Proceso de selección de personal en una PyME
En una PyME no hay nada más importante que formar un equipo de trabajo comprometido, con las aptitudes y actitudes necesarias para hacer crecer el negocio. Errar al reclutar se paga muy caro, y el costo usualmente es un freno al crecimiento, insatisfacción de los clientes y eventualmente la quiebra de la PyME. De esta forma es que Automatizar la selección de personal se convierte en un proceso clave en cualquier empresa.
Lamentablemente las PyMEs usualmente no cuentan con los recursos necesarios para contratar firmas consultoras o profesionales suficientemente especializados en los procesos de reclutamiento para asegurarse de cubrir la vacante con el perfil adecuado. Por ende, los propios dueños de la PyME son quienes suelen realizar el proceso de selección.
En este post pretendemos cubrir los aspectos fundamentales de la selección e inducción de personal en una PyME para minimizar los errores al hacerlo. Abarcaremos:
- La definición del perfil como paso base en la selección
- Utilización de herramientas de BPM, que con muy bajo costo pueden aportar mucho para mejorar la selección
- Entrevista personal. Set de preguntas imprescindibles a realizar al postulante
- Generación de una base de datos de postulantes
- Medición de los ratios de conversión entre postulantes / seleccionados
Como solemos hacerlo, presentaremos estos contenidos de forma muy breve, concreta y lista para ser usada en una PyME, porque sabemos que tu tiempo vale oro.
Definir el perfil del candidato
Claramente este es el primer paso, pero muchas veces la PyME se lo saltea. Es imprescindible que inviertas 15 minutos (no se requiere de más) y definas por escrito el perfil. No es preciso hacerlo con mucho formalismo o detalle, pero al menos debes definir:
- Qué formación / experiencia mínima será requerida
- Qué aptitudes de relacionamiento personal. ¿El empleado tendrá trato con el público? ¿Trabajará solo o en equipo?
Si queremos mayor detalle y formalismo, podemos usar una planilla como la siguiente y completarla para cada postulante:
El formulario de postulación
Este formulario es imprescindible, ya que permitirá recibir la postulación vía web. Esto facilita que sea el propio postulante quien ingresa los datos, lo que no requiere de tanto tiempo de la PyME y reduce errores. Ya en ese formulario web podemos validar diversos datos, como la formación, solicitar que se ajunte un CV, etc.
Deberá incluir campos para toda la información relevante. Es importante incluir solo lo absolutamente imprescindible, para que completarlo no sea demasiado tedioso y ahuyente a buenos postulantes.
En ese mismo formulario sería bueno que además de datos, incluyamos un campo abierto, acotado a 500 caracteres, obligatorio y que pida “Motivo por el que desea trabajar en nuestra empresa”, que permita expresarse al postulante, evaluar su capacidad de redacción, de síntesis y su motivación.
El siguiente es un posible ejemplo de formulario básico:
Utilizar BPM para automatizar la selección de personal
Flokzu facilitará enormemente el proceso de selección. La postulación del candidato pasará por un proceso automatizado, asegurándose de que no haya retrasos o errores que pueden implicar el traspapelado de la información. Y aún mayor será la ayuda para el reclutador en la PyME, quien probablemente tiene poco tiempo para evaluar decenas (o más) de CVs y cero margen para equivocarse. El costo de esta herramienta puede ser un problema, pero hay algunos BPMS que están diseñados especialmente para pequeñas empresas (más info aquí). Una herramienta de BPM permitirá:
- Facilitar la primera revisión. Es posible definir etapas y actores que deben trabajar en cada una de ellas, aprobando o rechazando cada postulación. Nuevamente, es importante poder hacer esto rápidamente e ingresar comentarios relevantes para el siguiente evaluador.
- Generar alertas automáticamente si se está demorando el proceso en alguna etapa. Los buenos candidatos, los que queremos integrar a nuestra empresa, valorarán un proceso ágil, con respuestas que le indiquen en qué etapa del proceso está su postulación. Además, no queremos que se vayan a otra empresa porque no obtuvieron una respuesta nuestra.
Un proceso típico que nos asegura recibir las postulaciones y atenderlas apropiadamente sería:
Consideraciones:
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- El proceso de selección de personal puede ser muy complejo. Recomendamos fuertemente comenzar con una representación sencilla y añadir sólo las etapas que sean absolutamente necesarias.
- El ejemplo diagramado (mediante la notación BPMN) comienza a partir del formulario web completado por el postulante. Existen otras formas de postulación (vía mail, correo, telefónica) pero la gran ventaja de esta modalidad es que inicia la siguiente etapa automáticamente.
La entrevista personal: preguntas imprescindibles para el candidato
La etapa de entrevista es un elemento clave en la selección de personal. Si bien puede resultar tedioso, recomendamos que en una PyME participe el CEO. Al fin y al cabo es su empresa y el futuro de la misma dependerá de qué tan bien contrate a sus empleados. Por lo tanto, el tiempo que requiere es una inversión absolutamente necesaria. En caso de que un proceso involucre muchos postulantes, es posible que otra persona realice una entrevista «filtro».
