conectar com as pessoas e a ler os materiais necessários (para citar alguns).
Da mesma forma, podemos automatizar processos de desligamento, por exemplo, devolução de material de escritório e assinatura de papéis. As contas e o acesso dos funcionários também podem ser desativados rapidamente quando esse processo é automatizado.
Você pode automatizar seus workflows para agilizar o processo administrativo, vinculado a solicitações de férias. Isso garante que todos saibam quando os funcionários tiram folga. Por exemplo, o funcionário preenche um formulário público, que é enviado automaticamente ao endereço de seu superior para aprovação. Se eles aprovarem, as informações serão enviadas automaticamente para o sistema de RH para atualizar tudo, desde a folha de pagamento até o calendário da empresa.
Solicitação de orçamento para área
As aprovações orçamentárias são essenciais para o planejamento financeiro. Eles permitem que as organizações gerenciem suas finanças e façam planos de longo prazo. Esse processo aproveita diversas funcionalidades do sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, como ter uma janela formal para solicitar um orçamento e garantir que tudo seja recebido no prazo.
Inspeção de contas ou garantias
Por exemplo, você pode usar uma lista de verificação para verificar se seus preços de negociação estão corretos e, se estiverem incorretos, iniciar um processo para corrigir o problema o mais rápido possível.
A inspeção de contas de clientes ou garantias é outro exemplo de uso frequente. Por exemplo, você pode ativar esse processo uma vez por ano para examinar os principais clientes. Se algo estiver errado, ele iniciará uma série de atividades para reduzir os riscos e corrigir o problema.
Atenção aos pontos de venda e distribuidores
Para este processo, você precisa do melhor software de automação de fluxo de trabalho para coletar, gerenciar e processar com facilidade e rapidez as milhares de solicitações que você receberá deles.
A automatização desse processo aumentará significativamente a produtividade da sede, oferecendo aos distribuidores e pontos de venda um serviço muito melhor.
Solicite um crédito ou empréstimo
O processo de solicitação de crédito ou empréstimo pode ser longo e ineficiente para os bancos. As verificações de histórico, crédito ou fraude fazem parte de um processo de várias etapas em que os dados são analisados em várias plataformas.
Os documentos para pedidos de empréstimo e avaliações geralmente são enviados como arquivos PDF agrupados em e-mails. As tarefas manuais mais críticas são extração de dados de aplicativos, validação com vários documentos de identificação e avaliação de crédito. A extração inteligente de dados e a automação de vários processos manuais podem ser alcançadas usando fluxos de trabalho baseados em nuvem, alimentados por inteligência artificial (IA). As ferramentas do workflow on-line lidam com cada solicitação de forma consistente, rápida e precisa.
Além disso, usando um workflow em nuvem, você pode enviar automaticamente atualizações e notificações solicitando mais informações.
Estudos de caso de automação de fluxo de trabalho
Por fluxo administrativo entendemos informações compostas por atividades, muitas das quais são realizadas por pessoas que avaliam dados e documentos e tomam decisões. Não existe processo corporativo que funcione totalmente por conta própria; a maioria dos fluxos de trabalho deve trocar informações e dados com outros sistemas.
Na Flokzu, oferecemos uma API robusta para interagir com esses sistemas usando serviços da Web padrão. Para que as informações sejam compartilhadas entre eles, também nos conectamos a muitos outros aplicativos online do Twitter, como o Instagram. Isso significa iniciar um novo processo no Flokzu a partir de um hotspot ou trailer do Instagram ou seguir o caminho inverso e enviar informações do Flokzu para uma equipe de vendas no Twitter ou hotspot.
Preços
Devemos levar em consideração dois fatores principais quando falamos de preços na indústria de workflow:
- Preço do software: o custo de compra ou aluguel do software workflow corporativo.
- Custos de serviços profissionais associados à operação do sistema de gerenciamento do workflow..
Os sistemas legados e tradicionais de fluxo de trabalho corporativo eram caros em termos de licenças e serviços profissionais necessários para executá-los. A maioria dos sistemas de fluxo de trabalho empresarial são robustos e difíceis de usar. Portanto, para fazer esse tipo de ferramenta funcionar, é necessário um serviço profissional com conhecimento aprofundado.
Como resultado, esse tipo de solução de workflow tem um custo total de propriedade mais alto do que uma solução de software sem código, pois requer licenças adicionais e tempo de configuração. Por outro lado, com software na nuvem sem código, o preço fica bem mais acessível. Os usuários corporativos podem criar seus próprios processos de negócios em apenas alguns minutos. Eles simplesmente precisam fazer login e começar a modelar.
Você pode ver o preço do Flokzu em nosso site, todos os planos são fáceis de entender. Cobramos apenas pelo que você entender, não há surpresas.
Se você tiver alguma dúvida sobre nossos preços, entre em contato conosco.
Descubra o que mais você pode fazer com Flokzu:
A melhor maneira de aprender sobre um workflow na nuvem é usando-o. Fornecemos vários materiais para ajudá-lo a aprender rapidamente e começar a modelar seu primeiro processo. Temos um curso gratuito da Udemy, uma base de conhecimento abrangente e vários tutorias. Também oferecemos uma biblioteca com ótimos modelos de workflows que você pode implantar na nuvem em minutos. Portanto, em vez de começar do zero, você pode usar um processo estabelecido que ajudou milhares de clientes. Use-o como ponto de partida e modifique-o para atender às suas necessidades.
Se você precisar de mais ajuda, nossos especialistas em processos estão aqui para reunir-se com você e ajudá-lo a colocar seu primeiro processo em funcionamento.
Perguntas frequentes
O que é um workflow na nuvem?
Os workflows (fluxo de trabalhos) na nuvem transformam processos manuais em fluxos de trabalho digitais, localizados na nuvem, que eliminam grande parte do trabalho manual enquanto automatizam tarefas repetitivas de forma confiável.
O que se entende por workflow?
Um workflow mostra como as pessoas realizam seus processos do início ao fim. Portanto, as fases e estados de um processo compõem um workflow (fluxo de processo).
Como você ativa um workflow na nuvem?
Tudo o que você precisa fazer é: se inscrever no Flokzu, fazer login, personalizar seu fluxo de trabalho e iniciar seu processo.
Como você cria um workflow?
A primeira etapa é descrever graficamente o fluxo de trabalho criando um diagrama que mostre cada tarefa envolvida no processo e como elas se relacionam entre si.
- Defina os limites.
- Determinar os elementos.
- Crie a sequência de eventos.
- Examine as transferências.
- Agilizar o processo.
