La Automatización de RRHH es clave para optimizar los flujos de documentos en todo departamento de recursos humanos. Es un instrumento clave para servir mejor a los empleados. Más aún, es imprescindible para construir departamentos de RRHH eficientes. Algunos ejemplos de procesos típicos que son mejorables:
- Solicitud de nuevo personal
- Reclutamiento y Selección de personal
- Inducción de nuevo personal
- Desvinculación de personal
- Solicitud de capacitación o entrenamiento
- Evaluación de rendimiento
- Solicitud de baja / renuncia
- Aviso de ausencia imprevista
- Solicitud de vacaciones o licencias extraordinarias
- Cambio de posición del empleado
- Solicitud de descuentos para servicios de la compañía
- y un gran… Etcétera.
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Por mucho tiempo todos estos procesos se realizaban con soporte papel o correos electrónicos. Como resultado, tomaban mucho más tiempo del esperado. Pero además, los papeles y emails se perdían. En consecuencia, los empleados debían preguntar varias veces por el estado de sus solicitudes. En consecuencia, esto probablemente genere estrés en los departamentos de Recursos Humanos, buscando respuestas y brindando un servicio sub óptimo.
La automatización de RRHH para mejorar los flujos de trabajo
La Automatización de RRHH es viable y alcanzable siguiendo estos pasos:
- Primero, definir el formulario. Define los campos que almacenarán información relevante para el flujo de trabajo. Por ejemplo, en un proceso de solicitud de vacaciones: la fecha de salida, la fecha de reintegro. (ver Cómo configurar el Formulario del Proceso)
- En segundo lugar, define el workflow, o flujo de trabajo. Define las tareas que las personas completarán. Asigna usuarios y roles a cada tarea. Siguiendo el ejemplo del proceso de solicitud de vacaciones, las tareas serían: Aprobar las Vacaciones, Registrar la Licencia, etc. (ver Elementos básicos de un workflow)
- Finalmente, despliega el proceso. Úsalo. Mídelo. Mejóralo!
A manera de ejemplo, por favor revisa este diagrama BPMN. Fue tomado de la plantilla de Selección de Personal (disponible en nuestra biblioteca de procesos gratuita):
Ciertamente, puedes identificar muy fácilmente las tareas que involucra el workflow. Así también, puedes identificar las reglas de negocio y quién debe hacer qué. Así mismo, utilizando un formulario público, se podría permitir que cualquier persona aplique a la vacante (sin necesidad de autenticarse con usuario y contraseña).
Beneficios de la Automatización de RRHH:
Encontrarás beneficios cuantificables y no cuantificables. Algunos de ellos son:
- Mejor servicio a los empleados. Evitar preguntar varias veces por cada solicitud. Más aún, podrán recibir notificaciones automáticas vía email, a medida que su solicitud avanza en el workflow.
- Asegurar el cumplimiento de los procesos internos. Cada solicitud seguirá los pasos (tareas) definidos en el workflow, y no otros.
- Ahorro en costos. Reducir papeles/emails. Eliminar el trasiego, traslado y almacenamiento de papeles.
- Aumentar la productividad del equipo de RRHH, evitando el re-trabajo a perder papeles/mails, y el responder las consultas de cada empleado sobre sus solicitudes.
- Medir los procesos. Obtener KPI’s, por ejemplo, el tiempo insumido en cada etapa, para así mejorar las decisiones de gestión.
- Mejorar la auditoría y trazabilidad. Flokzu almacenará una traza completa de quién hizo qué y cuándo para cada instancia de proceso.
- Impulsar la colaboración y gestión del conocimiento a través del modelado de procesos.
Usar una solución de BPM en la nube como Flokzu que provee Software como Servicio (SaaS), permite automatizar estos procesos en cuestión de horas. Y no necesitarás conocimientos técnicos o de programación para hacerlo. Considerando que funciona completamente en la nube, puedes hacerlo ahora mismo. Así no necesitarás instalar software, ni obtener autorizaciones complejas de TI. Agenda una demo para ver como funciona, en solo 30 minutos.
Comienza a automatizar ya otros procesos.
Finalmente, encontrarás interesantes estos templates de procesos, que te permitirán comenzar ya con la automatización de los flujos de trabajos de recursos humanos:
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