Guía de Adquisiciones y Contrataciones: Dominar el arte de adquirir bienes y servicios en 7 pasos

Bienvenido a nuestra guía completa de adquisiciones y contrataciones, donde obtendrás información sobre los procesos y cómo desempeñan un papel crucial en el éxito de la organización. Vamos a sumergirnos en la definición de adquisiciones y contrataciones (procurement), su implicancia y la importancia de su gestión. ¡Empecemos!

¿Qué es la Adquisición?

Es el proceso a través del cual las empresas obtienen productos y servicios de fuentes externas para satisfacer sus necesidades operativas. Implica establecer las necesidades, seleccionar proveedores, concluir contratos y presentar propuestas directas. La definición de adquisición abarca una amplia gama de actividades que son esenciales en el buen funcionamiento de cualquier organización.

Se requiere una gestión eficaz para reducir los costos, mantener estándares de calidad y cultivar relaciones sólidas con los proveedores. A medida que las organizaciones crecen y evolucionan, un proceso de adquisición simplificado se vuelve cada vez más importante para garantizar la eficiencia operativa.

¿Cómo funciona la adquisición?

El proceso de adquisición juega un papel determinante en la estrategia de una empresa, ya que la capacidad de adquirir materiales o servicios específicos afecta directamente la rentabilidad operativa. Los presupuestos de adquisiciones generalmente asignan una cantidad particular para que los gerentes adquieran los bienes o servicios necesarios. Las adquisiciones, junto con sus procesos asociados, pueden consumir una parte significativa de los recursos de una organización para administrar los resultados.

Los procesos de adquisición generalmente se adhieren a las normas establecidas por la empresa, generalmente centralizadas y regidas por el departamento de cuentas por pagar (AP, Accounts Payable) dentro de la división de contabilidad. El proceso de Gestión de Adquisiciones y Contrataciones (Management Procurement) generalmente se divide en varias etapas, cada una con un conjunto único de tareas y objetivos. Comienza con la creación de un pedido y termina con la obtención y confirmación del pago.

En un contexto más amplio, la adquisición puede abarcar la planificación de compras, el establecimiento de estándares y especificaciones, la investigación y selección de proveedores, el financiamiento, la negociación de precios y el control de inventario. En consecuencia, las grandes organizaciones pueden requerir el apoyo colaborativo de varios departamentos para garantizar resultados exitosos.

En Flokzu, reconocemos la importancia de un proceso de adquisición simplificado y efectivo. Nuestras soluciones están destinadas a ayudar a las organizaciones a administrar de manera más eficiente sus actividades de adquisición, ahorrando tiempo y dinero al tiempo que garantiza resultados óptimos. 

Tipos de Adquisiciones

Hay varios procesos de adquisición dentro de una organización, cada uno con un propósito distinto. Comprender las diferencias entre estas formas puede ayudar a las empresas a tomar decisiones con más información y optimizar la gestión de su cadena de suministro. Las adquisiciones directas, indirectas, de productos básicos y de servicios, son las cuatro categorías básicas de adquisiciones.

Adquisiciones directas

Este tipo, abarca la compra de artículos y servicios que están estrechamente relacionados con los principales productos o servicios de una empresa. Por lo general, esto se centra en piezas de adquisición, como materias primas, componentes o maquinaria, utilizados en el proceso de fabricación o producción. Los principios de adquisición, como la transparencia, la responsabilidad, la competitividad, la eficiencia y la ética, deben aplicarse a las compras directas para garantizar una estrategia efectiva.

1. Transparencia: La transparencia en la adquisición directa implica compartir información relevante con todas las partes involucradas, incluidos los proveedores, los equipos internos y las autoridades reguladoras. Asegura que las decisiones de adquisición sean bien informadas y comunicadas, fomentando la confianza entre todas las partes. Las características de la transparencia incluyen los procesos de licitación abierta, la divulgación pública de las políticas y los criterios de adquisición y la comunicación oportuna de las decisiones de adquisición.
2. Responsabilidad: En las adquisiciones, todas las partes involucradas en el proceso son responsables de sus acciones y decisiones. Las características de rendición de cuentas incluyen roles y responsabilidades claras, procesos documentados de toma de decisiones y sistemas sólidos de monitoreo y evaluación para evaluar el desempeño de los equipos de adquisiciones y proveedores.
3. Competitividad: La competitividad en la adquisición directa tiene como objetivo crear condiciones de competencia equitativas para todos los proveedores, alentándolos a ofrecer el mejor valor posible para los bienes o servicios requeridos. Las características de la competitividad incluyen un proceso de licitación abierto y justo, una evaluación objetiva de las propuestas y una evaluación continua del desempeño de los proveedores para garantizar que los proveedores elegidos continúen entregando valor.
4. Eficiencia: La adquisición directa se refiere al uso óptimo de los recursos para obtener resultados predecibles. Implica minimizar los costos y los plazos de entrega, al mismo tiempo que se mantiene la calidad y se mitigan los riesgos. Las características de eficiencia incluyen procesos de adquisición simplificados, el uso de tecnología para automatizar tareas repetitivas e iniciativas de mejora continua para identificar y abordar las ineficiencias.
5. Ética: La ética en las adquisiciones se refiere a mantener altos estándares de integridad, honestidad e imparcialidad durante todo el proceso de adquisición. Este concepto garantiza que las decisiones de adquisición se realicen en el mejor interés de la empresa y sus accionistas, sin perjuicio ni corrupción. Las características de las adquisiciones éticas incluyen el cumplimiento de un código de conducta, políticas estrictas de conflicto de intereses e iniciativas continuas de capacitación y concientización para promover el comportamiento ético entre los profesionales de adquisiciones.

