La Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento permite automatizar el workflow de recibir, analizar y dar seguimiento a los incidentes hasta resolverlos. Automatizar este proceso de acuerdo a la disciplina de BPM provee grandes beneficios.
Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento – Beneficios
- Proveer un mecanismo formal para que los empleados soliciten mantenimiento a equipos evitando mails, llamadas telefónicas, u otros caminos informales que son propensos a errores.
- Gestionar en tiempo y forma cada solicitud, con vencimientos y alertas.
- El solicitante puede rápidamente revisar el estatus de sus solicitudes, ver qué pasos se han completado y por quién. Se genera una traza de auditoría.
- El gerente puede saber cuántas solicitudes pendientes tiene, y quién las tiene.
- Notificaciones automáticas por mail pueden enviarse cuando la solicitud es aprobada o denegada, o si se requiere una aprobación jerárquica.
- Es posible extender el flujo, incorporando o modificando las etapas propuestas en la plantilla.
- Registrar los tiempos insumidos en cada solicitud, con reportes agregados. Con generación automática de indicadores de rendimiento (KPI’s)
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
¿Qué incluye esta plantilla de proceso?
La Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento incluye un formulario completo y funcional. Este formulario propone campos útiles para guardar la información de cada solicitud. Por supuesto, puede configurar completamente el formulario, agregando, quitando o modificando los campos incluidos en la Plantilla de Proceso Solicitud de Mantenimiento.
La Plantilla de Proceso Solicitud de Mantenimiento también incluye un workflow completo, con varias tareas, notificaciones por mail y gateways. Usando la notación estándar BPMN, puedes modificar fácilmente el workflow y configurarlo según tus necesidades particulares.
Instalando la plantilla
Para comenzar a utilizar esta plantilla, simplemente ingresa a Flokzu, ve a la sección «Mis Procesos» en el menú de la izquierda, crea un nuevo proceso, y selecciona la Plantilla de Proceso Solicitud de Mantenimiento desde la lista de procesos predefinidos sugeridos.
Cada tarea (etapa) del workflow debe ser asignada a un rol que trabajará en ella. En esta plantilla, cada tarea está asignada al rol general «Todos los Usuarios», por lo que deberás revisar cada tarea y asignar el rol adecuado.
Haz doble click en cada ícono del diagrama, y en particular en cada tarea para ver su configuración. El doble clic en un Gateway (rombo) te permitirá definir las condiciones que luego separarán el flujo por un camino u otro.
Una vez hayas ajustado el formulario y el proceso, simplemente presiona el botón verde «Publicar Proceso» y listo. Tu proceso ya está listo para ser usado por tus usuarios.
Deseas comenzar ya a trabajar en este proceso?
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Lecturas adicionales
- Más ejemplos de workflows listos para ser usados en nuestra Biblioteca de Procesos.
- Reducir costos mediante la automatización de procesos
- Documentación de procesos de negocio. Herramientas y notación.
