Un workflow (flujo de trabajo) es un conjunto de actividades, orquestadas y repetibles, que se realizan para alcanzar un requerimiento del negocio. Estas actividades pueden ser realizadas por seres humanos o sistemas. Las organizaciones ejecutan sus workflows para proveer servicios, procesar información, transformar materiales, etc; todo aquello que le ayude a alcanzar sus objetivos.
Distintos softwares proveen diferentes soluciones para automatizar flujos de trabajo empresariales. En general un sistema de Workflow en la Nube tiene una adopción más ágil y económica, que da resultados visibles rápidamente a lo largo de toda la organización.
Ejemplo real: Postulación de nuevo personal
Por ejemplo, cuando queremos contratar una nueva persona para nuestra empresa ejecutamos un workflow específico para ello.
Primero publicamos un formulario en la Web para que las personas postulen. Luego el personal de RRHH evalúa las postulaciones, algunas son descartadas y se notifica por mail al postulante, otras pasan al supervisor del puesto. Este supervisor puede descartar, pasar a entrevista o pedir una segunda opinión. Luego de la entrevista, se descarta, o se contrata. Si se contrata, se pasa la información (datos personales, sueldo, cargo, etc), al sistema de Personas para el alta.
Esto es un workflow, que atiende el requerimiento del negocio específico de contratar nuevas personas. Claramente hay varias actividades, realizadas por diferentes actores (humanos, o sistemas). Y también existen diferentes reglas que rigen la ejecución del flujo de trabajo, como por ejemplo que si RRHH lo descarta, se le notifica por mail automáticamente, pero si lo aprueba entonces va al supervisor.
(En nuestra biblioteca de procesos, puedes encontrar una plantilla lista para ser usada del workflow en la nube de Selección de Personal)
Notación gráfica de los workflows en la nube y on-premise
Históricamente los Workflows se representan gráficamente con diagramas, cuyos elementos principales son «cajitas» para representar actividades, «flechas» para representar las transiciones entre las actividades, y «rombos» para representar las decisiones.
Existen muchas notaciones, siendo una de las más antigüas y conocidas, el Diagrama de Flujo. Esta notación presentaba la enorme ventaja de ser muy sencilla de aprender y utilizar. Por otro lado, presentaba enormes limitaciones para modelar formalmente un workflow con complejidad media o alta. A partir de ello surgieron varias otras notaciones (varias incluidas en UML).
Finalmente surgió el BPMN (Business Process Management Notation), que gozó de una enorme aceptación en la industria, y posteriormente se convirtió en un estándar (de la OMG). Actualmente es la notación más empleada mundialmente. A continuación un ejemplo de un workflow de solicitudes de mantenimiento modelado en notación BPMN.
Sistema de Gestión de Workflow (WMS)
El software que permite modelar gráficamente un workflow y luego ejecutarlo, creando y administrando las instancias de ese workflow, se denomina Sistema de Gestión de Workflow (WMS).
Estos productos existen desde la década del 90. Inicialmente eran complejos de instalar, configurar y extremadamente caros. Por ende, eran sólo accesibles a grandes corporaciones y gobierno.
Actualmente, existen productos de Workflow en la nube (como Flokzu), que no requieren instalación, son muy simples de usar y a precios accesibles. Esto ha democratizado la tecnología y ha permitido que muchas organizaciones puedan configurar y automatizar sus workflows de forma ágil.
Lecturas adicionales recomendadas:
- Productividad a partir de workflow y automatización de procesos
- Reducir costos mediante la automatización de procesos.
- Automatización de Workflow de Recursos Humanos
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