El departamento de adquisiciones es responsable de administrar las actividades de adquisiciones directas, asegurando que la organización adquiera los recursos necesarios al mejor valor mientras mantiene sólidas relaciones con los proveedores y se adhiere a los principios de adquisiciones.

Adquisiciones indirectas

La adquisición de bienes o servicios que no se relacionan directamente a la producción pero que son necesarios para sus operaciones diarias se conoce como adquisición indirecta. Estos bienes y servicios sostienen el funcionamiento general de la organización y pueden incluir suministros de oficina, servicios de mantenimiento, equipamiento de IT, software, servicios públicos, servicios profesionales y beneficios para los empleados.

Las características clave de la adquisición indirecta incluyen:

1. Carácter descentralizado: A diferencia de las adquisiciones directas, las indirectas son, por lo general, administradas por múltiples departamentos dentro de la empresa, y cada departamento es responsable de adquirir los bienes y servicios relevantes para sus funciones. Este carácter descentralizado puede hacer que las adquisiciones indirectas sean más complejas y difíciles de gestionar, siendo necesaria la coordinación y colaboración entre los departamentos.
2. Gestión de costos: Uno de los principales objetivos de las adquisiciones indirectas es controlar y reducir los costos operacionales. Las organizaciones a menudo buscan consolidar proveedores y negociar mejores contratos para lograr economías de escala y ahorrar costos. La implementación de software y herramientas de adquisición puede ayudar a realizar un seguimiento de los gastos, analizar los patrones e identificar oportunidades de reducción de costos.
3. Gestión de relaciones con proveedores: Como la adquisición indirecta implica una amplia gama de bienes y servicios, las organizaciones a menudo trabajan con numerosos proveedores. La gestión eficaz de las relaciones con los proveedores garantiza una calidad constante, una entrega oportuna y condiciones contractuales favorables. Incluye evaluaciones periódicas del desempeño, comunicación transparente y resolución colaborativa de problemas.
4. Gestión de riesgos: Las adquisiciones indirectas conllevan riesgos inherentes, como interrupciones en la cadena de suministro, sobrecostos e incumplimiento de las regulaciones. Las empresas requieren sistemas efectivos de gestión de riesgos para detectar, analizar y minimizar. Puede implicar evaluaciones de riesgo del proveedor, planificación de contingencia y monitoreo continuo del desempeño del proveedor y las condiciones del mercado.
5. Sostenibilidad y responsabilidad social corporativa (CSR, Sustainability and corporate social responsibility): Las organizaciones priorizan cada vez más la sostenibilidad y la CSR en sus actividades indirectas de adquisición. Incluye la incorporación de criterios ambientales, sociales y de gobernanza (ESG, environmental, social, and governance) en las evaluaciones de proveedores y la promoción de prácticas éticas de abastecimiento en toda la cadena de suministro.

Al centrarse en estos aspectos críticos, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de adquisición indirecta, lograr ahorros de costos y garantizar el buen funcionamiento de sus operaciones. Un sistema centralizado de gestión de las adquisiciones puede impulsar las actividades indirectas de adquisición y aumentar la eficiencia.

Adquisición de bienes

La adquisición de bienes implica la adquisición de artículos tangibles necesarios para las operaciones de una empresa. Esto incluye piezas de adquisición, como materias primas, productos terminados, equipamiento o suministros de oficina. El departamento de adquisiciones supervisa la adquisición de productos mientras sigue las pautas de adquisición, asegurando que la empresa obtenga recursos esenciales de valor y calidad destacados.

