Es común que se manejen decenas de formularios de RRHH en Manufactura. Los departamentos de Recursos Humanos de estas industrias reciben por correo electrónico, WhatsApp o directamente en papel cientos de documentos de los empleados, con todo tipo de requerimientos, aplicaciones, incidentes, etc.
Estos formularios incluso a veces se pierden. Y siempre, siempre, requieren mucho tiempo para su seguimiento, localización y procesamiento. Esto es costoso para la empresa. Y además crea una sensación de «falta de competencia» del área de RH.
Formularios de RRHH en Manufactura
Digitalizar los formularios de recursos humanos en industrias de manufactura implica hacerlos disponibles de forma electrónica a todos los interesados que puedan precisarlos.
Pero además, implica definir un proceso asociado a cada formulario. Es decir, el conjunto de tareas, revisiones, o actividades que deberán realizarse para atender el cometido de ese formulario.
Las áreas de RRHH usualmente ofrecen una gran cantidad de formularios con diferentes cometidos, por ejemplo:
- Solicitud de Entrenamiento / Capacitación.
- Aviso de ausencia imprevista (enfermedad, etc.)
- Solicitud de licencias regulares.
- Reporte de incidentes o situaciones peligrosas
- Solicitud de aumento de sueldo.
- Pedido de traslado (entre sucursales o áreas de la empresa)
- Formularios de Salud e Higiene Ocupacional (HSHE)
- Solicitud de adelantos de sueldo.
- Rendición de viáticos.
- etc.
En todos estos procesos, el esquema de digitalización mediante Flokzu BPM en la nube, es el mismo. Se hace disponible a cualquier funcionario que lo requiera un formulario electrónico. Cada formulario contendrá los campos relevantes para su cometido. Una vez enviado ese formulario digital, se lanzará un workflow para procesarlo. Cada persona (de RRHH o de otras áreas) recibirá el formulario electrónico, y completará las tareas que sean necesarias. En la siguiente ilustración se presenta un esquema conceptual de este funcionamiento, con un formulario para solicitar entrenamiento.
Generar formularios sin programar
Flokzu permite construir cada formulario, para cada proceso, sin programar. Mediante una herramienta amigable y gráfica, se pueden agregar los campos necesarios para cada formulario electrónico. Estos campos almacenarán diferentes tipos de datos. Además, es posible definir si serán requeridos, editables, solo lectura u ocultos.
En la siguiente ilustración se presenta un ejemplo de un formulario de solicitud de vacaciones, con algunos campos típicos.
El usuario de negocios, que puede ser alguien del departamento de Recursos Humanos, construye su propio formulario.
Es probable que en el futuro este formulario cambie. Ningún problema. Podrá introducir los cambios, y todos los nuevos procesos iniciarán con el nuevo formulario.
Versiones de los formularios
Flokzu permite manejar las versiones de los formularios. Es posible volver a una versión anterior si es necesario. Y también es posible definir que las instancias de procesos creadas con una versión anterior, sean migradas automáticamente a la última versión disponible del formulario.
Los workflows asociados a los formularios
Naturalmente, cada formulario requerirá un conjunto de tareas para procesarlo. Cada tarea podrá ser realizada por un usuario único, o un rol compartido por varios usuarios.
El flujo de trabajo que incluye todas las tareas del proceso se define gráficamente mediante un diagrama BPMN. Este diagrama incluye todas las tareas a realizar. Pero también incluye los plazos y vencimientos para cada tarea, las alertas a disparar si se exceden o eventuales reasignaciones.
A continuación un ejemplo del workflow de «solicitudes de vacaciones» asociado al formulario previamente presentado:
Beneficios de automatizar los procesos de Recursos Humanos en Manufactura
Analizando cientos de clientes que han automatizado con Flokzu sus procesos y formularios de Recursos Humanos, hemos visto que se repiten ciertos beneficios concretos:
- Sustancial mejora en el servicio prestado por RRHH a los empleados. Disponen de un mecanismo digital para realizar solicitudes y proveer información. Pero además, los empleados pueden consultar por sí mismos el estado de cada una de sus solicitudes.
- Reducción sustancial de costos del área de RRHH. Se elimina el costo en papel (impresión, impresoras, traslados, almacenamiento). Al tener los documentos 100% digitales, también se realizan las búsquedas y tareas más rápido, permitiendo procesar más formularios con el mismo personal.
- Centralización de toda la información relevante, con posibilidad de emitir informes y reportes para analizar las solicitudes recibidas, los tiempos insumidos, etc.
Conclusiones
Los departamentos de Recursos Humanos en las empresas de manufactura manejan decenas o cientos de formularios para atender diferentes necesidades de los empleados y de la empresa. Gestionar estos formularios por mail, WhatsApp o papel es ineficiente, costoso y con riesgo de perder información relevante.
Decenas de empresas de manufactura han automatizado estos formularios y sus flujos de trabajo asociados con Flokzu. Los beneficios son inmediatos, visibles, medibles y sustentables en el tiempo.
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