La entrevista no debe ser una conversación superficial, pues así no lograremos determinar cualidades de la personalidad del postulante o su capacidad de trabajo. Si realmente queremos realizar una buena selección de personal, debemos lograr que el postulante se abra. Y para lograr eso, tenemos que recrear una situación real, donde se enfrente a problemas y presiones. Todo esto logrando un buen clima para que el postulante se sienta cómodo. Sólo así podremos contratar personas que luego se esfuercen por la PyME y resuelvan las situaciones satisfactoriamente, favoreciendo su crecimiento.
Parte 1 de la entrevista
Abarca el comienzo de la entrevista, donde se tratarán temas genéricos para establecer el clima. La duración no debe ser mayor a 5 minutos. El principal objetivo es iniciar la conversación para que el postulante se sienta cómodo y sea sincero. Para ello, utiliza un trato amigable y cordial. Se deben tratar dos temas clave: descripción de la empresa y descripción del perfil buscado.
Descripción de la empresa
- Inicio: Contar algo personal, trayectoria en la empresa, una anécdota para que el postulante se distienda.
- Desafío y crecimiento profesional: Que se sienta parte de “crear o hacer crecer la empresa”. Fundamental para contratar gente buena, que elegirá a nuestra PyME en lugar de otra empresa.
- Destacar los puntos altos de la empresa: clima laboral, posibilidad de capacitación, crecimiento profesional, etc.
Descripción del perfil buscado
- Nombre del puesto: funciones básicas y nivel del puesto.
- Responsabilidades, tareas y alcance del puesto.
- Contexto: empresarial y cultura organizacional, concepto de equipo y trabajo colaborativo.
Parte 2 de la entrevista
En esta etapa se busca entablar una conversación en profundidad, de aproximadamente 25 minutos de duración, donde se puedan percibir características personales y laborales del individuo. Para ello, se realizan preguntas abiertas que le permitan al postulante explayarse.
Ejemplos de preguntas y qué evalúan
- ¿Cómo conociste nuestra empresa? ¿Qué primera impresión tienes de la empresa? ¿Sabes qué hacemos? ¿Dónde investigarías más?
Evaluar motivación, energía, intereses. ¿se preocupó de averiguar algo más? ¿Entendió algo de lo que hacemos? - ¿Cuál fue el último proyecto interesante en el que participaste? ¿Fue grupal? ¿Lo lideraste? ¿Dónde fallaste?
Evaluar capacidad analítica y creativa, auto-crítica, pasión, conocimiento, humildad, capacidad de aprendizaje y reflexión. - ¿Cuántas pelotas de golf crees que entran en un coche?
Evaluar capacidad de afrontar situaciones inesperadas, dominio de la situación. La respuesta en sí no es relevante, sino cómo se desenvuelve en este tipo de situaciones. - ¿Qué cosas te disgustaban de tu trabajo anterior?
Evaluar intereses, objetivos, sinceridad.
Nota: En todas estas preguntas, nunca debes quedarte con la primera respuesta, que suele ser políticamente correcta. Es importante repreguntar, ahondar en la respuesta y llegar a los detalles. No por los detalles en sí, sino porque será lo que nos muestre lo sustancial del postulante y veremos si realmente se amoldará al equipo de nuestra PyME.
Generar una base de datos de postulantes
Una de las principales ventajas de utilizar una herramienta BPM para la selección de personal es la generación de una base de datos. La automatización del proceso permite almacenar la información recabada (tanto los formularios como los comentarios registrados) de forma rápida y accesible. Una base de datos simplifica procesos de selección futuros ya que:
- Permite revisar postulaciones anteriores que resultaron interesantes. Para eso, es fundamental identificar aquellos perfiles atractivos durante el proceso.
- Documentar los procesos de entrevistas, nuestras consideraciones, los resultados de la entrevista y de la planilla de perfil, de forma de que si le volvemos a entrevistar tener los antecedentes.
- Medir los volúmenes de postulantes para evaluar la efectividad de los llamados.
- Tener una visión objetiva de los postulantes. Evitar las “primeras impresiones”, obligar a los evaluadores a completar campos objetivos que sustenten sus decisiones.
Medir ratios de conversión entre postulantes/entrevistados/seleccionados
Al automatizar la selección de personal, podremos analizar cuántos postulantes recibimos para cada una de las contrataciones. Es decir, establecer una relación entre los perfiles evaluados y las contrataciones satisfactorias. Esto es fundamental porque:
- Si recibimos muchas postulaciones y pocos llegan a la entrevista, significa que el llamado ha sido demasiado abierto, estamos perdiendo tiempo en evaluar perfiles que no encajan.
- Si recibimos muy pocas postulaciones, no estamos siendo atractivos o el llamado es demasiado específico. Este es el peor escenario, pues no encontraremos al perfil buscado.
- Si recibimos un número razonable que pasan a la etapa de entrevista, si todos son descartados significa que el filtro previo fue demasiado laxo.
- Si todos los entrevistados “nos gustan”, significa que la entrevista está siendo demasiado laxa y no estamos llegando a lo sustancial.
No existe una regla universal, pero una buena referencia es la de 50/20/10: el 50% de los postulantes pasan la primera revisión, el 20% pasa a la entrevista y el 10% llega a la etapa final de la selección de personal.
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