Las características clave de la adquisición de bienes incluyen:

1. Gestión de inventario: La gestión eficiente del inventario es crucial para la adquisición de bienes. Las organizaciones deben mantener un equilibrio entre un nivel suficiente de mercadería para evitar interrupciones en la producción y minimizar el exceso de inventario para reducir los costos de transporte. 
2. Selección de proveedores: La elección de proveedores adecuados para la adquisición de bienes garantiza una calidad constante, precios competitivos y una entrega confiable. Las empresas deben realizar evaluaciones exhaustivas de los proveedores, considerando la estabilidad financiera, la capacidad de producción, los sistemas de gestión de calidad y el desempeño histórico. Construir relaciones a largo plazo con proveedores de confianza puede ayudar a las empresas a obtener un trato preferencial, como mejores condiciones de pago y prioridad durante la escasez de suministro.
3. Control de calidad: El control de calidad es un aspecto integral de la adquisición de bienes, ya que la calidad de los bienes adquiridos afecta directamente a los productos o servicios finales. La implementación de procesos sólidos de control de calidad, como inspecciones, auditorías y certificaciones, ayuda a garantizar que los bienes adquiridos cumplan con los estándares y requisitos de calidad de la organización. Colaborar con los proveedores para abordar problemas de calidad y mejorar continuamente sus procesos es vital para mantener una alta calidad en la adquisición de bienes.
4. Optimización de costos: La optimización de costos es un objetivo crítico en la adquisición de bienes. Las organizaciones siempre deben buscar métodos para ahorrar gastos sin sacrificar la calidad. Se puede lograr a través del abastecimiento estratégico, la consolidación de proveedores, los descuentos por volumen y la negociación efectiva de contratos. Monitorear regularmente las condiciones del mercado y el desempeño de los proveedores puede ayudar a identificar oportunidades de ahorro de costos.
5. Logística y transporte: La logística eficiente y la gestión del transporte son vitales en la adquisición de bienes. Las organizaciones deben coordinar con los proveedores de bienes y de logística para garantizar la entrega oportuna de los bienes y minimizar los costos de transporte. Evaluar diferentes opciones de transporte, optimizar las rutas de envío y consolidar los envíos puede ayudar a reducir los gastos de transporte y los plazos de entrega.

Las empresas pueden optimizar sus procesos de adquisición de bienes, reducir costos y garantizar la calidad constante de sus productos y servicios. Implementar un software de gestión de adquisiciones puede profundizar la eficiencia de la adquisición de bienes al automatizar las tareas, proporcionar visibilidad de las actividades de adquisición en tiempo real y facilitar la toma de decisiones basada en datos.

Compra de Servicios

La compra de servicios se refiere a la adquisición de productos intangibles, como servicios de consultoría, mantenimiento o marketing. El departamento de adquisiciones también debe aplicar los principios a la adquisición de servicios, asegurando que la organización adquiera los servicios necesarios con el mejor valor y calidad.

Las características clave de la adquisición de servicios incluyen:

1. Definición de alcance y necesidades: Es crucial describir claramente la cobertura y las condiciones de los servicios deseados para garantizar que el proveedor de servicios comprenda completamente las necesidades de la organización. Incluye la definición de las tareas específicas que se realizarán, los resultados esperados, los entregables, los plazos y las métricas de rendimiento. Un alcance bien definido ayuda a evitar malentendidos y garantiza que los servicios adquiridos cumplan con las expectativas de la organización.
2. Selección de proveedores de servicios: Identificar y seleccionar el proveedor de servicios adecuado es esencial para comprar servicios de manera exitosa. Las organizaciones deben evaluar exhaustivamente a los proveedores potenciales, teniendo en cuenta factores como la experiencia, la especialidad, la reputación y el desempeño histórico. Solicitar propuestas o cotizaciones, verificar referencias y realizar entrevistas puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre los proveedores de servicios.
3. Negociación del contrato: Negociar un contrato mutuamente beneficioso es vital para la compra de servicios. El acuerdo debe cubrir todos los aspectos esenciales del servicio, incluidos el alcance, los precios, las condiciones de pago, las métricas de rendimiento, la confidencialidad y la resolución de disputas. La negociación de términos y condiciones favorables ayuda a proteger los intereses de la organización y garantiza una colaboración exitosa con el proveedor de servicios.
4. Monitoreo y evaluación del rendimiento: Monitorear y evaluar regularmente el rendimiento del proveedor de servicios es esencial para garantizar que los servicios adquiridos cumplan con las expectativas de la organización. Las empresas deben desarrollar indicadores clave de rendimiento y monitorear el éxito del proveedor contra estos KPI con regularidad. Proporcionar observaciones y abordar rápidamente los problemas de rendimiento puede ayudar a mantener una relación exitosa con el proveedor de servicios.
5. Creación de relaciones estratégicas: Desarrollar relaciones estratégicas a largo plazo con los proveedores de servicios puede generar numerosos beneficios para las organizaciones, como precios preferenciales, mejor calidad del servicio y mejor capacidad de respuesta. La comunicación regular, la colaboración y los esfuerzos por generar confianza pueden fortalecer estas relaciones y crear una asociación mutuamente beneficiosa.

Cuando se adquieren servicios, el departamento de adquisiciones determina las necesidades, desarrolla una declaración de trabajo (SOW, statement of work), solicita propuestas de posibles proveedores de servicios y evalúa las ofertas en función de criterios predeterminados. Este proceso garantiza que las empresas adquieran los servicios necesarios para sostener sus operaciones, al mismo tiempo que se adhieren a los principios de adquisición y mantienen sólidas relaciones con los proveedores.

Ejemplos de Adquisiciones

La adquisición es un aspecto crucial de las operaciones de una organización, permitiéndole adquirir los bienes y servicios necesarios para sostener sus actividades comerciales. Estos son algunos ejemplos de adquisiciones, que ilustran varias categorías de adquisiciones y proporcionan información sobre el proceso de adquisición.

Ejemplo 1: Adquisición de Materias Primas (Adquisición Directa)

Una empresa de fabricación de muebles requiere materias primas como madera, metal y tapicería para crear sus productos. El departamento de adquisiciones realiza estudios de mercado para encontrar posibles proveedores de materias primas antes de emitir una Solicitud de propuesta (RFP, Request for Proposal) a los proveedores preseleccionados. Después de evaluar las propuestas, el departamento selecciona a los proveedores más adecuados en términos de costo, calidad del servicio y urgencia de entrega. Este ejemplo de adquisición se incluye en la categoría de adquisición directa, lo que afecta directamente al proceso de producción.

Ejemplo 2: Adquisición de suministros de oficina (Adquisiciones indirectas)

Una agencia de marketing necesita suministros de oficina como papel, bolígrafos y ordenadores para sostener sus operaciones diarias. El departamento de adquisiciones identifica las necesidades de la agencia, investiga a los proveedores y solicita cotizaciones de proveedores potenciales. Una vez recibidas las secciones, el departamento compara las ofertas y selecciona los mejores proveedores en función del costo, la calidad y los plazos de entrega. Este ejemplo de adquisición entra en la categoría de compras indirectas, ya que no contribuye directamente al negocio principal de la empresa.

Ejemplo 3: Adquisición de servicios de IT (Adquisición de servicios)

Una empresa minorista requiere servicios de IT para mantener y actualizar su plataforma de e-commerce.  El departamento de compras comienza por identificar los servicios específicos necesarios, como el desarrollo de sitios web, el mantenimiento y la seguridad. Luego crean una declaración de trabajo (SOW) detallando estos requisitos y solicitan propuestas de posibles proveedores de servicios de IT. Después de evaluar las propuestas, el departamento selecciona el proveedor más adecuado en función de factores como la experiencia, el costo y los plazos del proyecto. Este ejemplo de adquisición corresponde a la categoría de adquisición de servicios, ya que implica la adquisición de servicios intangibles para sostener las operaciones de la organización.

En cada ejemplo de proceso de adquisición, el departamento de adquisiciones desempeña un papel fundamental para garantizar que la organización adquiera los bienes y servicios necesarios al mejor valor, mientras se adhiere a los principios de adquisición y mantiene relaciones sólidas con los proveedores.

Los 7 pasos para un proceso de adquisición exitoso

Profundizamos en el proceso de adquisición de 7 pasos, elaborando cada paso para proporcionar una comprensión más clara de cómo las empresas pueden optimizar su gestión de operaciones de adquisición.

Identificar las necesidades

Durante esta fase inicial, las organizaciones deben evaluar cuidadosamente sus necesidades de bienes o servicios. Para esto, se requiere:

• Analizar los niveles actuales de inventario y determinar los puntos de reordenamiento.
• Predecir la futura demanda en función de datos históricos, tendencias o planes de crecimiento empresarial.
• Colaborar con las partes internas involucradas (por ejemplo, departamentos, equipos de proyectos) para recopilar información sobre requisitos específicos, como especificaciones técnicas o plazos de entrega.

Al identificar con precisión sus necesidades, las empresas pueden asegurarse de que adquieren los bienes o servicios correctos en el momento adecuado, evitando la falta o exceso de reservas.

Investigación de mercado y selección de proveedores

La investigación de mercado en profundidad es determinante para encontrar proveedores confiables que cumplan con las necesidades de la organización. Esta etapa implica:

• Realizar investigaciones en línea, asistir a ferias comerciales o buscar recomendaciones para identificar proveedores potenciales.
• Comparar proveedores basándose en factores como el precio, la calidad, las capacidades de entrega y la reputación.
• Evaluar la estabilidad financiera de los proveedores, las prácticas éticas y las políticas ambientales para garantizar colaboraciones a largo plazo.

Una vez que los proveedores potenciales son preseleccionados, las empresas pueden pasar al siguiente paso del proceso de adquisición.

Solicitud de Propuesta (RFP, Request for Proposal)

La RFP es un documento esencial que describe las necesidades de la organización e invita a los proveedores a presentar sus ofertas. Los elementos clave de una RFP incluyen:

• Una descripción detallada de los bienes o servicios requeridos, incluyendo especificaciones, cantidades y plazos de entrega deseados.
• Los criterios de evaluación incluyen precio, calidad, tiempo de entrega y experiencia del proveedor.
• Información sobre el proceso de licitación, incluidos los plazos de presentación, la documentación requerida y el formato de las propuestas de licitación.

Al proporcionar información clara y completa en la RFP, las empresas pueden asegurarse de que reciben ofertas precisas y comparables de los proveedores.

Evaluación de ofertas y selección de proveedores

Esta etapa implica evaluar exhaustivamente las ofertas recibidas en función de los criterios de evaluación predeterminados. Para garantizar un proceso de evaluación justo y transparente, las empresas deben:

• Establecer un equipo interdisciplinario para revisar y puntuar las ofertas.
• Utilice una matriz de puntuación o un sistema de evaluación ponderado para comparar las ofertas de manera objetiva.
• Realice un análisis detallado de las propuestas de los proveedores, incluidas sus capacidades técnicas, estabilidad financiera y referencias.

Después del proceso de evaluación, se selecciona el proveedor más adecuado para futuras negociaciones.

Negociación del contrato

Un contrato bien negociado es clave para un proceso de adquisición exitoso. Durante la negociación del contrato, las empresas deben:

• Explicar claramente sus necesidades y expectativas al proveedor.
• Negociar precios, plazos de entrega, condiciones de pago y métricas de rendimiento para garantizar el mejor valor para la organización.
• Discutir los planes de contingencia para minimizar los riesgos, como proveedores alternativos o cláusulas de fuerza mayor.

Una vez que ambas partes están de acuerdo, el contrato puede firmarse y el proceso de adquisición avanza.

Emisión de Órdenes de Adquisición

Con el contrato en vigor, la Adquisición puede emitir órdenes para los bienes o servicios requeridos. Esta etapa implica:

• Crear una orden de compra (PO, Purchase Order) que detalle los bienes o servicios, las cantidades, los precios acordados y los términos de entrega.
• La verificación y aprobación de la orden por las partes pertinentes.
• Enviar la orden de compra al proveedor y monitorear el progreso de la orden a través de sistemas de comunicación y seguimiento.

La emisión de órdenes pone en marcha el proceso de adquisición, llevándolo al paso final de la supervisión de rendimiento.

Monitoreo y evaluación de rendimiento

El monitoreo regular de rendimiento garantiza que los proveedores cumplan con los términos acordados y ayuda a mantener relaciones sólidas con los proveedores. Las actividades de monitoreo del rendimiento incluyen:

• Realizar auditorías o inspecciones periódicas para verificar la calidad de los bienes o servicios recibidos.
• Monitorear los plazos de entrega para garantizar que los bienes o servicios lleguen según lo programado.
• Evaluar el desempeño del proveedor en función de los indicadores clave de desempeño (KPI), como las tasas de entrega a tiempo, la precisión del pedido y el cumplimiento de los estándares de calidad.
• Proporcionar observaciones oportunas a los proveedores con respecto a su desempeño, destacando áreas de mejora y reconociendo un desempeño excepcional.

Al monitorear y evaluar constantemente el rendimiento de los proveedores, las empresas pueden mantener una relación saludable con los proveedores, abordar problemas potenciales de manera proactiva y garantizar que reciban el mejor valor por su inversión.

¿Cuál es la diferencia entre compras, adquisiciones y cadena de suministro?

Comprender las diferencias entre la gestión de compras, de abastecimiento y de la cadena de suministro es importante para las empresas que buscan optimizar sus operaciones. A pesar de que a menudo se asocian, cada una de ellas realiza funciones únicas en la estructura estratégica de la empresa. Esta sección profundizará en las diferencias entre estos conceptos e ilustrará cómo se interconectan dentro del contexto de adquisiciones básicas y la definición más amplia del departamento de adquisiciones.

Compras es la actividad especializada de venta de bienes y servicios. Es un proceso transaccional, generalmente limitado al intercambio de productos por dinero. Las compras son un componente vital de las adquisiciones, pero solo abarcan una parte del alcance de las operaciones de adquisición. En esencia, la compra es un subconjunto de la adquisición, centrándose en el acto concreto de adquirir bienes o servicios.

La Adquisición es un proceso más completo que implica la gestión estratégica de la obtención de bienes y servicios de manera rentable y oportuna. Incluye varios pasos, como la planificación, el abastecimiento, la negociación y la gestión de contratos. La adquisición va más allá del simple acto de comprar, ya que pretende alinear las decisiones de compra de una organización con sus objetivos más amplios. La definición del departamento de adquisiciones frecuentemente engloba actividades que aseguran la adquisición eficiente de bienes y servicios, manteniendo estándares altos de calidad y minimizando riesgos.

Un plan bien estructurado del proceso de adquisición es crucial para una gestión efectiva de las adquisiciones. Supone identificar necesidades, establecer prioridades, analizar proveedores potenciales y desarrollar un enfoque estratégico para adquirir los bienes y servicios necesarios. El plan también incluye lo siguiente:

• Crear un presupuesto.
• Establecer criterios de evaluación para los proveedores.
• Supervisar el rendimiento para garantizar la mejora continua y el ahorro de costos.

La gestión de la Cadena de Suministro, por otro lado, abarca toda la secuencia de actividades involucradas en la producción y distribución de bienes o servicios. La gestión de la cadena de suministro se centra en agilizar y coordinar el flujo de materiales, información y finanzas a través de diferentes etapas de producción y distribución. El objetivo es maximizar la eficiencia y minimizar los costos a lo largo de todo el proceso, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega de productos terminados al cliente final.

Estos términos son conceptos distintos pero interconectados. La compra es un aspecto específico, concentrándose en la adquisición de productos o soluciones. La adquisición implica la estrategia de obtención de bienes y servicios para sostener los objetivos de una organización, mientras que la gestión de la cadena de suministro se ocupa del alcance más amplio de la gestión de la producción y distribución de bienes o servicios.

¿Qué es la adquisición de una empresa?

La adquisición es una función estratégica que implica identificar, adquirir y administrar los bienes y servicios necesarios para las operaciones de una organización. Es más que solo comprar; es un proceso de varios pasos que implica una serie de actividades planificadas para optimizar la eficiencia y la rentabilidad.

La adquisición de bienes y servicios es esencial para que cualquier organización logre sus objetivos y mantenga una ventaja competitiva. Esto incluye la adquisición de materias primas para la producción, suministros de oficina o servicios de contratación de proveedores externos.

En el contexto de la adquisición, los documentos de adquisición desempeñan un papel determinante en el mantenimiento de la transparencia y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Ejemplos de estos documentos incluyen:

1. Solicitud de información (RFI, Request for Information): Un RFI es un documento de precalificación que se utiliza para obtener más información sobre los proveedores potenciales y sus capacidades.
2. Solicitud de Propuesta (RFP, Request for Proposal) Una RFP es un documento más detallado que especifica las necesidades para los bienes o servicios e invita a los proveedores a presentar una propuesta sobre cómo cumplir con esos requisitos.
3. Orden de Compra: Una orden de compra es un documento legalmente vinculante emitido por un comprador a un proveedor, que describe los bienes o servicios específicos que se proporcionarán, el precio y los términos del acuerdo.
4. Contrato: Un contrato es un acuerdo que detalla los términos de compra y es legalmente vinculante entre el comprador y el proveedor.
5. Factura: Una factura es un documento enviado por el proveedor al cliente solicitando el pago de los productos o servicios entregados.

¿Cuál es la importancia de las adquisiciones en los negocios?

La compra es fundamental para el éxito general de una empresa. Esto afecta directamente a la rentabilidad de la organización, afectando al costo de los bienes y servicios. Los procesos de adquisición eficientes pueden causar ahorros significativos e impactar el resultado final. La importancia de las adquisiciones en los negocios se puede identificar en los siguientes aspectos: 

1. Gestión de costos:  Los profesionales de adquisiciones son muy importantes en la gestión de los costos asociados con la compra de bienes y servicios. Los departamentos de adquisiciones pueden reducir significativamente los gastos negociando mejores precios, optimizando las cantidades de pedidos y reduciendo los plazos de entrega.
2. Garantía de calidad: Adquirir bienes y servicios de alta calidad es esencial para la efectividad general de una empresa. Los departamentos de adquisiciones son responsables de garantizar que los proveedores cumplan con los estándares de calidad requeridos, lo que puede afectar directamente la satisfacción del cliente y la reputación de la marca.
3. Gestión de riesgos: Los departamentos de adquisiciones controlan los riesgos de la cadena de suministro, como el rendimiento de los proveedores, los problemas de entrega y las variaciones de precios. Los expertos pueden reducir las posibles interrupciones y garantizar una cadena de suministro confiable, eligiendo cuidadosamente a los proveedores y estableciendo planes de contingencia.
4. Cumplimiento: Los especialistas en adquisiciones deben llevar a cabo actividades de acuerdo con todos los aspectos y requisitos legales, así como con las políticas y procedimientos internos. Esto implica mantener la documentación y los registros adecuados, cumplir con las pautas de adquisición y realizar la debida diligencia del proveedor.
5. Abastecimiento estratégico: Los departamentos de adquisiciones pueden agregar valor a una organización mediante el abastecimiento estratégico de bienes y servicios que se alinean con las metas y objetivos de la empresa. Esto implica analizar el mercado, identificar ahorros de costos u oportunidades de mejora de procesos y entablar relaciones a largo plazo con proveedores.

La adquisición es una función vital que contribuye al éxito de una organización mediante la gestión de costos, la garantía de calidad, la mitigación de riesgos, el cumplimiento, y las iniciativas estratégicas de abastecimiento. Los profesionales de adquisiciones pueden ayudar a sus organizaciones a lograr una ventaja competitiva e impulsar el crecimiento al centrarse en estos aspectos.

¿Cómo puede ayudar Flokzu a gestionar las adquisiciones?

Flokzu proporciona un potente sistema de gestión de flujo de trabajo que puede mejorar significativamente los procesos de adquisición para empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden configurar los pasos del proceso de adquisición aprovechando las funciones sólidas y obteniendo una ventaja competitiva.  Así es cómo Flokzu puede ayudar a gestionar las adquisiciones:

1. Flujos de trabajo optimizados: Flokzu permite a los equipos de adquisiciones crear flujos de trabajo personalizados para varios pasos del proceso, como la creación de solicitudes, la selección de proveedores, la negociación de contratos y las aprobaciones de órdenes de compra. Esto no solo garantiza la coherencia y adherencia a las políticas de la organización, sino que también reduce el tiempo dedicado a las tareas manuales.
2. Gestión Centralizada de Documentos: El sistema de gestión de documentos integrado de Flokzu permite a los equipos de adquisiciones almacenar, acceder y compartir documentos importantes, como solicitudes de propuestas (RFP), contratos y facturas, en una ubicación centralizada. Esto ayuda a mejorar la comunicación y disminuye la posibilidad de extraviar o perder documentos.
3. Mejora de la visibilidad y el control: Flokzu ofrece visibilidad en tiempo real del estado de los procesos de adquisición, proporcionando a los responsables de la toma de decisiones información crítica sobre sus operaciones. Esto les permite detectar cuellos de botella, monitorear el rendimiento de los proveedores y tomar decisiones informadas para mejorar el proceso de adquisición.
4. Notificaciones y recordatorios automatizados: Podemos enviar notificaciones y recordatorios automáticamente a las partes relevantes involucradas en cada etapa del proceso de adquisición. Esto garantiza acciones oportunas, evita retrasos y mantiene a todos informados sobre el progreso de las actividades de adquisición.
5. Cumplimiento y registro de auditorías: Nuestro sistema de gestión de flujo de trabajo permite a las organizaciones monitorear y mantener fácilmente un historial detallado de todas las acciones de adquisición, lo cual es esencial para garantizar el cumplimiento de las regulaciones y políticas internas del proceso de adquisiciones públicas. Además, la funcionalidad del registro de auditoría ayuda a los equipos de adquisiciones a identificar riesgos potenciales e implementar acciones correctivas.

El futuro de las adquisiciones

El futuro de las adquisiciones está evolucionando rápidamente, con avances en tecnología y necesidades comerciales cambiantes que impulsan nuevas tendencias e innovaciones. Aquí hay algunos desarrollos clave que darán forma al futuro de las adquisiciones:

1. Digitalización y automatización: Los departamentos de adquisiciones adoptan cada vez más herramientas y plataformas digitales para agilizar y automatizar tareas repetitivas, como la creación de órdenes de compra y la gestión de facturas. Este cambio permite a los profesionales centrarse en tomar decisiones estratégicas y construir relaciones con los proveedores.
2. Inteligencia artificial y aprendizaje automático (machine learning): Las soluciones impulsadas por la IA están empezando a ser más frecuentes en las adquisiciones. Permiten análisis avanzados y respaldo de decisiones en tiempo real, lo que mejora la gestión de riesgos, el ahorro de costos y el rendimiento de los proveedores.
3. Información basada en datos: El análisis de datos se utilizará notoriamente en el futuro de las adquisiciones para generar conocimiento e informar la toma de decisiones. Los equipos de adquisiciones deberán aprovechar las herramientas analíticas avanzadas para identificar patrones, tendencias y oportunidades para optimizar sus procesos y estrategias.
4. Sostenibilidad y abastecimiento ético: Con la creciente conciencia de los problemas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), las organizaciones están priorizando cada vez más las prácticas de adquisición sostenibles y éticas. Esto conlleva trabajar con proveedores que se adhieren a prácticas laborales éticas, minimizan su impacto ambiental y apoyan a las comunidades locales.
5. Colaboración e innovación de proveedores: El futuro de las adquisiciones verá un mayor énfasis en la construcción de relaciones estratégicas a largo plazo con proveedores clave. Este enfoque fomenta la colaboración y la innovación, beneficiando mutuamente a ambas partes.
6. Globalización y gestión de riesgos: A medida que las cadenas de suministro se vuelven más globales e interconectadas, los equipos de adquisiciones deben estar equipados para gestionar los riesgos asociados con eventos geopolíticos, desastres naturales y otras alteraciones. Esto requiere estrategias proactivas de identificación, evaluación y mitigación de riesgos.
7. Estrategias de adquisición a medida: El futuro de la adquisición se caracterizará por un enfoque más matizado de los diferentes tipos de compras. Las organizaciones deberán desarrollar estrategias de adquisición personalizadas que se alineen con sus objetivos comerciales particulares, la dinámica de la industria y los perfiles de riesgo.

El sistema de gestión del flujo de trabajo de Flokzu puede ayudar a las organizaciones a agilizar sus procesos de adquisición, garantizando el cumplimiento y permitiéndoles mantenerse a la vanguardia en el panorama de adquisiciones tan cambiante. Al adoptar nuevas tecnologías e incorporar futuras tendencias, los equipos de adquisiciones pueden generar un mejor valor para sus organizaciones y contribuir al éxito a largo plazo.

Preguntas frecuentes 

¿Qué es la Adquisición (Procurement)?

La adquisición es el proceso de localizar, obtener y administrar productos, servicios o trabajos de proveedores externos para satisfacer las demandas de una empresa. Implica identificar necesidades, seleccionar proveedores, negociar contratos, administrar pedidos y supervisar la entrega y el pago. Las adquisiciones desempeñan un rol fundamental para garantizar que las organizaciones obtengan los recursos necesarios de manera rentable y oportuna, al tiempo que mantienen la calidad y se adhieren a las normas reglamentarias. Al administrar estratégicamente las adquisiciones, las organizaciones pueden optimizar su cadena de suministro, reducir costos, mitigar riesgos y crear una ventaja competitiva.

¿Qué es la adquisición en una empresa?

En los negocios, la adquisición se refiere al proceso estratégico de abastecimiento y adquisición de bienes, servicios o trabajos de proveedores externos para sostener las operaciones de una organización. Esto incluye la identificación de necesidades, la evaluación de proveedores potenciales, la negociación de contratos, la realización de pedidos y la gestión de la entrega y el pago. Las adquisiciones son esenciales para que las empresas adquieran los recursos necesarios para llevar a cabo sus actividades, manteniendo la calidad, la rentabilidad y el cumplimiento normativo. La gestión eficaz de las adquisiciones ayuda a las empresas a optimizar sus cadenas de suministro, minimizar los riesgos, reducir los costos y, en definitiva, mejorar su competitividad en el mercado.

¿Qué es la gestión de las adquisiciones?

La gestión de adquisiciones es el proceso sistemático de supervisar y controlar las actividades de obtención de bienes, servicios o trabajos de proveedores externos para satisfacer las necesidades de una organización. Implica varias actividades, incluyendo la identificación de necesidades, la realización de estudios de mercado, la selección de proveedores, la negociación de contratos, la realización de pedidos, el seguimiento de las entregas y la gestión de pagos. La gestión de adquisiciones tiene como objetivo garantizar que la organización obtenga los recursos adecuados en el momento, la calidad y el precio correctos, al mismo tiempo que se adhiere a las limitaciones presupuestarias y al cumplimiento normativo.

La gestión eficaz de las adquisiciones es esencial para que las empresas optimicen su cadena de suministro, y minimicen los riesgos y los costos. Las organizaciones pueden mejorar las relaciones con los proveedores, aumentar la transparencia y garantizar prácticas de abastecimiento éticas y sostenibles mediante la implementación de un proceso de gestión de adquisiciones bien estructurado. Esto contribuye a la competitividad general y al éxito de la empresa.

Para lograr estos objetivos, los gerentes de adquisiciones generalmente utilizan herramientas y técnicas, como plataformas de adquisición electrónica, marcos de evaluación de proveedores y software de gestión de contratos. Estas herramientas ayudan a agilizar el proceso de adquisición, mejorar la colaboración y proporcionar información valiosa sobre el desempeño de los proveedores y las tendencias del mercado, lo que en definitiva conduce a una toma de decisiones más informada y mejores resultados de adquisición.

¿Cuáles son los 7 pasos de la adquisición?

Los 7 pasos de la adquisición son una serie de acciones que las organizaciones siguen para adquirir bienes, servicios o trabajos de proveedores externos. Estos pasos son: determinar las necesidades y objetivos específicos de la adquisición; investigar posibles proveedores, productos y tendencias del mercado para tomar decisiones informadas; evaluar y elegir el proveedor más adecuado en función del costo, la calidad y la confiabilidad; desarrollar términos y condiciones contractuales con el proveedor seleccionado; crear y enviar pedidos al proveedor detallando los artículos o servicios requeridos; monitorear el desempeño del proveedor, los plazos de entrega y el cumplimiento de los términos acordados; evaluar el proceso general de adquisición y el rendimiento del proveedor y realizar las mejoras necesarias para futuras adquisiciones.

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